数字化环境下事业单位人力资源档案管理的路径研究

贾铭书 公主岭市人才储备中心

数字化技术的进步推动了各项社会管理与社会服务事业的进步，推动了社会变革的加速进行。在人力资源档案管理领域，数字化管理提高了管理工作的效率，顺应了社会发展趋势，使档案管理的重要性更加凸显。管理部门要高度重视人力资源档案管理的数字化趋势，积极学习新技术，让档案管理更加规范化、标准化、科学化和人性化。

一、事业单位人力资源档案数字化管理的作用

（一）提高管理效率。传统的事业单位人力资源档案管理效率下，主要依赖于人力操作。而在数字化背景下，人力资源档案管理的效率大大提升，事业单位员工和领导如果需要查阅档案，可以很方便的通过网络进行快速调阅，信息处理速度大大提高，节约了大量的人力查找、阅读的时间，提高了工作效率。

（二）促进信息化建设。人力资源档案管理的数字化有利于推动管理的信息化建设的实现。数字化建设是以信息化作为基础的，需要推广普及先进科学技术和局域网技术，这也推动了信息化的实现。

（三）提升档案资料的安全性。采用数字化技术可以提高人力资源档案管理的安全性，降低因纸质原件损毁等造成的档案损失，为事业单位节约了大量的时间和精力，有效避免了档案管理的一些风险。

二、目前在人力资源档案数字化管理中遇到的问题

（一）人员素质不高。人力资源档案数字化管理有着较高的技术含量，这要求管理者除要有一定的专业能力外，还要具备一定的技术知识和实际操作能力，如计算机、信息化、数字化和网络信息安全等专业知识。在实现人力资源档案数字化管理的过程中，我国的事业单位引进了一些专业人才，以满足数字化档案管理的需要，但是总的来说仍然面临着人才的巨大缺口，并且人才的素质也还有待提高。

（二）数字化档案管理的基础薄弱。数字化技术的应用需要一定的技术硬件设施作为基础，在事业单位中实现人力资源档案的数字化管理，必然要引进专业的数字专业的设备。但因为各种因素的影响，当前事业单位的基础设施设备还不足以满足人力资源档案数字化管理的需要，设施较为薄弱。具体表现为：1.缺乏功能齐全的计算机，不具备进行数字化管理的基本条件。2.人力资源档案管理较为原始、散乱且多样，不能适应对人力资源档案数字化管理的要求。人力资源数字化管理有着很高的标准，因此传统的人力资源档案管理不具备实现数字化管理的现实条件。3.数字化管理对网络带宽有一定要求，而部分事业单位网络传输速度过小，不利于数字化管理的实现。

（三）利用率较低。人力资源档案数字化管理除需要一定的硬件技术设备，还需要事业单位工作人员能够切身感受到人力资源档案数字化管理的作用和用途。在这一方面，很多的基层事业单位很难达到，对于人力资源档案的数字化管理的利用率较低。这是因为：1.大部分事业单位的人力资源档案管理仅处于档案保管这一较低的层次，没有实现在服务员工方面的作用。2.未能深入挖掘档案资源，导致档案利用率较低，致使员工忽视了人力资源档案数字化管理的作用。3.数字化管理系统的稳定性不高，不易维护，安全性欠缺，人力资源档案数字化管理存在一定的安全隐患。

三、加强事业单位人力资源档案数字化管理的措施

（一） 提高档案管理人员素质。人的因素是实现人力资源档案数字化管理的关键核心，因此要想提高档案的数字化管理水平与能力，则提高管理人员的专业素质就是重要手段。1.加大管理人员的学习培训力度，使之能够熟练掌握人力资源档案数字化管理的方法和技巧，熟练操作计算机和相应的程序，提高数字化管理的业务能力。2.丰富档案管理人员的知识体系，积极鼓励管理人员进行业务创新，培养创新思维，增强创新能力。3.实行考核上岗，总结档案管理的经验做法，提升数字化管理的水平，对管理人员定期考核，以提高管理人员进一步学习的积极性，提升管理水平。

（二）数字化管理系统要不断完善。人力资源档案数字化管理是依赖于软件和硬件实现的。硬件就是指这一系统的物质载体，如计算机等，软件就是指其功能得以实现的系统设计。人力资源档案数字化管理的顺利实现需要对其管理系统进行不断完善，以保证管理系统的科学性。1.对人力资源档案数字化管理进行系统设计，依据事业单位的人力资源档案管理的具体实际情况，结合其管理需要进行开发，科学设计出档案录入、管理系统类型、软件系统开发等方面的办法。2.加强对档案管理的监督和安全维护，提高数字化档案的管理能力和安全性。3.实现档案数字化管理系统和办公系统的共享连接，方便员工查询使用。

（三）档案数字化管理要标准化

我国的档案管理有一套较为成熟的管理制度和管理标准。因此事业单位的人力资源档案数字化管理也要满足既定的标准和要求，执行统一的档案管理政策。这也是提高事业单位人力资源档案数字化管理水平的必然要求。1.根据国家的档案管理政策和标准，结合本单位档案管理的实际需要，制定反映本单位实际需求的人力资源档案数字化管理制度，并在实际执行过程中根据出现的问题不断完善。2.在进行人力资源档案数字化管理操作时，根据标准要求执行，做到操作步骤标准、统一、规范。3.在前两步的基础上，实现信息共享，为将来的档案管理信息化做好准备。

结论：在数字化背景下，人力资源档案管理改变了传统模式的耗时、费力的管理方式，使档案管理走向现代化，提高了管理的效率。故而事业单位就要认识到这一趋势，不断提高管理人员的专业素质，完善基础设施建设，以推动本单位人力资源档案数字化管理的更好发展。