新形势下做好高校院系档案管理工作探讨

冯洁嫣

【摘要】随着教育体制改革的持续深化，以及互联网技术的不断发展，高校院系档案管理工作也迎来了极大的挑战。在这种大环境下，我国高校院系档案管理工作应该如何认清形势发展，从容地应对挑战并把握机遇，是众多院系档案管理者所面临的重要任务。本文结合自身多年的院系档案管理工作经验，从实际出发，分析新形势下高校院系档案管理工作所面临的主要问题，并针对问题提出相应的解决建议，旨在为促进高校院系档案管理工作水平的提升而提供更多的借鉴与参考。

【关键词】院系档案;管理水平;机遇和挑战;新形势

高校院系档案属于高校一项十分重要的信息资源，它不仅是高校事业发展和教学等各项工作的真实历史记录，又是总结经验、制订计划、处理问题、改进管理的依据，在高校的发展过程中发挥着重要的作用。随着信息时代的到来，高校院系档案工作的保障性、促进性作用愈发明显。尽管近些年来，我国高校越来越重视院系档案管理，使得高校院系档案管理工作水平得到显著的提升，但是依旧存在诸多的问题。若是这些问题不能够及时得到解决，势必会给高校院系档案管理工作造成一定的负面影响。因此，高校必须要加强对院系档案管理工作的重视程度，在原有工作的基础上，总结不足，并积极探索可行的解决建议，为促进高校院系档案工作顺利进行扫清障碍。

一、高校院系檔案管理工作相关介绍

（一）高校院系档案管理工作的概念。高校院系档案指的是高校院系在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的，对学生、学校以及社会具有重要保存价值的档案。而高校院系档案管理就是指对各种资料以及档案信息进行统一、有序的管理，便于高校能够切实掌握院系有关档案材料，提高办事效率。通过总结，本文将院系档案管理工作总结为四个部分，分别是档案整理与统计、档案的收集、档案的鉴定以及档案的提取利用等。不管是对于个人还是对于单位而言，档案管理都有着十分重要的作用，因此，在新形势下，高校院系的档案管理工作才会被提上日程。

（二）新形势下高校院系档案管理的特点。高校院系档案是院系工作的原始记录，可为院系处理各种问题提供凭证，属于院系一项十分重要的信息资源。随着信息时代的发展，高校院系档案也呈现出其独有的特点，具体包括以下几点：1.高校院系档案的来源变得更为广泛。目前高校院系档案资料不仅仅只是教育教学工作，还涵盖有学生管理、科研、行政管理、人事人才等各个方面的资料，涉及的范围十分广泛。在这样的情况之下，就容易增加档案管理的工作难度。再加上档案每年都会出现累积情况，也会使得档案数量以及内容逐渐增加。2.高校院系档案更具有互动性。随着信息技术的不断发展，以及网络技术的应用，使得高校院系对外开展的各项工作之间的联系更为密切，不同平台之间的交流越加频繁。这种多渠道交流方式不仅仅加强了师生之间的交流，也很好地促进了高校院系档案管理的互动性，可以实现实时资源共享。

二、新形势下高校院系档案管理的作用

（一）高校院系管理工作可以便于院系工作顺利开展。高校院系档案记录着院系自建立以来的所有资料，是整个院系的历史记录。在高校院系不断发展的背景之下，高校院系档案能够对院系管理工作中每个方面内容进行较好记录，这可以为学校及院系各项工作的开展提供更多的参考资料，便于为执行与落实院系活动提供较好借鉴依据。而且，高校院系档案当中还有很多案编研究内容以及学院制度，便于学生了解，为学院各项工作的顺利进行提供保障。

（二）高校院系档案管理有利于提升学校品牌。通过上文的分析我们发现，高校院系档案资料内容十分丰富，涵盖的有学院人才档案、科研档案以及院系建设和多年来发展的档案。学校的档案管理部门可以合理地利用这些资料，将其进行编研、出版，甚至是举办展览。通过这种方式可以让社会人士以及学校的师生更清楚地了解和认识院系，这对提高学校的知名度，增强学生的爱校情结都有极大的促进作用。而且，高校院系档案资料对学校的评估、教学改革以及学校品牌建设方面也有很大的帮助，其是院系发展的真实写照，具有很强的说服力，严重影响着高校院系的未来发展。

三、新形势下高校院系档案管理工作存在的问题

（一）对档案管理工作的重视程度仍显不足。通过研究发现，虽然现在高校已经逐渐认识到院系档案工作的重要性，并逐渐提高档案管理质量，但是重视程度仍旧没有达到应有的高度。主要体现在，很多高校的档案管理工作人员认为院系档案管理仅仅只是一项很常规性的工作，不仅不能为高校提供经济收益，也不能提高高校的社会地位，而且对学校的科研教育工作帮助也不大。在这样不良思想的影响之下，高校在进行人力、物力、财力资源分配时，往往会忽略院系档案管理部分，或将其置于末端，导致档案管理部门呈现出经费欠缺、人力不足、福利微薄的现象。严重缺乏提高管理水平所必需的物质经济条件。

（二）缺少完善的档案管理制度。档案管理制度不健全也是高校院系档案管理工作所面临的一个重要问题。对于档案管理工作而言，若是没有完善的制度进行规范，那么想要提高档案管理工作水平，那只能是纸上谈兵。人们对高校院系档案管理工作不重视，使目前很多高校都没有制定和执行系统完备的档案管理制度，使得高校院系档案管理工作缺乏规范化和系统化。例如，学校档案馆、学院资料室和学院各系之间的业务对接没有做一个明确的规定;高校院系教职工作人员对归档范围不够明了，对于档案资料归档整理的期限也不清晰。

（三）档案管理信息化水平低。现在很多高校院系档案依旧采取的是纸质手工保管方式，这种保管方式不仅保管环境不佳，而且编目科学性不足，导致在进行档案查找的时候十分不方便，大大降低了档案的利用效率，不能快捷地为使用者提供方便。而且，很多高校还没有建立配套的电子档案保管系统，缺乏档案数据库和实现网络连接功能，不能实现档案资料实时共享。想要实现院系档案管理信息化，必要的基础设施必不可少，跟不上时代的档案管理方法严重阻碍了档案管理工作的进程，也影响了档案管理事业的发展。因此，这一问题急需解决。

（四）档案保护意识不足。高校院系档案记录着学生、教师以及学校的重要资料，所以，相关的院系工作人員要加强对档案的保护意识。但由于对档案工作的重视程度不够，导致档案管理工作人员的档案保护意识不足。再加上学校的很多档案都是纸质的，导致高校的档案存在着较为严重的损害和丢失。这些问题，对档案的后续利用都有极大的不利影响，急需得到解决。

四、新形势下对院系档案管理工作的思考

（一）普及档案知识，提升档案管理意识。想要更好地提高高校院系档案管理工作水平，首先要做的就是要普及档案知识，提升相关工作人员的档案管理意识。对此，高校领导要积极组织培训学习，安排档案管理人员定期参加学校档案工作培训，加强对《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》等相关资料的学习，为档案工作人员普及档案知识，提升档案管理意识，为推进高校院系档案管理工作信息化、规范化打下坚实的基础。与此同时，高校院系的领导人员也要加强对院系档案管理工作的重视程度，将档案管理工作纳入学校整体发展规划当中，为促进档案管理工作提供充足的资金投入，加强现代化基础设施建设，为高校院系档案管理工作的顺利进行提供基础保障。

（二）规范管理制度。没有规矩，不成方圆。高校院系档案管理出现的一系列问题，归根结底都是由于缺乏完善的管理制度。因此，高校管理部门要完善规范院系管理制度，以起到约束档案管理工作人员的目的，从而确保部门工作能够的有序进行，并形成一个完整有序的管理体系。这是保障档案管理工作顺利进行的重要因此。对此，本文认为可以从以下几方面着手：首先就是分类别划分档案资料，将不同的档案根据类型和等级的不同进行归纳。然后再借助计算机，将院系综合档案做成详细的列表，建立一套完整的档案系统。需要注意的是，档案管理人员要定期更新资料库，保证资料库资料的实时性，还要避免重要文件资料的遗失。最后就是给每个档案相关工作人员规定自己的责任范围，将责任制度划分到个人头上，只要档案管理过程中出现问题就要问责相关责任人。

（三）加强院系档案管理工作信息数字化建设。随着时代的发展，信息数字化技术已经逐渐深入到各个行业当中，在这样的形式之下，高校院系档案管理工作也应该顺利时代的发展，加强档案管理的数字化信息建设。要想实现档案管理信息化，必要的实施设备建设必不可少，相关的硬件建设一定要跟上网络发展的步伐。院系在进行设施设备选择的时候，一定要充分地将档案管理工作与目前的网络发现相结合，同时要保证档案工作人员的办公条件。只有将这三个方面的因素考虑到位，并将其有力地结合起来，才能为档案管理工作提供物质保障，奠定基础。

（四）加强对档案的审查。在档案管理工作中确保档案的质量十分重要，因此，要加强档案的审查工作。对此，本文认为可以建立档案收集检测制度，严格检查档案的建立、填写、存档和上报程序等。避免存在虚假信息填写和不规范的档案上报情况。在审查的环节当中若是发现问题，要及时立马暂扣和重新审查，充分的保证档案资料的真实性。与此同时，将责任明确到个人，对于出现档案存档错误的工作人员给予一定的惩罚，以提高相关档案工作人员的警戒心。

五、结论

总而言之，在新形势背景之下，高校院系档案管理工作属于十分重要的内容。加强学校院系档案管理工作，提高院系档案管理水平和查询档案的效率，完善和创新现有院系档案管理方式和方法，才能改变以往档案管理的局面，使高校院系档案管理工作和高校发展目标相一致。

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