固定资产采购业务内部控制措施

李文彬

摘 要：固定资产是企业进行生产的重要物质条件，是发展国民经济的物质技术基础。固定资产采购是获得固定资产的重要途径之一，对固定资产采购业务内部控制进行分析，对于保证固定资产安全完整，提高企业的生产经营能力有着重要意义。

关键词：固定资产采购;内部控制;风险管理

企业对于固定资产采购业务应当设计并实施一套有效的内部控制，以此来防止或者发现并纠正在采购环节中出现的各个错误或者舞弊。

1.编制准确的需求计划和采购计划

固定资产采购有别于其他的物资采购，其采购频率较其他项目相比相对较低，价格相对较高。因此，准确，及时地编制固定资产需求计划则显得更加重要，采购项目的完成情况不仅影响当期的财务状况和经营成果，还会给以后期间的生产经营活动带来持续性的影响。

如何正确的编制需求计划则要求相关部门的人员能够对自己部门的生产状况做出及时地判断，考虑是否存在固定资产购置的必要，并且及时地与领导进行沟通，如果确实需要购置固定资产，则应该区分该项固定资产的采购属于专项工程物资采购还是公司日常固定资产零星采购。

2.科学的采购申请审批制度

采购申请审批制度（此处特指固定资产采购）包括了申请和审批两个环节，其中涉及到的權责单位有：固定资产的使用部门，财务部，采购部以及总经理。

固定资产使用部门在按照规定编制《固定资产采购预算表》，交给部门负责人进行审核。部门负责人应当对收到的《固定资产采购预算表》进行详细的检查，并确认以下几点：该预算表符合企业年度的固定资产采购计划，且与企业在年初制定的《固定资产新增计划表》不违背;固定资产的购置原因是否明确填列，有无模糊描述的情况;拟购入的时间是否合理，拟购入的数量有无存在不妥之处;对于现有的固定资产折旧年限已到需新增的应当审核其相应购入的时间和实际的折旧年限。

在经过部门负责人的审核后，《固定资产采购预算表》应当交由总经理签字，然后交给财务部，财务部进行审阅后交给董事会，形成下一年度编制《固定资产新增计划表》的基础，并形成档案保存。同时采购部门在接到授权后，对固定资产开始实施采购。

3.选择正确的供应商

企业选择供应商并形成战略伙伴关系对于企业日常经营和长期发展有着深远的影响，如何选择正确的供应商是每一个企业都在不断思索的一个问题。既然是选择，那么就需要有一个标准，在选择供应商的过程中，企业也应该有一个供应商的评价机制。在这个评价机制中，企业需要考虑的因素有：供货质量、供货服务、技术考核、价格。在这四个因素中，每一个因素所占的比例也不相同，供货质量因素基本占到35%的评分比重，供货服务为25%，技术考核为10%价格为30%。

从这些数据中不难看出，一个科学合理的供应商评价机制，主要考虑的因素为供货质量和价格。供货的质量直接影响企业的生产经营，在固定资产采购中，如果采购的固定资产在质量上存在问题，不能满足企业的生产要求，那么将直接影响企业的生产能力。同样，价格因素也是企业必须要考虑的一个重要因素。如果企业一味地选择高质量的固定资产，而忽略了价格带来的影响，那么所选择的供应商也不是科学合理的。比如某固定资产的价格已经超过了企业预计的价格，企业如果坚持进行购买，那么很有可能因为资金问题而影响其他经营活动的开展，使企业面临财务困境。当然，如果企业知识单纯地看重价格因素，只选择价格较低的固定资产，那么企业同样需要去承担质量不合格，运输服务差等潜在风险。

在实际的供应商选择过程中，企业一般会选择三家或三家以上的供应商进行比较。如果存在长期战略伙伴关系的供应商，则企业一般会优先考虑这些企业，因为这些供应商由于是长期伙伴关系，其报价相比于其他供应商会更低;其次，因为企业一直是选择该企业的固定资产，则该企业固定资产在质量方面的潜在风险相对也会更低。

4.订立完善的协议或合同

在实际的交易中，当某项固定资产采购已经进行到签订合同环节时，为了避免出现未经授权就签订合同的情况出现，企业一般要求在合同上加盖企业的公章，而公章一般由行政部的人员进行保管。

在签订采购的合同之后，可能会出现交易的某一方丧失履约能力或者其能力不足以承担合同上描述的相关义务，那么就会给整个交易事项带来巨大的不利影响，甚至被迫中止交易。为了避免这些潜在危害的发生，企业应当对自身，同时对对方企业的履约能力进行正确地评估，并根据评估的结果，作为制定合同有关条款的依据。在固定资产采购交易中，对于履约能力的评估需要考虑的因素主要包括：资金和融资能力，网络渠道能否满足合同的需要，合同对方的声誉。

对于企业自身而言，需要考虑的就是资金能力。一般固定资产采购往往都是需要花费大量的资金，如果企业没有能够客观合理地判断自身的财务能力，那么很有可能造成无法付清账款的情况，面临违反合同条款，诉讼等风险。

在制定合同的过程中，应当具体列示合同双方各自的权利，义务和违约责任。这样在采购业务的具体开展中能够做到权责分明，出现了问题也能按照合同上列式的条款追究相应的责任人，并采取有效的解决方案，从而间接加快了整个项目的工作效率，缩短项目持续的时间。

5.建立明确的验收标准和规范验收程序

在固定资产采购业务中，验收是确保质量安全的最后一道保障，验收人员应当遵守相应的规范对收到的固定资产进行认真地检查、核对，主要的工作应当有：查看收到的固定资产是否为企业采购的固定资产，有无更换的情况;实际送达的固定资产数量与销售协议和发票上注明的数量是否一致，有无缺失，遗漏等情况;送达的固定资产在质量方面能否符合企业的要求，在运输过程中产生的损耗是否合理，如果不合理，则应当及时上报给上级领导，由相应的负责人根据合同中的条款进行解释或者补救，如果存在严重质量问题，则应当采取退货的途径。

验收是付款的前提，企业只有严格把控验收环节的工作，才能有效避免不合格的固定资产进入企业，否则不仅花费了巨大的人力物力，而且没有给企业的生产经营带来任何的实质性帮助，从而加大企业的经济负担。

6. 付款审核与付款方式的控制

完善的付款审核制度应对审核的权限做出明确的规定，包括：所有支付款项对应的业务的审批手续必须完备;所有付款必须经过业务审核（部门），财务审核（二级审核）和有权签署的分管领导审核，并严格按照指定的顺序执行审批流程，否则财务有权拒绝支付款项，相关的责任由经办人及部门承担。某一级的审批人员因故不能执行审批工作，则应该通过书面文件授权给其下属的代理人，并且公告在公司内部，同时到财务部备案。被授权的代理人在代理期间可以行使相应的审批权力，并在代理期间结束后将工作的情况向委托人报告。代理期间受托人的责任由委托人承担。对于固定资产的采购，财务部的审核人为采购应付会计，其负责的审核工作应当包括对付款申请的合理性、合法性、规范性以及付款金额的准确性进行及时的校验核对。

企业采购固定资产一般采用银行转账的付款方式进行货款支付。在合同中，通常会有如下说明。如：固定资产在安装调试合格并通过甲方（购买方）验收后，乙方（销售方）提交合同总价100%金额的发票及合同总价90%金额的收据，甲方支付合同总价的90%，即***元。在质满期*年后，乙方提交合同总价10%金额的收据，甲方支付合同总价的10%，即***元。适当的付款方式不仅能保证付款的安全，同时也利于企业对于资金的管理，避免资金因闲置而造成浪费，因短缺而造成无法支付的尴尬情况。

结束语

企业获得固定资产通常包括采购和自行建造，固定资产采购是固定资产购置的重要途径之一。在整个采购过程中，每一个环节都存在风险点，如果不能进行有效地预防，那么当这些风险点变为实际的错误时，就可能引起重大的危害。