论医院人事档案管理工作的创新提升

王艳丽

摘 要：从某种程度上来讲，医院所开展的人事档案管理工作的质量能够反映出医院运营的状况，为了促进医院的可持续发展，医院应当强化人事档案管理工作实效性。本文阐述了如今医院人事档案管理工作的现状及问题，并在此基础上提出了创新医院人事档案管理工作的几点建议，旨在为医院档案管理工作人员启发新的思路。

关键词：医院;人事档案管理;创新提升

作为医院开展人力资源配置与管理工作的重要依据，医院的人事档案能够客观地反映医院工作人员的工作经历与有关情况，其涉及到多项内容，其中包括医院的各类人事管理资料，工作人员的绩效考核结果、专业能力和业绩等内容。随着医疗市场规模的逐渐扩大，如今医院内部的各个管理方面也产生了不同程度的变化，特别是在档案管理层面上，信息化技术的高速发展与愈发广泛的应用使得电子档案信息的使用频率逐渐提升，而传统的纸质档案的管理亦是不可忽视的，两种形式档案的混合应用就容易产生不可控因素，进而对医院人事档案管理工作的质量产生消极的影响。

一、如今医院人事档案管理工作的现状及存在的问题

鉴于医院的人事档案管理工作不直接与经济利益产生联系，因而在很多医院，上级领导都容易忽视对于档案管理工作的监督与管理，人事档案管理方面存在很多亟待解决的问题。

首先，对那些规模较小的医院而言，缺乏健全的基础设施，没有能够设置成单独的人事档案存储管理室的房间，最常见的便是将人事档案直接存放在人力资源部门的办公室内，这就导致人事档案的安全性以及保密性都有所降低，甚至容易出现泄露工作人员重要信息的情况。同时，医院可能缺乏专业的人事档案管理人员，因管理人员没有接受过系统的、专业化的培训，导致其缺乏较强的档案保密意识以及档案安全保护意识，对于档案管理工作中涉及到的有关知识也是知之甚少的，当然更不必提对档案管理工作重要性的认识了，这就使得档案管理人员在完成档案管理工作时具有较弱的主动性与积极性。

其次，部分医院虽然配备了专业的档案管理人员开展人事档案管理工作，但其缺乏合理的档案管理操作规范，且采用的传统人工检索的档案管理方式已经陈旧过时，导致医院的人事档案管理工作效率低下，甚至出现因操作不规范而导致档案资料遭到损坏甚至发生其他为医院带来损失的意外事件。

最后，医院的人事档案管理工作最大的问题在于档案管理人员缺乏较强的档案管理意识。随着医院规模的不断扩大以及发展，医院的员工数量亦呈现不断增长的趋势，而人员档案的数量也在不断增多，这必然为档案管理工作增添了一定的难度，因而，如果不能及时地对档案管理意识及思路进行更新与创新，就会使档案管理工作的质量与效率停滞不前甚至每况愈下，进而引发医院内部管理的诸多隐患。

二、创新医院人事档案管理工作的措施

2.1 提高医院整体对人事档案管理重要性的认识

妥善处理日常管理工作是医院为社会公众提供优质服务的关键前提，而日常管理注重对医院发展思想的升华，并以“后勤、行政为临床一线服务”为管理理念，使医院领导人员充分地认识到人事档案管理的重要意义与价值，并提高对人事档案信息管理开发与利用的效率，对于医院人事档案管理现状应当给予客观的评价与分析，对其中存在的问题主动采取恰当的解决措施，防止出现因医院人事档案管理工作不到位而对医院发展产生消极影响的情况。

具体来讲，医院有关领导应当提高对当前医院人事档案管理工作的监督与治理，在医院内部创建专门的档案管理队伍，科学地健全档案管理队伍的考核制度和管理规范，约束医院人事档案管理人员严格按照有关规章制度来开展工作。在设置医院人事档案管理有关标准时，应当细分档案管理人员的工作内容，实行个人责任追究制度;考核机制应当奖罚分明

，对于那些能够高效完成人事档案管理工作的人员，应当给予相应的奖励，而对于在档案管理工作中出现差错的人员，应给予罚款等相应惩罚，同时应当定期组织工作人员对一定时期内的档案管理工作进行总结，各抒己见，讨论这一时期内档案管理工作中存在的问题并加以反思，避免以后在档案管理工作中发生类似的问题。

2.2 强化对人事档案资料的安全保护

医院人事档案管理工作具有显著的系统性、科学性以及真实性的特点，而高质量的档案资料安全保护工作是提高人事档案管理工作质量的关键前提。开展档案资料安全保护工作应当从以下几个方面入手：

首先，提高基础设施建设的经费投入，采购需要的硬件管理设备，向上级部门申请专项經费来促进人事档案管理建设。比如：设置档案室、采购档案储存保险柜、计算机等，并根据医院实际情况做好档案室内的防火、防盗、防潮等各项工作，同时谨防档案出现损坏、丢失等情况。

其次，医院在开展人事档案管理工作时，应当充分利用发达的现代化信息技术。在互联网时代以前，档案管理主要采用人工立卷模式，工作人员依据自己对文件种类的理解来划分档案资料，由于不同工作人员的观点以及理解能力之间都存在一定的差异，极可能发生同一文件被划分到不同种类的情况，这就为后续的档案资料查找与使用带来了较大的不便性。利用现代化的信息技术手段可以实现人事档案资料的科学化分类与管理，在立卷时严格按照类别对所属条目开展分类工作，在日后的查找中，仅通过检索就可以找寻到相关的档案资料，在降低人事档案管理工作量的同时提高了档案使用的效率。

最后，传统的医院人事档案主要以纸质版为主，如今现代化的人事档案大都为电子档案，电子档案既可以提高档案整理工作的效率，又能提升档案资料的存储量，能够有效避免档案信息资料丢失、缺损、出错等情况发生。

2.3 强化人事档案管理室的环境

医院应当强化档案资料储存室的环境，安排人员定期进行室内的彻底清扫，时刻保持档案室内干净整洁，同时，工作人员应定期检验档案室门、窗的防盗情况，避免因门窗不完好而存在档案室安全隐患;鉴于档案室内储存的多为纸质文件，消防安全更应当得到重点关注，工作人员要定期检查消防安全，更换消防用具。此外，医院应以本院人事档案实际的管理环境为基础来开展工作人员的消防培训，强化安全意识以及处理特殊情况的能力。

结束语

总之，医院人才档案管理工作质量将影响到医院为社会大众提供医疗服务的水平，如今，

医院的人事档案管理人员应当不断地加强自身素质的提高与专业能力的培养，提高医院人事档案管理工作的实效性，进而为医院的可持续发展保驾护航。

参考文献

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