档案信息化建设与档案管理的几点思考

朱明辉

摘 要：近些年来，各单位企业自身的发展规模在不断的扩大，其自身的档案工作也应该随之改善，档案管理工作模式的科学改进，能够促进整个档案管理工作效率与质量的提升，尤其是在当前的信息化时代之中，档案的信息化建设有利于档案工作的发展，同时还能够将档案工作本身所具有的作用充分发挥到相关企事业单位之中，促使企事业单位的稳定发展。因此，相关企事业单位需要加强对档案管理以及信息化建设工作的重视。

关键词：档案信息化建设;档案管理;思考

引言：档案管理是相关企事业单位的基本工作环节，同时也是企事业单位发展过程中的重要工作环节，若是档案管理工作不到位，就会有极大可能造成企事业单位信息或者是个人档案信息的泄露，从而对企事业单位或者个人造成严重的不良影响，并阻碍企事业单位的发展。基于此，相关企事业单位要对档案管理工作予以重视，并且还要结合档案管理的实际情况，以及当前时代的发展趋势，进行档案的信息化建设，以此提高档案工作的有效性。

一、档案信息化管理的主要特点

第一，档案信息化管理具有数字化的特点。信息化的档案管理工作模式与传统人工式的管理模式相比，其自身最主要的特点就是能够将纸质的档案信息转化为数字化的数据信息，这样不仅有利于相关工作人员的查阅，而且更方便工作人员的档案管理[1]。这种数字化的档案管理形式，主要是在数据库的基础上开展的，而数据库则是相关单位借助信息技术建立起来的，它能够对各种档案信息进行有效的整理以及科学的分类，使得档案信息的存储更加规范，避免了档案管理过程中的混乱情况，提高了档案管理的工作效率;

第二，档案信息化管理具有网络化的特点。档案信息化管理这一工作模式的应用，离不开互联网，而网络化也成为其自身较为突出的特点。对于信息化的档案管理而言，其自身的有效开展主要依托于互联网，而档案信息资料的传输以及查阅也都是借助网络实现的，这样不仅能够提高档案管理的高效性，还能够实现相关企事业单位内部的档案信息的共享，降低传统档案查阅工作的繁琐性以及复杂性，促使档案管理本身所具有的价值得以充分的发挥出来;

第三，档案信息化管理具有智能化的特点。在信息化的档案管理工作中，智能化是其自身的附加特点，由于这一工作模式本身就具有数字化以及网络化的特征，就使得整个信息化的档案管理也逐渐衍生出智能化的搜索及筛选功能，与传统档案管理工作中人工查找与检索的方式相比，智能化会让档案查找与搜索工作变得更加便利，比如，相关企事业单位的工作人员若想查找某份档案资料，只要在管理数据库中输入关键词，就能够快速找出与相应的档案资料或者与其相关的档案资料，这也为档案管理人员省下不少时间与精力，使其能够更好的兼顾其他档案管理工作环节;

第四，档案信息化管理具有简易化的特点。在以往传统的档案管理工作中，管理工作人员的更换速度比较快，人工式的档案查找方式会浪费大量的时间，而且也不利于档案管理工作的有效开展，而信息化建设则能够解决这一问题，同时也会让档案查阅工作变得更加方便快捷，并促使档案查找过程变得更加简单[2]。

二、档案信息化建设与档案管理的有效策略

（一）加大对信息化建设的投入力度

相关单位企业若想开展有效的档案管理工作，就要紧随社会时代的发展趋势，进行档案管理的信息化建设，而在进行信息化建设的过程中，相关企事业单位则要抓住信息化的关键点，并加大相应的投入力度，以此提高信息化建设的效率与质量。基于此，相关企事业单位需要投入大量的资金，采购各种档案信息化管理工作所需的设备，如计算机、扫描仪等相关信息设备，使得档案管理的信息化建设需求得以满足，为档案信息化管理工作的有效开展提供有效的载体，这样也能够加快信息化的建设进程。另外，相关企事业单位还需要聘请专业的技术人员，利用信息技术建立相应的档案管理数据库以及档案管理网站，借此为信息化的档案管理提供充足的软件载体，使其能够真正实现信息化的档案管理，同时也要将网站所具有的优势充分的发挥出来，借助信息技术建立内部服务网站，将一些能够公开的档案资料传输到网站上，促使档案网站能够更好的服务于单位企业的内部工作者。

（二）加强对电子档案资料的管理

虽然说信息化的档案管理模式更加便利，但是由于网络本身的开放性比较高，就导致电子档案资料的安全性有所降低，因此，相关单位企业在进行档案管理信息化的建设过程中，还需要加强对电子档案资料的管理力度，提高档案管理的安全性以及规范性，这样才能够保证信息化档案管理工作的效率与质量，提高档案管理工作的高效性[3]。基于此，相关单位企业需要设立专门的技术部门，明确其管理电子数据信息以及维护档案管理系统的工作内容及职责，使其能够对电子档案文件进行规范化的管理，避免出现重复、乱码的情况。另外，还要对电子档案文件的上传格式、更改保存等工作环节进行有效的规范，确保档案资料在系统中的有序性，同时还要对档案文件的传输目录予以规范，这样也更便于档案资料的查找。此外，相关企事业单位还要加强对档案管理系统及网站的维护，同时还要利用防火墙及杀毒软件等技术，提高档案系统及网站的安全性，以免出现信息泄露的情况，影响到企事业单位的发展。

（三）完善信息化档案管理手段

相关企事业单位在进行档案管理工作时，不能只关注信息化建设过程中的设备投入情况，还要注重信息化档案管理制度以及管理手段等方面的改进，使其能够与信息化的档案管理工作模式相匹配，这样才能够将信息化档案管理的实效性充分的发挥出来，促使信息化档案管理工作得以高效开展。基于此，相关企事业单位需要建立完善的信息化档案管理制度，在建设制度的过程中，相关人员需要考虑到信息化档案管理的具体工作内容及环节，对档案管理人员的工作内容进行细致的划分，并且还要规定管理人员的工作行为，针对档案管理的实际情况，制定出责任管理制度、奖惩制度以及考核制度等，以此提高信息化档案管理工作的有序性。另外，相关企事业单位还要对传统的管理方式予以改进，制定出现代化的档案管理流程，并将信息技术有效应用其中，实现档案管理流程的信息化，以此提高档案管理的信息化水平，进而促使信息化档案管理工作能够有效开展。

三、总结

通过上述分析，在信息化的时代下，相关企事业单位不仅要重视自身经济结构的改革，还要对档案管理模式的改进予以重视。信息化建设工作在档案管理工作中有效实行，既能够提高档案管理工作的效率，也能够提高档案管理的安全性，因此，相关企事业单位应该加强档案信息化建设的力度，实现有效的档案管理。

參考文献：

[1]赵静. 档案信息化建设与档案管理的几点思考[A]. 《智能城市》杂志社、美中期刊学术交流协会.2016智能城市与信息化建设国际学术交流研讨会论文集IV[C].《智能城市》杂志社、美中期刊学术交流协会：，2016：1.

[2]周晓燕，李彦. 档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 办公室业务，2016（07）：49.

[3]李海霞. 谈新形势下档案信息化工作的几点感想[J]. 办公室业务，2018（21）：56+74.