大数据下探讨企业文书档案的信息化管理以及利用

涂莉菁

摘 要：企业文化档案是记载企业所有信息的重要载体，它的管理为以后的企业决策与发展，提供了重要的依据。在大数据时代，企业文书档案管理工作也应该进行信息化的建设与管理，以便保证文书档案的完整性。本文主要浅析企业文化档案在大数据时代进行信息化管理的优势、不足及相应的解决措施。

关键词：大数据;企业文书档案;信息化管理

大数据时代的到来，使得人们的生活和工作方式发生了极大的转变，人们进行信息传播与记录的方式也随之发生相应的转变。企业文书档案在大数据时代进行信息化的管理和应用，可以提升文书档案管理的质量，为企业的发展提供更多的数据支持。

一、企业文书档案信息化管理与利用的作用

（一）提升了文书档案管理的效率

传统的企业文书档案工作，需要企业员工对信息进行纸质的书写，并根据文书档案的内容进行分类管理和储存，工作效率慢。企业文书档案进行信息化的管理，可以运用计算机快速的进行文书档案信息的收集、整理与归类存储，提高了文书档案管理工作的效率。同时，企业工作人员可以根据自己需要的文书档案内容进行关键词查找，改变了以往文书档案管理工作模式，使得文书档案管理工作变得快速、准确[1]。

（二）实现了文书档案信息的共享

传统的企业文书档案信息需要借助大量的纸质及空间去进行记录和存储，很多文书档案在储存以后，查找时需要花费大量的时间，导致信息共享存在一定难度，造成了企业资源的浪费。企业文书档案进行信息化的管理，借助计算机及互联网就可以进行文书档案信息的收集、存储和查找，使得信息的传递不受时间和空间的限制，企业工作员工可以根据自己的工作需求，运用计算机进行文书档案信息的查找，做到了文书档案信息的共享，还帮助企业进行了资源的有效利用。

（三）延长了文书档案的使用寿命

传统的企业文书档案存储是纸质的存储方式，它需要员工根据纸质的特点，进行精心化的管理，避免纸质文书档案在存储过程中，因环境、人為等因素出现破坏，保证文书档案信息的完整性。但是，纸张的保持年限是有限制的，对于文书档案管理工作带来了很大的难度。企业文书档案进行信息化的管理，可以借助计算机及互联网进行信息的存储与备份，保证了文书档案信息存储的安全性，延长了文书档案的保存寿命。

二、企业文书档案在大数据下进行信息化管理中存在的问题

（一）网络安全隐患问题

随着互联网的快速发展，人们使用互联网的频率逐渐增加。但是，由于用网人数的不断增加，再加上互联网的不断发展，网络安全隐患问题也随着出现。企业在对文书档案工作进行信息化的管理过程中，也要注重网络安全隐患问题，避免企业文书档案在信息化管理的过程中出现因病毒、黑客等问题而造成的损失，避免为企业带来不必要的损失[2]。

（二）文书档案存储机密性差

相比较传统文书档案存储而言，计算机存储方式存在一定的风险，信息容易出现被人为串改的可能，使得文书档案信息变得不准确，影响企业以后的决策与发展。同时，企业在进行文书档案信息共享的过程中，如果信息传递的不准确，很容易对其内部的工作人员造成误导，不利于企业工作的正常开展。

（三）文书档案管理员工能力不足

我国部分中小企业并没有专业的文书档案管理员工，往往是企业文员兼职文书档案管理，他们没有相关的文书档案管理的专业知识与经验，对于计算机及互联网的操作水平也不高，导致企业的文书档案管理工作存在漏洞，不利于企业信息的存储与利用。

三、企业文书档案在大数据下进行信息化管理的措施

（一）文书档案信息的数字化管理

大数据时代的到来，使得企业文书档案信息的管理由传统的纸质管理变为数字化的管理，企业工作人员可以根据文书档案信息的内容进行计算机的录入、收集、整理和归类，改变了企业文书档案信息存储的形式，缩短了企业员工的工作时间，提高了企业员工的工作效率。因此，企业应该根据大数据时代的特点，鼓励文书档案员工进行数字化的录入，把现有的纸质文书档案信息进行计算机的录入，并在原有的基础上进行存储备份，把纸质的信息变为数字化的信息，为文书档案后续的管理工作做好准备。

（二）文书档案信息的网络化管理

互联网的普及和应用，企业已经转变了传统文书档案信息储存和管理的方式，运用互联网进行文书档案信息的存储和查找，它改变了传统文书档案信息储存和查找的繁琐性，减轻了企业工作人员的压力，使得工作人员运用计算机就可以进行文书档案的网络化管理，为企业内部员工提供了更加快速、优质的服务，使得企业内部工作人员可以运用文书档案信息进行工作的完成，提高了员工的工作效率，也提升了企业内部资源的使用率。因此，企业应该完善公司的网络，搭建完善的互联网使用平台，使公司员工可以运用互联网去进行文书档案信息的查找，提高工作的便利性。

（三）文书档案信息的安全化管理

企业在运用互联网进行文书档案信息管理的过程中，存在一定的网络安全隐患。如病毒、黑客等安全问题，为企业文书档案信息的存储和管理带来了一定的困难。为了保证文书档案信息的安全性和完整性，企业应该根据实际情况进行公司基础设施及互联网设施的完善，不断对企业的管理系统进行升级，使得企业的管理系统具备较高的抗病毒和抗干扰能力，保证企业工作人员可以运用计算机和互联网进行正常的办公，使得企业文书档案信息的安全性和完整性得到保障。同时，公司管理层也要加大对于文书档案使用的监督工作，避免员工在使用工程中对文书档案进行篡改，保证文书档案信息的完整性和不可变性，使得文书档案信息可以准确地进行数据的展示[3]。

四、企业文书档案在大数据下进行信息化利用的措施

（一）完善企业文书档案的存储形式

文书档案的信息化利用不同于纸质文书档案，它可以以图片、视频、文字、语音等多种形式进行记录，丰富了文书档案的存储形式，使得文书档案信息变得更加全面。因此，企业在利用大数据对文书档案信息进行信息化建设时，可以对文书档案信息的录入形式进行选取，使得企业文书档案信息的内容变得更加丰富，不断文书档案信息进行整理和分类，为企业提供更加全面的信息。

（二）完善企业文书档案的管理方式

企业在进行文书档案信息化技术利用的过程中，应该根據信息化建设的特点，去进行管理工作的完善，使得企业管理工作可以满足企业建设的需求，不断提高企业文书档案信息化建设的效率。企业管理层要根据新大数据时代发展的特点，去进行管理层知识与技能的提升，加深管理层对于大数据时代的认知，从而结合企业的文书档案信息去进行管理方式的完善，使得企业文书档案信息化建设更加科学、合理。

（三）挖掘企业文书档案的内容价值

大数据时代的到来，使得企业文书档案信息的记录变得更加全面，为企业的发展与决策提供了大量的数据支持，使得企业的决策和发展变得更加科学化。因此，企业应该结合大数据时代为文书档案管理带来的便利，去深度挖掘文书档案中有价值的内容，结合企业的发展与需求去进行筛选，使得企业的决策变得更加有效。这就需要企业管理层认识到文书档案工作的重要性，加强对于企业信息化的建设工作，不断加大信息化建设的资金投入，使得企业拥有健全的信息化硬件设施与软件设施，满足文书档案信息化管理的需求，做好前期准备工作。

同时，企业要加强对于文书档案管理员工的培训工作，部门企业文书档案管理员工并没有专业的文书档案管理知识，也没有对于文书档案的管理与利用并不明确，导致很多文书档案信息存在错误存储的现象，影响了后期的管理与筛选工作。因此，企业可以从两方面进行员工的培训。一方面企业可以进行新员工的招聘，提高企业文书档案管理人员的招聘要求，要求新员工必须具备文书档案管理的专业知识与经验，使得新员工可以快速地熟悉企业的文书档案管理工作。另一方面，企业可以对文书档案管理员工进行信息化的培训，不断提高员工的计算机及互联网操作水平，使得员工可以运用计算机及互联网准确对文书档案进行分类存储和管理，为后续的便捷化服务打下良好的基础[4]。

五、结束语

综上所述，企业文书档案在大数据下进行信息化管理及利用，不仅满足了时代发展的需求，提高了企业的信息化水平;还满足了企业生存与发展的需求，为企业提供大量的数据支持。因此，企业应该加大信息化基础设施的建设，为文书档案的管理与利用做好准备工作，提高企业的文书档案管理效率，从而使其更好地为企业服务。

参考文献：

[1]严卉.大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用分析[J].信息通信，2019（06）：153-154.

[2]华琦.大数据环境下企业文书档案的信息化管理及利用研究[J].兰台内外，2019（12）：34-35.

[3]才翔.大数据环境中企业文书档案信息化管理及利用[J].兰台世界，2018（S2）：179-180.

[4]米月琴.大数据环境下企业文书档案的信息化管理及利用研究[J].办公室业务，2018（17）：51.