档案服务外包的现状研究*

邵言菲

贵州师范学院，贵州 贵阳 550018

一、档案服务外包的含义

所谓外包，是指企业动态地配置自身和其他企业的功能和服务，并利用企业外部的资源为企业内部的生产和经营服务。而档案服务外包则是指某一机构将不属于国家法律法规限制范围内的档案外包给其他机构进行管理，并委托其为本机构提供档案服务的行为。档案服务外包的基本业务类型包括：档案寄存服务、档案数字化服务、档案整理服务、档案管理咨询服务、档案开发利用服务、档案销毁服务等几种业务类型。

但就目前的情况来看，市场上的档案服务外包业务大都还处于比较初级的阶段，即档案的整理、寄存、数字化加工服务等基础性工作，大多数单位对档案资源的深层次开发并没有过多要求。

二、档案服务外包的作用

现如今越来越多的单位选择将本单位庞杂的档案资源交由专业的外包公司来整理、开发，这是因为档案服务外包工作可以为发包方单位带来以下益处：

（一）完成发包方单位有限资源的集中，促进其核心业务的增长

对于大部分发包方单位而言，其本身大都没有足够的人才、设备投入到对档案资源的整理开发当中去，而通过社会化的档案服务外包，可以减轻发包方单位内部档案整理的压力，节省相当规模的人力（包括人员招聘、培训等）以及设备投入，能够将单位的资源更多的集中到单位的核心业务上，从而提高更好的单位核心竞争力。

（二）有助于提高档案资源整理、开发的质量

相较于大部分发包方单位来讲，专业的档案服务外包公司所进行的档案的整理、开发工作无疑更加专业，更加成熟。专业的档案服务外包公司往往有更多的经验来应对档案整理过程中出现的各种问题，避免在一些关键性问题上发生错误，从而提高档案资源整理、开发的效率，并通过对不同类型的档案资源分门别类的整理、开发，提高发包方单位档案资源整理、开发的质量。

（三）为发包方单位的进一步发展提供数据支持

发包方单位的档案往往记载了其发展历程，蕴藏着其发展的核心优势以及阶段不足，对其无序的档案资源进行整理开发可以为发包方单位利用档案信息资源提供合理途径，为发包方单位的进一步发展提供数据支持，提高档案资源利用的效率。

三、档案服务外包过程应注意的问题

（一）明确主体责任，划分主体义务

档案服务外包过程中的权责划分一直是档案服务外包过程中的一大难题，在平时的档案服务外包过程中，人们往往只重视对档案服务承包方的责任要求，忽视了档案服务外包工作是一个系统性的工程，各个主体都应在档案服务外包过程中发挥属于自己的作用。

根据国家档案局在2017 年8 月发布的《档案服务外包工作规范》规定，档案服务外包工作的主体可以划分为发包方、承包方、第三方机构和监管机构四个。《档案服务外包工作规范》还对主体之间的关系、主要职责等做了初步阐述说明，明确了各个主体在工作工程中应该遵循的原则（图1），为其之间相互配合，共建良好的档案服务外包体系提供了基本参照。

根据图示，我们可以看出，在档案服务外包工作中发包方应与监督机构以及第三方机构一起相互配合，各司其职一同对承包方形成一种全过程、全方位的监督、评价机制，从而保证档案服务外包工作的质量。同时，第三方机构也应同时对发包方与承包方负责。而监管机构应当对发包方、承包方以及第三方机构的行为都予以监督。只有档案服务外包工作所涉及的各个主体之间权责分明，各司其职，才能为档案服务外包工作的合理运行提供必要的机构支持和制度保障，才能使档案服务外包工作达到预期的结果，形成多赢局面。

（二）加强沟通，实时监督

有效沟通是合理解决问题的最佳途径，在档案服务外包工作过程中很多问题的出现就是发包方与承包方之间没有及时沟通造成的。发包方单位应在关键环节积极与承包方进行沟通。首先是发包方在本单位文件材料的归档范围的制定、档案分类标准的选用、各类档案保管期限的划分以及档案的分类检索方式的选取等方面应与承包方积极进行沟通，使其适应发包方单位的实际工作需求，满足发包方单位在其具体的工作中利用档案的需求。

加强监督是保证档案工作有效推进的重要手段。虽然发包方与承包方都以档案资源的整理开发为目的，但由于他们是两个相对独立的单位，都有各自的利益考量，所以在实际的工作过程中承包方往往会为了追求项目速度而降低对服务质量的要求，导致损害发包方的利益。这就要求发包方单位配备专门、专业的人员对档案服务外包的全过程进行质量控制，对其工作中不符合本单位实际需求的方面及时提出建议，并对其工期进度进行必要的督促，以便保证档案服务工作的质量与进度。

（三）档案的安全问题

档案的安全问题是档案工作的生命线，在档案服务外包的过程中，要格外注意档案的安全问题。这里所说的档案安全问题有两个含义，一是档案的实体安全，在整理过程中对于一些珍贵的、脆弱的档案实体安全问题要格外注意，最好由专业的档案人员对其进行整理，力求在工作过程中降低对其档案载体的损害。第二层含义便是档案的信息安全，即档案中内容所含的信息，尤其是要避免数字化之后的档案信息被泄露、被修改等问题的出现。这就要求承包方单位不仅要培养档案工作人员的保密意识，认真履行保密合同，还要求承包方要对数字化之后的档案信息进行一定的保护措施，如设置文件密码，限制检索系统中的用户权限等。

四、档案服务外包工作的规范性

科学完善的规章制度和严谨合理的业务操作流程是档案工作高效运行的基础，严格遵守规范化的档案整理制度及业务操作流程有利于保证档案工作的质量。这里说的规范性包含两层意思：一是指档案服务外包工作应遵守有关规范性文件（如《档案服务外包工作规范》、《纸质档案数字化规范》（DA/T31）等）。在档案服务外包工作中，只有严格遵循档案行政机构所发布的规范性文件，才能从制度上保证档案工作既定目标的实现。二是在档案服务外包工作的具体实施过程中，档案整理人员在每个环节、每道程序都要遵守相应的规章制度，严格按相应的流程来对档案进行整理、开发，从而保证档案工作处在合理的区间范围之内。

五、档案服务外包工作的灵活性

这里所说的灵活性也包含两层意思：一是档案服务外包人员和工作团队在具体的工作过程中不能墨守成规，应以创新思维和务实精神，根据档案发包单位的实际情况与需求，对工作计划不断做相应的调整，以求使档案工作成果更加适应发包方单位的具体实际。二是承包方应在工作过程中不断总结工作经验，研究工作中遇到的问题，改革工作模式，优化工作程序，采用有力措施，促进档案服务外包工作不断发展、完善。