浅谈《总装技术信息指示书》无纸化管理优点

邱婷

摘 要：公司旨在创建绿色、提质增效、无应用场景障碍的智能无纸化办公系统，本文将总装工艺目前的技术信息指示书管理方式与无纸化管理进行利弊分析，希望可以通过建立总装技术信息指示书无纸化系统管理，提升工作效率，优化管理。

关键词：增效降本 闭环管理 无纸化系统

Brief Discussion about the Advantages of Paperless Management of “General Assembly Technical Information Instructions”

Qiu Ting

Abstract：A company aims to create an intelligent paperless office system that is green， improves quality and efficiency， and has no application difficulties. This article analyzes the advantages and disadvantages of the current technical information instruction management method and paperless management of the final assembly process. The paperless system management of the final assembly technical information instructions improves work efficiency and optimizes management.

Key words：Increase of efficiency and reduction of costs， closed-loop management， paperless system

1 前言

隨着公司快速发展，员工对办公系统有了更高的要求，目前《总装技术信息指示书》管理流程无论从文件编制、审批、发行、回执反馈都占据员工大量的工作时间、且整个流程无法得到很好的管控。因此，《技术信息指示书》无纸化管理系统的需求迫在眉睫。

2 目前《总装技术信息指示书》管理流程

总装技术信息指示书（下文简称技指）：将公司的《设计变更实施通知书》、《产品技术通知书》（下文简称设变）中涉及到影响总装生产的变化点转化成特定的文件形式，用于指导总装作业，确保变化点顺利实施。

目前总装技指的编制、审批、发行、接收、回执反馈等流程（图1所示）均是人工化，纸质化管理。

（1）技指编制：技术员以设变中涉及到影响总装生产的变化点为依据，将变化点按照技指模板（如图2所示）转换文件;

（2）技指发行：文件经过相关领导评审签字后方可发行，目前发行方式是通过科室专职的规格管理员将文件下发至总装科;

（3）总装接收：总装科专职的规格管理员接收相关技指，并在总装科内审批，针对下发有问题的技指需要再退回给技指编制人进行重新编制;

（4）技指实施/回执反馈与记录：变化点实施后，现场班组需及时反馈变化点实施情况，总装科规格管理员收集变化点实施情况后并做相关记录及保存。

3 目前技指管理流程存在的问题

目前技指存在编制工作量大、回执率低、联签周期长、文件易丢失问题，且无法完全避免。

（1）劳动负荷量大：以2019年为例，技指编制约2000份，人均耗时3h/天;关联文件签字约50000次/年。

（2）主观性强：人为转化文件，常有转换错误出现，且无法避免;

（3）效率低：文件编制到发至现场，耗时长，易出现文件漏发放/签收。目前我司有广州/新疆/宜昌/杭州工厂，针对异地工厂和广州工厂因为地理原因，文件发放存在不同的方式：异地工厂以邮件形式发放文件，广州工厂以纸质形式发放文件，整体效率低。

（4）闭环管理困难：对接窗口及发行数量多，技指管理各流程得不到实时监控，依靠人工实现整个技指流程闭环管理，难度大。

（5）纸张消耗量大：以2019年为例，技指预计使用3462张A4纸，2308张A4纸，纸张费用约3931.7元/年。

4 技指无纸化管理流程建立的优点

针对目前技指管理流程的问题，公司正在大力推进技指无纸化系统管理（图3所示）的实施，无纸化系统建立后技指所有环节均可在系统上完成，实现制作、审批、下发、签收、实施、反馈全流程闭环管理（如图4所示）。

（1）文件自动转化生成：工作效率、文件准确率得到极大提升;

（2）多终端、多场合审批及签收：打造绿色、提质增效、无应用场景障碍的智能无纸化办公系统;

（3）实现制作、审批、下发、签收、实施、反馈全流程闭环管理，各环节在系统上均可实时监控;

（4）节约纸张。

5 结语

大力推进技指无纸化系统管理，可有效提高员工的工作效率，规范工作的管理流程，响应公司增效降本号召，促进公司高速发展。

参考文献：

[1] 徐颖.浅谈无纸化办公系统.山东：科技信息（科研.教研），2007（21）.

[2] 郭亮.办公自动化的问题与机遇[J].中国教育信息化，2000（03）.

[3] 朱彤.浅谈无纸化办公系统.中国科技信息，2005第8期.