利用OA办公平台进行合同网络评审提高企业办公效率

刘细乔

摘 要 近几年中铁X局X公司的规模和体量在逐年扩张，伴随而来的是日常需要签订的各类施工承包、物资采购等合同也逐年增加。以往合同签订，需要各合同承办单位派人找相关部门负责人会签，然后主管副总、总工、总经、总会、总经理审批，常常因为部门负责人或者审批领导出差，合同签订需要较长时间，导致合同签订工作滞后，甚至影响到工程进度。显然，以往的合同签订方式越来越不适应现代化的企业管理，经过调查研究与讨论，确定通过对广联达OA办公平台进行再开发，实现以电子化流程替代人工纸质文本方式进行合同网络评审的工作方式，实现了公司合同评审无纸化办公，极大了提高企业办公效率。

关键词 合同 网络评审企业管理

一、实行合同网络评审的必要性

（一）及时签订合同，提高管理效率

在“先签合同后施工”这一硬性条件的规定下，合同签订的时效性便显得尤为重要。由于工程单位的工作性质，各管理部门人员不可能每天都在办公室办公，合同签订工作通常会滞后，甚至影响到工程的进展。采用合同网络评审系统后，各管理部门人员可以第一时间进行合同评审。即使出差在外也可以通过会议间隙、候车、候机等时间用手机APP审批合同。全面提高合同签订的时效性，保证了现场施工的正常有序进行，提高了签订的时效性和管理运转效率。

（二）避免人员浪费，节约人力资源成本

以往合同签订各单位都安排了专职人员在公司负责合同会签工作，造成人力资源的浪费，采用合同网络评审系统，无须委派专人盯控合同签订，节约了人力资源成本。

（三）节省办公设备及耗材，节约办公成本

以往签订合同过程中，由于编制的合同及相关附件不符合要求，经常重复打印修改，造成办公设备及耗材的浪费。

采用合同网络评审系统后，只需要最后评审完成后打印评审页即可，节约了办公成本。

二、合同网络评审主要做法

（一）合同网络评审工作的整体思路

经过调查研究与讨论，确定通过对广联达OA办公平台进行再开发，购买了广联达OA办公平台的表单使用权限，将各类合同的评审页按照集团公司和公司相关管理制度的要求进行归类、整理，划分出27个评审页。公司在OA平台中绘制了27个评审表单，结合在线下评审中出现的各种问题，重新拟定流程编辑程序。

为方便合同评审的自动流转，我们提前对审批过程进行定义和固化，形成审批流程，与纸质版审批流程一致。线上评审有效提高了工作效率，与手机号码进行了绑定，审批人会提前收到审批提醒，保证了评审过程第一时间完成。

（二）合同网络评审的基本功能

该系统功能主要包括：合同文本信息管理，合同审批过程管理，合同统计分析。

1.合同信息录入

不同合同关键信息可以进行自定义录入。确保主要信息都以结构化的数据保存到数据库中。审批过程可以打开用户上传的合同原件。可以对合同正文进行批注、记录。

2.合同审批过程

利用工作流驱动，实现合同信息表与合同正文的审批。审批节点要能定义节点对合同信息表的字段以及合同正文的操作权限。

3.统计分析

一是根据合同关键字，按不同的维度进行统计;如：按合同类型，按合同金额等;二是能以图表显示，合同审批效率统计表，部门合同审批数量曲线图等。

（三）合同网络评审基本流程

其具体流程如下：首先由流程发起人选择合同类型填写合同登记表，并送达部门负责人（项目经理与书记）审核后，返回到发起人，发起人再根据合同的不同送达各相关部门（主责部门与相应评审部门）会签，经各部门审核通过后送达分管副总经理和总经济师、总会计师、总经理审批，审批通过后由法律事务部归档进行合同编号处理。

当会签部门中任一部门没有会签完成时，合同不能转到下一级评审节点，只有会签部门全部完成评审时，方可到达下一节点，保证了合同评审与纸质合同评审过程一致，不会减少合同评审环节。

（四）合同网络评审操作具体流程

第一，登录广讯通，打开广讯通即时通讯窗口，点击窗口右下方的四个彩色方块按钮打开软件频道，点击协同办公，进入协同工作，在列表菜单中找到合同管理点击打开，选择要使用的合同表单，

第二，点击需要评审的合同表单，将空白处信息填写完毕，点击添加附件添加相应附件（项目需另附合同内部评审表）并输入评审日期（以劳务分包合同评审登记表为例）。

解决的问题：以附件的形式上传合同内部评审表及营业执照复印件等信息，便于后期查询与归档，合同台账集中，保证了资料的完整性。

第三，檢查信息填写无误后点击提交按钮弹出发送对话框，根据流程选择下一节点——部门负责人（机关）或经理（项目部），同时可以勾选通知方式，短信通知等。

解决的问题：解决了因领导外出办事或出差等候的时间，领导可以在电脑或手机上批阅合同，提高了办公效率。

第四，点击发送后流转至下一个节点，对方收到提示信息。

第五，收到提示后，打开链接，批示相关信息，点击左上角发送选择发起人中转（机关）或项目书记（项目部），进入下一节点。

第六，部门负责人或项目经理与书记审核通过后由发起人点击提交并选择主责部门审核人，按照合同审批流程进入下一节点审批。

第七，主责部门评审通过后由发起人中转发至需要评审的其他部门，点击部门名称，部门名称显示蓝色选择当前部门的负责人，以此类推，选择完毕之后点击确定发送。

第八，如评审过程中部门负责人提出意见需要更改，退回至中转人处，中转人可在附件处删除并重新添加附件，并联系管理员。

解决的问题：如遇到合同文本及相关提交内容需要更改，在线上重新上传附件即可，合同网上评审节省了办公耗材的使用，经济效益显著。

第九，根据审批流程继续流转，直至结束节点。

第十，使用其他合同评审表进行合同评审时除合同基本信息外需手动填写部门名称（主责部门和其他部门）及公司领导审核名称。

第十一，部门负责人或经理审批通过后中转人按照所写部门顺序选择相应部门的评审负责人。例如只需三个部门进行评审可点击部门3框内对勾处，取消选择。分别选择相应部门审批负责人，点击确定。下面步骤与前面所述类似。

審批流程：为方便合同评审的自动流转，我们会提前对审批过程进行定义和固化，形成审批流程，简单说审批流程是由方向线连接的流程节点组合，一个审批流程一定是以开始节点开头，以结束节点结尾。

合同表单：即合同评审登记表。流程启动人从合同管理中选择要使用的合同评审表来启动合同评审流程。

（五）评审展示

1.应用场景

科技部因业务需要，发起一个“信息化管理、科研课题、软件、电子设备采购合同评审登记表”

登陆平台后，点击合同审批——点击“信息化管理、科研课题、软件、电子设备采购合同评审登记表”：

打开此流程后，填写相应信息及上传附件

填写完后即可点击提交发送给下个环节处理人处理。

“保存”按钮是指发起人填写表单内容暂时不发送给领导时，可进行保存，点击保存 此任务流程会保存到 “我的流程”—“草稿箱”中。

2.实时跟踪合同的流程运转情况

点击“我的流程”：

点击“已办”按钮后，我们可看到刚才的流程“信息化XXX”，点击处理记录后可查看此流程运转信息：

3.合同台账

每张表都有一个台账页面查询，例如科技部通过合同台账查看所有“信息化管理”表单的  合同所有台账：

因合同属于保密性，大多数员工可通过“我的流程”查询与自己相关的流程。

4.合同统计

每个项目部只能统计自己项目的合同，公司统计所有的合同。

（六）日常管理

公司科技部设有兼职合同网络评审系统管理员，负责日常对后台进行维护，对工作流进行监控，关注各个合同流程的进展，如有问题及时与流程发起人进行沟通。

管理员随时回复流程经办人的疑问，如有需要更换流转节点的情况第一时间进行处理，保证流程运行过程通畅。

三、合同网络评审实施效果

2016年11月合同网络评审系统上线测试，经过近9个月的运行测试调整后，系统更加贴合公司管理实际。2017年8月，该系统正式上线运行。公司合同签订时效大幅提高，工作效率显著提升，办公成本明显降低，工作管理水平得到加强。

四、结语

根据实际需要结合现有管理办法，借助中国中铁统一使用的广联达OA办公平台开发了合同网络评审管理系统，实现了广联达OA办公平台的合同网络评审，实现了各类合同的录入、评审、统计，归档等管理工作，实现了合同管理工作中的无纸化办公，提高了企业日常运营办公效率。此方法可以在中国中铁内部推广使用。

（作者单位为中国中铁）