以中国石化共享业务为例

张延永

【摘 要】2019年中国石化财务共享中心全面上线应付账款发票校验自动化系统应用。作为中国石化第一家上线应用该程序企业，中原油田经历需求收集、流程再造、全面测试，最终顺利上线该应用。笔者结合实际工作经验，以中国石化共享业务为例浅谈应付账款发票校验处理自动化探索。

【关键词】 中国石化 发票校验 自动化

中原油田物资采购量年均二十多亿元左右，采购物资品种多、料性杂，其中寄售采购业务占到了总业务量的95%以上，结算挂账环节需审核的纸质资料量大，导致上线财务共享后，材料核算人员工作量依然没有得到有效降低，对纸质资料的审核也多至业务人员初审、核算人员复审、共享人员终审三级。而实施应付账款发票校验自动化能够有效提高工作效率，减少企业端核算人员、共享端账务处理人员工作量，间接降低人工成本，打通业务、财务相互融合的渠道。

一、发票校验自动化上线进程

（一）深入开展全流程需求收集

项目立项阶段，进行充分的需求收集。财务共享中心同中原油田物资供应处开展应付账款发票校验自动化可行性研究对接，由企业端物资管理部门、业务部门MRO用户、财务部门FI用户、信息部门IT用户、试点财务共享中心应付核算用户、艾森哲开发顾问等人员共同组成应付账款发票校验自动化项目运行小组，按照采购物资应付账款原有挂帐流程，梳理业务关键资料及风险点，明确业务流程的关键控制环节。

（二）转换思路再造流程

在开发顾问初步设想的基础上，根据物资采购业务实际需要，物资供应处提出多项流程修改意见，按照简洁、管用、协同的原则，坚持风险防控为主线，简化审核层级，优化设计发票校验自动化后新的业务流程。

（三）多轮测试确保系统顺利上线

1.业务测试阶段，建立項目组日常运行机制，明确测试阶段每日收集整理测试日志，将问题统一提交顾问修改，同开发顾问对接已完成问题整改情况，以及次日工作安排，实行测试过程中问题的及时沟通、及时反馈，每周一同开发顾问对接上周问题处理情况，确保系统开发按进度开展。

2.分阶段有序进行测试，强化系统测试控制，通过各业务流程节点逐一验证，确保系统功能完善，程序运行流畅，风险防控到位。项目组选取十家战略供应商，整理其实际业务单据按生产实际步骤开展测试，从物装模块创建测试数据、业务人员查看提取数据，到利用发票开票通知单事务代码创建开票通知、并传递至共享中心签收人员，再到共享系统自动化提取相关信息、共享应付业务人员处理挂账单据，细抠每个业务节点，并逐家对接供应商“开票通知单”接收情况，同时以“测试问题清单”的形式每日同步对接，跟进单据处理情况，做到问题、解决方案每日更新。

二、发票校验自动化的问题及改进建议

（一）发票校验自动化存在的问题

1.业务人员对业务全貌缺乏直观的管理界面

物资办理验收入库后，发票尚未收取，此时系统形成暂估料款。传统模式下，由业务人员根据整理汇总后的入库料单，通知供应商开具发票，但往往因为料单数量大，导致部分单据遗漏，或是部分供应商业务相对较少、结算不频繁，导致部分供应商遗漏，业务人员没有一套全面的暂估料管理台账，无法实时掌握供应商结算情况，不利于企业控制暂估料规模，从而导致不能及时通知供应商开具发票，延误后续结算工作。

2.实现发票校验自动化后，发票不再经企业端业务人员、财务人员审核，而直接寄送到共享中心。企业端未收取发票，却要对供应商发票信息错误（如：产品名称、规格型号错误，单价、数量有误的情况;供应商税控代码正确，但供应商名称错误的情况）承担税务稽核风险，导致企业端对发票校验自动化上线工作有所抵触。

3.应付账款挂账业务涉及采购质保金、维修质量保证金、物流辅助服务费、仓储费、运杂费、检测费、辅助材料费等各项费用，涉及增值税专用发票、普通发票以及可能存在的各项税率，再加上未来市场业务更加复杂，石油石化行业升级转型步伐加快，各种新业务、各种新事物不断出现，涉及业务场景过多，不利于业务人员快速，及时发起发票校验业务。

（二）系统相关改进建议

1.持续系统开发，业务人员能够按照供应商、合同等两个维度，了解需要定期处理的已入库未结算物资暂估料信息，并对超过一定时间未清理的暂估料信息进行系统提示。

2.建立发票强匹配数据库，根据试点期间运行情况，逐步收集供应商发票使用的物资名称与中国石化内部物料主数据相互匹配的数据库，逐步提高自动化匹配程度，为发票强匹配提供技术支撑，对无法强匹配的信息，通过与企业端建立沟通机制，确保采购发票信息准确，规避税务风险。

3.应付账款发票校验自动化程序开口设计，各项功能界面确保可以“自由选择、自由组合”，为前端MRO、SD、PS、HR等模块业务人员，进行模糊化操作提供简单的操作界面，以及更加智能的审核报错设置。

三、共享中心自动化推广探索

（一）发票校验自动化动能延伸

物资采购应付账款发票校验自动化顺利上线，为财务供应处自动化账务处理应用推广迈出了第一步，为中国石化内部关联交易结算、劳务采购结算、业务费用报销等多种场景下，发票校验自动化持续开发改进打下坚实基础。

（二）推进了财务共享信息化建设

基于财务共享模式下的应付账款发票校验自动化项目应用以来，业务由企业端提报、由共享自动派工、自动校验制单，企业端业务信息全部基于电子传递，实现无纸化和移动办公，利用信息集成优势，将企业端物装信息流和财务共享端财务信息流链接，实现数据共享，资源共享，推动中国石化财务共享信息化建设。

（三）共享中心对外提供外包服务业务

中国石化财务共享中心可以以应付账款发票校验自动化程序为代表，建立一套可视化的操作模板，打造中国石化财务共享管理品牌，以财务业务记账、代账以及财务分析等业务为基础，开展对第三方企业的外包增值服务业务。