浅谈如何做好项目部综合办公室的行政管理工作

石贵凤

摘 要：项目部综合办公室作为承上启下、内外协调、管理实务、服务生产的领涯部门，对施工生产及企业的发展有很大的影响，因此，如何做好项目部综合办公室的行政管理工作就显得尤为重要，本人结合近几年在施工生产一线的工作经验，浅谈如何做好项目部综合办公室的行政管理工作的粗浅认识。

关键词：综合办公室;行政管理;管理体系;综合素质

一、项目部综合办公室行政管理工作的内容

项目综合办公室的主要职责是行政管理，关系到项目员工队伍的稳定及工程经济效益的提升，项目部综合办公室行政管理人员的主要工作内容包括以下几点：

（一）做好办公用品及日用品管理

根据各部门提交的办公用品和日用品采购计划，整理汇总并根据相关规定及库存情况核算好数量和价格报领导审批。选择几家质优价廉的定点单位采购。做好出入库和领用登记。保证项目部办公需求的基础上，严格控制经费支出。

（二）做好食堂管理

做好食堂环境卫生管理、人员管理。张贴就餐制度、每周菜谱及公示食堂费用明细账，严格控制食堂支出成本，合理调剂食堂伙食，争取做到成本低廉、饭菜可口、营养丰富。设立食堂监督管理委员会，共同监督食堂管理并提出整改意见。

（三）做好公共卫生管理

制定公共卫生管理制度，设定卫生负责人，明确会议室、领导办公室、活动室、图书室、卫生间及其他办公和生活公共区域的卫生要求、标准，定期对个人办公室、职工宿舍监督检查。

（四）做好小车使用管理

小车使用集中管理，合理调配。办公室人员根据派车单合理调配车辆，拟用车部门填写派车单，用车时间、地点、事由、预计用车时间等报主管领导审核签字。做好公务用车登记、车辆的加油、保养记录。油卡绑定车牌号管理，一车一卡，合理控制费用。

（五）做好非生产用固定资产及低值易耗品管理

购置需申请批准后再购置，购置完做好点收、入库并分别做好固定资产和低值易耗品资产台账。若资产设备、设施出现损坏，协调原厂家或外请技术人员维修，对维修质量监督确认并做好记录。对维修不好的物品，做好报废审核注销手续。

（六）做好公文管理

公文起草根据公司红头文件要求制作项目公文排版格式模板。来文流转附《公文处理单》呈领导批示，做好上传下达和处理情况反馈。收发报送均需做好《收（发）文记录》，登记内容包括序号、收（发）文日期、来（发）文单位，文件号，文件名称等。文件归档按照来文单位、时间等编号归档。

（七）做好会议管理

会前做好会议通知、会场布置，确保话筒、音响、投影仪、空调等仪器设备正常使用，茶水备好待用;会中做好服务、摄影及会议记录等;会后整理文件下发及问题反馈。

（八）做好公章使用管理

公章保管办公室专人负责，需加锁保存。公章使用严格履行审批手续。用印时核对内容和份数，如实填写《印章使用登记本》，禁止在空白纸张、介绍信、证件、奖状、表格上用印，禁止将公章带出综合办公室使用。

（九）做好考勤管理

秉承“公平、公正”的原则，严格执行请假制度，对员工的去向了然于胸，公示项目职工的在岗情况。制定考勤管理制度，制定项目合理的作息时间表。

（十）做好接待工作

有一定的礼仪知识储备，接待前做好充足的准备，明确日程安排，妥善安排住宿就餐。注意仪容仪表，热情迎接，做好细节管理，展示项目精神风貌。

（十一）做好宣传报道

要有一定的摄影基础及文字表达能力，深入生产一线采集信息、搜集照片、跟踪报道，及时高效准确的对重要施工节点、安全生产经营动态、职工活动、重要会议、领导视察等方面报道，展示项目文化风貌。

（十二）做好门卫管理

严格执行人员、车辆登记制度，定期对所有保安进行班前教育，指明近期需要注意的事项及安保工作。加强对保安人员巡视及安全隐患排查管理，做好巡视及排查记录。

（十三）做好文化活动建设

全力配合项目团支部、分工会、党支部组织文化娱乐活动，创造轻松活泼的“项目大家庭”氛围，加强职工交流，增进团队凝聚力。

二、项目部综合办公室行政管理存在的问题

（一）事务繁杂琐碎，缺乏系统的管理

综合办公室行政管理繁杂琐碎，缺乏系统的管理协调，服务对象范围广、没有核心的工作内容，要把庞杂琐碎的事务干好难度较高。

（二）领导不够重视，影响工作积极性

项目部行政管理工作为施工现场提供保障，没有技术含量，工作业绩很难度量和体现，容易被忽视，当琐碎的事情一多，会在一定程度上影响员工的工作热情，进而影响办事效率。

（三）工作人员能力不高，服务意识不强

综合办公室人员配备少，容易出现“一肩挑”的现象，在管理日常事务时缺乏全面的考虑、管理能力较弱，工作时比较被动，服务意识片面，无法充分调动自身主观能动性。

三、做好项目部综合办公室行政管理工作的措施

（一）规范工作方法，建立科学的管理体系

（1）分解工作任务，明确工作目标。梳理项目部办公室的工作，根据具体的岗位确定职责范围及责任人，分类建立工作台账，再根据工作的性质进行层层分解，按照实效、动态等原则对工作目标进行分解、优化。如根据工作周期的长短来分解每天的工作任务，工作周期较长、收效较慢的工作，就需制定小的工作日标，稳扎稳打。

（2）完善管理制度，规范工作流程。办公室管理人员要结合项目实际情况和企业的管理制度制定项目综合办公室岗位责任制度各项工作的管理制度和流程，明确岗位的责任和权利，确定工作流程，坚持按流程办事。笔者以单位印章的使用為例进行阐述，项目部公章的使用必须严格执行《公章使用制度》，履行OA审批手续，经项目经理批准后，方可用印，并做好使用登记。该制度的实行，避免了公章的随意使用，大大减少了项目合同、经济风险。

（二）提高工作技能，增强综合素质

做好行政工作，需要行政管理人员是全面发展的综合性人才，一方面要提高对工作的认识，热爱行政工作，抗压能力强，乐于奉献、责任心强，善于沟通。另一方面要提高工作技能，加强业务能力的提升，如摄影水平、语言表达、公文写作、组织协调等能力的提升，擅于借鑒、挖掘其他项目部的管理方法和经验。只有不断加强综合素质的提升，才能创新工作思路，有条不絮地将综合办公室的行政工作做好。

（三）争取领导支持，提升服务质量

项目办公室各项工作的开展，不仅靠办公室人员的努力，还需要项目各部门的支持与协调，更离不开领导的关心和支持。在开展工作的过程中：

（1）尽量做到“有求必应”。对于日常基本保障性工作如环境卫生、食堂管理、门卫管理等要征求职工的意见，通过有效途径改善，提高员工生活质量。对于服务性工作如办公用品的领用、打印机等基础设施的维修及小车安排等，要加强与项目职工的沟通协调，尽快合理安排好并对他们的需求正面回应，提高员工的工作质量。总之，以领导和职工的满意度为衡量标准，做到处处有回应，处处有落实。

（2）当好参谋手。工作中办公室与领导接触多，要当好参谋，多为领导提出备选决策方案，不要让领导做“问答题”，而要让领导做“选择题”，工作中做到心诚、词恭、眼活、腿勤，才能更好的为领导提供最佳决策参考，保证领导决策的顺利。

（3）信息及时反馈。对于需要办公室协调解决的工作，尽快完成并及时向领导或职工反馈完成结果。对确实有困难的、需规定时限内完成的事务，应向领导或职工说明原因并尽快想办法解决。

四、结束语

综上所述，在项目部综合办公室行政管理工作中，必须制定综合办公室岗位职责，完善各项规章制度，明确行为规范准则，建立科学的管理体系;强化办公室人员的专业技能和综合素质，调动主观能动性，提升其管理水平、服务能力;争取职工的理解与配合，领导的重视与支持能大大提高工作效率，充分发挥综合办公室行政管理职能，才能更有效地为施工生产保驾护航。

参考文献：

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