基于财务云平台的合同管理内部控制研究

张 琴

一、前言

在以大数据技术和云计算技术为典型代表的信息技术发展带动下，会计信息化建设已经在各行政事业单位会计管理中占据重要位置，这就要求行政事业单位遵循会计改革的相关制度和要求，实现会计信息化工作的目标和任务，科学构建基于信息化技术的合同管理信息系统以对合同进行内部控制。财政部门为加强行政事业单位合同内部控制，出台了《行政事业单位内部控制规范（试行）》，其中明确指出，行政事业单位的合同内部控制已经成为组织管理的重要组成部分，在云会计、大数据技术以及“互联网+”技术的带动下，传统的公司合同管理内部控制方式和行政事业单位合同管理需求已经不相适应，必须重新构建与新的会计信息化发展形势相适应的合同管理内部控制模式。行政事业单位开展经济活动重要驱动力为通过经济行为获取利益，其中起着重要枢纽作用的媒介便为合同，其在内部控制管理中的作用也显而易见。

H海事公司作为大型行政事业单位，为了避免由于下属分公司分布地域广泛产生日常业务处理效率低下的情况，H海事公司统一由公司财务部门牵头，花费巨资构建功能强大的财务云平台，平台的核心业务为公司的财务核算，并以财务云平台为载体开发出了便捷适用的合同管理系统，充分发挥大数据技术和云计算技术的优势，对H海事公司经济合同进行信息化管理。为在各个部门推广使用合同管理系统，公司技术人员开发出了APP软件进行合同管理，APP可以实现多种功能，如在系统上对合同进行审批、复核与实时查询，合同进展情况统计及分析等，使海事公司的合同管理具有智能化、信息化特点，在提高合同管理效率、质量的同时，大幅降低了合同管理过程中存在的经济风险。

二、H海事公司合同管理内部控制现状

H海事公司为一家规模较大的行政事业单位，隶属于交通部，公司成立的初衷是在长江沿线主管重庆段水上安全监督管理、监督船舶避免产生水体污染、开展所辖沿线水上事故应急及人员搜救，作为行政执法部门，下属15个海事处及30个海事执法所，并且建立了H海事公司通信信息中心。按照财政部颁布并要求实施的《内控规范》相关要求，建立了服务于海事公司合同管理内部控制的财务云平台，对合同进行全流程的动态性可视化管理。

（一）H海事公司合同管理内部控制制度简述

根据《内控规范》要求，H海事公司针对其中的具体内容于次年结合公司合同管理情况，制定了《H海事公司经济合同管理办法（试行）》，对合同进行科学管控，并明确了不同类型合同的签订条件、合同执行的经济范畴、所遵循的条件，对合同执行情况如何有效监督等内容。修订的合同管理办法主要对合同的诸多要素进行了规定和说明，如所签订合同的类型、合同双方的权责利、合同相关方的时间要求、合同执行进度、合同变更和解除、合同主体的法律认定等，同时对经济行为主体也进行了界定。还专门成立了用于合同管理的复核小组，规定了合同承办机构与合同主管机构分别需要承担的责任和需要履行的义务。

（二）H海事公司合同管理系统功能介绍

H海事公司在构建合同管理框架时将有关的合同管理程序、合同管理制度与相应权限都融入其中，构建的基于财务云基础的海事公司合同管理系统可以实现多种功能，如经济合同的导入、线上审批、线上审核、合同执行进度查询、进度提示、到期提醒、归档与台账等，合同管理系统框架如图1所示。

由图1可以看出，基于财务云平台的H海事公司合同管理系统功能设计从拟定合同草稿开始，然后确定合同内容后经过公司管理层、复核小组的审核确定合同内容后，与合同方订立正式的合同，之后进行合同的存档与系统录入。在合同录入系统后，开始履行合同内容。平台会按照进度对合同执行方进行到期未办事项提醒。合同执行完毕后进行款项结算，结算主要经过收支管理系统实现。结算完成后对合同进行归档处理。在全部流程走完之后，系统会对合同进行统计分析，并建立合同台账。

（三）H海事公司合同管理内部控制程序

根据《内控规范》对合同管理相关要求及规定，H海事公司合同管理系统进行内部控制时分为三个方面，即合同签订、合同内容执行、合同执行完毕的归档管理。H海事公司在建立基于财务云平台合同管理系统时，首先对传统合同管理方式产生的内部控制流程进行梳理，对原有的合同管理方式与流程进行优化和改进，在建立基于财务云平台的合同管理系统时将重点关注的合同管理事项融入其中，以此类推，在贯穿合同各环节过程中实现合同管理的内部控制。系统搭建完成之后，进行多次的测试和评估，根据测评结果进行数次程序优化后逐步实现合同全项目、全流程、全周期的管理。

在合同签订阶段，首先由海事公司的合同承办部门发起合同立项申请，在对合同合作部门进行资信调查后和受约方开展谈判。最终选择完成合同谈判方并确定合同内容后，合同管理部门进行合同文本的起草，并将相关要素导入合同管理系统中，然后由法律主管部门、纪委监察部门、财务管理机构和技术主管部门论证合同文本及条款是否合法、合规及是否可执行，审核完成后会由系统自动生成专用的《H海事公司经济合同审查表》。表格填写完成并由各部门确认后，流程进入合同复核阶段。在进行合同复核时，合同会自动传至复核小组组长，小组组长在收到待复核的合同后会指派专门的成员集体就合同主体、内容、履行方式、期限、应尽职责与义务等进行讨论确定，最终系统自动生成《H 海事公司经济合同复核表》。凭借生成的复核表，管理层会认为合同内容已经通过审核，则会在自己权限内对合同进行审批，最终完成合同的签订工作。

在签订合同后，合同管理系统会自动识别并做好台账记录，这一结果在合同登记模块中实现，合同登记功能的实现由合同管理人员在后台通过合同“录入”完成，合同在系统中录入后会包含各类信息，如合同双方的基本信息、合同签订的金额、合同约定的时间期限、合同中用于收付款的银行信息、合同需要提供的质押金等。文本在签订完成后需要上传到系统，上传时主要将合同文本及附属资料以电子扫描件的形式进行上传。为更好地管理合同进度，合同管理系统设计开发出待办工作模块，将合同中即将到期的履约事项进行预警和自动消息提示，如阶段时间应该完成的内容、合同条款约定的收付款时间等。以上内容在完成系统登记后便会由具有权限的人员上传至合同管理部门，经过相关部门审核通过后便正式生效并进入到合同履约阶段。

进入到合同履约阶段后，合同管理系统会在合同约定期限的前十天自动提醒相关的经办人员按期办理履约手续，让合同履约方及早准备收付款事项。常出现的到期提示为“催款通知书”、“分期收（付）款合同计划执行表”，相关表格由合同方自行打印后按照规定流程办理。根据合同签订内容的完成进度计划表，接近合同约定计划和时间后，合同管理人员在系统中填写合同收付款表格，以申请表的形式上传到财务部门，财务部门在收到申请后会利用合同管理系统的“审核”功能进行财务审核，通过审核后会执行合同收付款约定。在系统上完成合同收付款事项后，合同管理系统上的收支管理平台会自动将合同收付款情况导入系统中。

基于财务云平台的合同管理系统设置的查询系统能够在取得一定权限的情况下随时跟踪查询合同执行情况和进度，并对合同执行效果进行分析，对执行进度滞后的合同进行提前预警。如果合同执行过程中发生的金额超出了签订合同时的金额，系统会自动识别并要求进行合同变更，主要签订补充合同。签订补充合同时的流程和正常签订合同流程一样，在合同管理系统中选择“合同补录”功能完成补充合同的登记。合同履行完后进入归档阶段，在系统提示给用户执行完毕后，会对业务部门发送提醒，让其经管人员进行合同归档。在系统上提示合同归档后，上传到合同系统的归档合同会被转到财务部门，财务部门对其进行审核，如果审核通过，则会进行合同归档处理，归档后合同的所有流程都执行完毕。如果在合同执行过程中有些条款有疑议，则需要开会讨论后下发会议纪要，由H海事公司按照规定和执行程序在合同管理系统中被“强制归档”。

三、基于财务云平台的H海事公司合同管理内部控制价值分析

H海事公司在财务云平台基础上构建起私有云系统，对合同管理的权限可以层层下放，能够细分到所有的功能模块，合同管理员根据需要进行角色和权限设置，同时结合用户的角色分配相应的操作权限。合同管理信息化建设功能模块主要包括如下几个方面：合同签约方的管理、合同文本管理、企业预算管理、合同执行进度管理、合同变更及到期事项提醒等，基于以上信息化功能设计，以财务云平台为基础设计了海事公司内部经济合同的信息化管理系统。此系统以服务于H海事公司合同管理流程，实用性较强，对各个模块进行了权限设定，合同管理的效率得到显著提高，经济活动管理水平也得到提升，对于预防合同风险、降低经营成本都起到了重要作用。还能借助合同管理系统让各个辅助部门的工作人员都能实时掌控合同进展情况，有利于H海事公司规范合同内部控制管理程序。

（一）构建了高效率的权限控制体系

建立基于财务云平台的合同管理内部控制系统后，合同信息化管理与传统合同管理方式相比，最大的不同点在于功能模块控制权限不同，合同管理人员的工作方式由之前的以纸质合同为媒介向信息化管理系统方式下的管理系统转变。在建立合同管理系统后，H海事公司严肃制度执行，并综合考虑政策可操作性和可执行性，对每个使用系统的人员在管理权限方面进行严格控制。如果操作人员在公司中担任不同职务，则给这些人员单独设置权限，这种权限赋予方式对降低合同管理风险起着重要作用。合同管理系统在设置权限时，将管理员的用户角色、操作权限与模块功能紧密联系在一起，能够对没有获取权限的管理模块进行管控，未经授权无权进行访问，符合《内控规范》中对合同保密提出的要求。

（二）提高了合同管理的效率与质量

在完成合同签订后，合同各个部门的执行贯穿合同全生命周期中，如果项目的周期较长，工作流程繁多，则会产生庞大的海量化信息。在财务云平台上开展合同有关系的各项工作时，各项信息的处理较为便捷，信息的获取、分析、处理更为高效，也就提高了公司合同管理的效率。如果在合同处理过程中遇到突发状况，合同管理人员已经获得了处理权限，则可以利用财务云平台的电脑客户端或者手机移动APP快速获取所需的合同信息。并可以根据合同分类对合同的不同阶段如期间、合同类别、合同承办部门等开展合同查询，还能够为进一步对合同进行便捷管理而生成合同执行进度报告，借助可视化的信息工具形成图表帮助合同管理人员进行决策。这样就能使合同管理的工作量得到控制，合同管理的效率与管理质量会得到显著提高，加速了H海事公司合同管理思路的创新。

（三）提升了合同管理的水平

以合同执行过程中系统设置的“到期提醒”功能为例，设置该功能后，合同管理系统会在合同约定日期的前十天自动提醒财务人员根据合同进展情况开展收付款工作，提醒的内容包括合同到期时间、合同需要支付的金额等。对合同的关键点和关键事项进行预警，能够协助财务工作人员事前进行财务规划及财务分析和决策。利用信息化管理系统，合同信息通过网络途径及时得到反馈，既加强了合同的实时管理，也延伸了合同信息获取的路径与渠道，保证了合同信息的真实性与有效性，为H海事公司进行合同谈判及财务预算提供了可以参考的详细信息，也为单位不断提高决策水平搭建了有效平台。利用建立的基于财务云平台的合同管理信息系统对合同信息进行有效归集，既能够使合同管理水平提升到新台阶，还能够对合同中包含的单位管理信息进行分析，进而为公司的预算决算、资源投入等行为提供了有力的支撑和信息参考。

（四）实现了合同全生命周期风险管理

在未建立合同管理系统之前，以往的合同管理方式下，公司无法实现对所有签订合同进行统一管理或者统一监控，无法对所有合同的执行信息进行反馈，合同管理要求或者合同管理制度成为摆设。对H海事公司合同管理业务职责进行梳理并对合同管理业务进行分析认为，在建立合同管理系统后，对合同的管理实现了全生命周期的自动化运作模式，包括合同签订、合同审核、审批、合同台账登记、合同执行、执行过程监控、合同的查询、合同的统计分析与归档等环节与程序，实现了合同各个环节的规范化管理。特别是在合同管理系统设计时引进了对关键事项或异常事项的提醒功能，可以起到风险预防作用，也使合同管理实现了全周期动态管理。如果合同的风险偏高，则应该对重要环节和重要内容设置提醒功能，让系统在关键节点进行提示，利用电脑客户端或者移动APP软件都可以让合同管理人员及时跟进合同执行情况，从而使公司的合同管理人与公司管理层都能够关注合同执行情况，从而有效防范合同履约风险。云平台基础上的合同管理系统，实现了各项业务如收付款管理、财务预算管理、合同建设项目管理、公司资产管理的融合与统一，使H海事公司的信息化管理水平成为公司管理的重要环节，也使H海事公司合同管理提升到了新层次，具有较高的内部控制价值，值得各行政事业单位及公司参考和借鉴。

四、总结

H海事公司为方便合同管理，构建了基于财务云平台的合同管理系统，利用合同管理系统对合同进行内部控制，提升了合同管理信息化程度。这一管理系统在一定程度上解决了下属公司分散给合同管理带来的合同管理低效率情况，提高了合同管理效率和合同管理质量与水平，也增强了公司合同风险管控能力。利用财务