数字化时代人事档案数字化管理模式探究

马立彬

摘 要：数字化时代，档案管理模式、管理内容发生变化，学界对于档案数字化的探讨也逐渐深入。具体到人事档案管理领域，将相关的人事信息录入档案管理系统，建设档案数据库，既可以确保人事档案信息全面、准确和真实，也可以进一步发挥其参考作用与凭证作用。鉴于实践中人事档案数字化管理工作仍然存在部分问题，文章就新形势下人事档案数字化管理的必要性进行分析，指出当下人事档案数字化管理工作中存在的不足，并结合相关理论提出自己的思考，希望可以真正帮助人事档案管理人员摸清规律，理清思路，全面提升人事档案管理效能。

关键词：数字化;人事档案;必要性;数据库;对策

1 数字化时代人事档案数字化管理的必要性

1.1 节约档案管理成本，实现高效管理的必然要求

档案资源作为一种重要凭证，不能随意销毁。档案的这一特性决定了其会随着时间而增加，进而给单位带来影响。尤其是对于人事档案而言，其具有专属性和人事附属性，更是不能随意销毁。在这种背景下，有必要对人事档案进行数字化处理，减少纸质档案所占用的空间，延长保管期限，提升人事档案管理人员的管理效率。一方面，人事档案数字化管理可以节约人力、物力以及财力，最大限度地帮助单位节约档案管理成本。另一方面，人事档案数字化后，人事档案复制、传输的效率都会大大增加，进而实现高效管理的目标。

1.2 便于人事档案使用，提升人事档案利用价值的内在要求  实践证明，人事档案具有重要的参考作用、凭证作用以及决策咨询作用，能够为相关人事工作提供依据。推进人事档案数字化工作，进一步梳理人事档案的内容，可以更好地对多种信息资料进行整合并归档，进而为后期的使用提供帮助。除此之外，建立相应的人事档案数据库，实现人事信息的同步与共享，可以满足不同主体的查阅需求，提升人事档案的利用价值。

2 数字化时代人事档案数字化管理中存在的问题

2.1 人事档案管理制度不健全

制度是开展人事档案管理工作的依据，是做好人事档案数字化管理工作的指引。现阶段，部分单位规章制度中的内容不健全，难以适应人事档案数字化建设的要求。一是人事档案数字化的范围不明确，导致许多人事信息没有录入到档案管理系统当中，无法形成相应的数据库。二是人事档案数字化的分工不明确，档案数字化的步伐滞后。部分单位人力资源有限，档案管理人员难以及时对纸质类的人事档案进行数字化转化。由于没有对分工进行规定，导致人事档案管理人员需要处理一些技术层面的问题，不利于推进人事档案数字化。

2.2 信息技术与人事档案的融合度低

进入数字化社会以后，人事档案管理与信息技术融合势在必行。然而，部分单位尚未充分发掘信息技术的優点，无法快速推进该项工作。一是硬件设施配备不完善，难以快速将纸质类档案进行转化。二是软件不完善，只能处理传统电子文件类的信息资料，无法处理图片、影像、声像等信息资料。三是人事档案管理系统功能单一，无法满足人事档案管理人员工作需求，不利于打造一站式管理平台。

3 数字化时代人事档案数字化管理的有效对策

3.1 健全人事档案管理制度

新时期，单位要进一步立足于数字化建设的要求，明确人事档案数字化建设的内容、流程、分工和目标。一是要制定相应的细则，明确人事档案数字化的范围，确保人事档案的准确性、全面性。尤其是接收其他单位转交保存的人事档案时，应当仔细对照标准进行清理。一旦发现遗漏必要资料的，应通知相关单位移送。二是要明确人事档案数字化的分工，加快数字化进程。单位既可以由本单位内部的技术人员专门负责人事档案数字化转化工作，也可以将该项业务予以外包，打造专业化的管理机制。

3.2 加快人事档案管理与数字信息技术的融合

数字化时代，单位必须要挖掘数字信息技术的优势，及时对人事档案进行数字化处理，缩减不必要的中间环节，减少工作压力。一是要完善硬件设施，结合单位的工作量、工作难度以及工作需求，配备性能优良的扫描仪、计算机、微缩相机，快速对纸质档案进行数字化处理。二是要购买相关的软件，及时对图片、影像、声像等信息资料进行统一处理，确保其能够录入档案管理系统。三是引进并更新专业的人事档案管理软件，打造一站式档案管理平台，加快信息资源的整合、利用与共享工作。

3.3 打造信息化管理人才队伍

除了要从制度层面、技术层面着手信息化建设工作外，还要做好人才队伍建设，确保人事档案管理人员能够适应数字化管理环境。一是要围绕人事档案信息化建设的要求来策划相应的培训专题，增强人事档案管理人员应用技术、应用系统的能力。二是要创新培训方式，通过案例讲解、人才交流、人才继续教育等方式提升人事档案管理人员的专业素养。

4 结束语

人事档案数字化管理主要是一种基于“档案前端控制”“档案信息化建设”以及“档案共享”等理论为核心的档案管理模式，其体现了数字信息技术与人事档案管理工作相融合的趋势，是实现精细化、信息化、规范化目标的内在要求。做好人事档案数字化管理工作，可以进一步统筹、整合并利用档案资源，发挥人事档案在人事任免、人事调动、人事决策等领域的作用。

参考文献

[1]沙蓉.数字化人事干部档案管理应用探讨[J].城建档案，2019，（12）：43-44.

[2]郭怀珍.新时代人事档案信息化建设存在的问题及策略[J].信息与电脑（理论版），2019，31（24）：215-217.