大数据背景下的开放教育人事档案信息化建设研究

[摘 要]随着大数据时代的到来，进行人事档案信息化建设既是档案信息化建设的重要内容，也是开放教育转变人事档案管理模式的必要条件。文章在分析广西广播电视大学人事档案管理现状的基础上，从强化档案信息意识、构建大数据利用平台、加强制度建设和优化人才队伍等方面，提出了如何在大数据背景下开展开放教育的人事档案信息化建设策略和构想。

[关键词]开放教育;人事档案;档案信息化

引言

当今时代，随着科技和信息技术的不断发展，社会各领域中的数据正在不断地增长，由数据爆发带来的改革创新、产业重组、技术革新、模式改革等社会效益正日益显现，“一个数据产生重大价值、数据驱动创新的时代已经来临”[1]。开放教育是大数据信息时代中教育行业发展的必然趋势，伴随着高校开放教育内部管理体制、人事制度的调整和改革，各类人事档案数据信息日益复杂多样，要实现科学、高效、优质的信息管理，势必给人事档案信息化管理工作提出更高的要求。

一、大数据与开放教育人事档案信息化

（一）大数据的内涵

“大数据”是信息时代的产物，它的出现最早可回溯至上世纪80年代。“大数据”概念提出之后，它的内涵随着时代的发展得到不断地丰富。至今为止，学术界仍未对“大数据”的内涵有统一的定义。既有“数据说”：“大数据”是指由社会相关组织或个体经多种手段采集、伴随网络行为而产生的，蕴含了数据原始来源信息和采集信息者的真实意图、喜好的收集信息的庞大数据组;也有“技术说”：“大数据”是依托计算机等技术手段，通过收集、分析、研究、整合等方式而形成的数据集架构形式。但无论学术界对其如何定义，“大数据”的内涵均包含以下几个特点，即数据量大：海量数据、眼花缭乱;来源复杂：类型繁多、广泛分布;传递高速：传递快捷、处理及时;价值递减：数据的价值与需求时限成反向递减关系。

（二）大数据背景下开放教育人事档案信息化的必要性

1. 新时期人事档案管理的必然要求

信息技术的发展带来了依靠“互联网+”的大数据时代，人事档案信息化建设是顺应“互联网+”时代的必然。国务院在2015年7月印发的《关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》中指出：“互联网+”是把互联网的创新成果与经济社会各领域深度融合，推动技术进步、效率提升和组织变革，提升实体经济创新力和生产力，形成更广泛的以互联网为基础设施和创新要素的经济社会发展新形态[2]。通俗地讲，“互联网+”就是互联网与传统行业的结合从而带来新的产业增值。人事档案是档案家族中的重要组成部分，它承载着社会组织、个人的社会实践经历，是全面反映社会个体的全面的历史记录，具有重要的参考、凭证价值。在“互联网+”的环境下，信息化建设是有效提高人事档案管理水平的强力推手，更是深度挖掘人事档案管理中的大数据，使之更好地为社会所利用，实现档案历史文化价值传承的必然要求。另外，人事档案信息化建设，是档案信息化建设的重要构成，也是人事档案管理顺应社会发展的必然改革。为此，中组部在2017年发布了《干部人事档案数字化技术规范》通知，明确了要大力开展人事档案的数字化开发和信息化建设的执行标准;在2018年11月，中央办公厅新版《干部人事档案工作条例》（以下简称《条例》）中也提到，要“加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系。”[3]由此可见，无论是大数据时代带来的外在要求还是新时期档案体系中信息化建设的内在需要，进行人事档案信息化建设非常必要。

2. 开放教育中人事档案管理模式转变的必要条件

进入“终身学习”“没有围墙的学校”的开放式教育时代，开放教育赋予了教育体系中各个组织和职能部门更为鲜明的时代特点，即数字化的办学、高效的组织、海量数据的共享和有效利用。传统的人事檔案管理模式是以人工的收集、整理、鉴定、归档为主，档案载体为单一的纸质载体模式，不仅效率低，而且在人事决策中，人事档案信息关联性不强，常常存在“信息孤岛”现象，无法满足开放教育环境下要求日益高效的组织人事部门的管理工作需求。而“大数据”则要求人事档案的管理能不受时间和空间的限制，在收集、整理、鉴定、归档、分析、利用等各个人事档案管理环节都在基于大数据的环境下进行，通过数据分析、挖掘等信息技术收集和处理人事档案的大数据信息，使组织人事部门能迅速了解和掌握现有的人员信息、分析相关人才数据，进而为组织人事工作提供人力资源上全方位的决策依据，提高组织人事部门的工作效率。而优化各部门的工作职能和提高工作效率，也是在探索和发展开放教育中必不可少的因素。由此可见，基于大数据背景下的开放教育人事档案的管理模式由纸质变为电子、由单一信息利用变为海量数据的整合，人事档案的信息化建设必不可少。

二、大数据背景下开放教育人事档案信息化存在的问题

（一）档案意识不强，人事管理观念创新不够

人事档案意识的缺乏不利于信息化的建设的发展。档案工作具有保密性，一段时期内在社会中体现为社会大众对档案工作的缺乏了解，尤其是人事档案工作，更因人事档案是所有档案类型中最为核心涉密的部分，社会对它的认知更为匮乏，由此产生的对人事档案不了解、对人事档案工作很陌生，对人事档案意识缺乏现象普遍存在。例如，就学校大部分员工而言，人事档案就只是他们个人情况的记录，不知道自身有哪些材料是要归档的，有哪些材料是有其他查考价值的，到需要利用信息的时候才知道人事档案的重要，但很多时候正是因为自身对考核、奖惩等材料平时积累的忽视，他们的个人档案信息无法完整体现，他们对信息的利用效果往往大打折扣。又如，更有甚者不知道人事档案的保密性，以为只要有需要，自己的档案想看就看。再者，由于长期以来兼职管理、非档案学历背景等原因，人事档案管理员的档案意识也不够强，人事管理者在人事管理观念上创新不足，对待人事档案工作重视不够，以至于在对内人事档案工作的基础性管理和信息化的谋划，以及对外人事档案工作价值的宣传普及上缺乏内生动力。

（二）人事档案信息利用率不高，无法满足大数据信息开发利用的需要

目前，从学校的人事档案利用情况来看，人事档案信息的利用率不高，信息利用不充分。具有学校人事管理权限的人事档案约210多卷，2017年至2019年间，因各类查档需求而产生的人事档案信息利用行为如表1所示。从各年度查档利用率来看，每年对人事档案信息的使用情况还不足一半，其中在查档利用关键要素数据上，满足于日常的信息统计管理上的利用较多，在数据提供和信息凭证上的利用较少;而且，这些查档利用行为仅仅只是完成了“查”，在后续如何有效地“用”，即进行信息的维护和管理则几乎没有体现;再者，在这三年内查档的利用率还在逐年下降。无论是利用人事档案信息的目的还是实际利用效果，这些都与快速发展的大数据时代不相适应，无法满足利用大数据背景对人事档案信息中各类人才信息要素的分析、统计以及人事档案信息的再开发、再利用。

（三）大数据挖掘技术薄弱，缺乏有效的大数据平台管理

学校人事档案管理目前还停留在纸质整理、利用阶段，平时对档案信息数据的利用也仅仅只是通过查阅实体案卷进行信息的提炼，偶尔只在进行相关组织上报、人事调查、师资统计工作中对所查的档案信息进行二次加工，并更新至相应的名册、表格当中。而且组织人事部门现有的数据工作平台也只有干部系统、党员系统、教师系统、师资系统等，未引进行之有效的与人事档案管理相关的档案管理信息系统。而现有的数据系统是相互独立的，虽然各系统自带人事档案中的部分信息，但对人事信息数据采集效果与系统自有的挖掘技术密切相关。人事档案数据采集缺乏有效的信息挖掘，无法实现大数据时代的高效便化管理。再者，如前面所提到的人事档案意识缺乏的情况，部分管理人员认为档案工作仅仅只是狭义层面的收集、整理、立卷、入库等工作，对信息技术的重要性认识不够，以至于对大数据时代给人事档案信息化带来的机遇认知存在偏差，对整合现有数据系统和建立健全有效的人事管理大数据平台也缺乏有效的认识，这些都阻碍了人事档案的信息化变革。

（四）人事档案管理体制不够健全，管理制度不够完善

目前，在大力发展开放教育的背景下，广播电视大学在积极推进部门的职能规划和制度建设，但就目前情况来看，人事部门管理体制还不够健全，尤其体现在对人事档案工作的职能梳理和建章立制上。截至目前，校组织人事部门建立的规章制度包含干部监督、党组发展、人事管理、薪酬管理、师资队伍建设等方面，但组织人事工作中的重要工作之一——人事档案工作的管理规范尚不健全。制度的不健全带来了人事档案工作效率不高以及未能形成人事部门和其他部门业务上人才数据的及时共享机制等问题。例如，虽然有中组部关于人事档案工作的具体规范，但由于全国各系统、各单位性质不同，在具体管理人事档案上各有一套管理办法，这时制定适合自身情况的管理制度来规范业务工作就很有必要。在大数据时代和建设开放教育的背景下，人事制度还未健全，会导致诸如收集不齐全、归档不及时、整理不规范、保存不妥當等问题，由此而产生在人事数据的挖掘和共享上存在滞后问题，进而不利于开放教育建设的大数据共享。

（五）人事档案管理专业人才缺乏，基础性投入不足

一方面，在现阶段较长时期内，由于学校人事变动较为频繁，组织人事部门人员少等原因，在人事档案管理工作上一直由人事部门相关业务人员兼职负责，且从近10年的人员变动情况来看，兼职从事人事档案管理的人员都不具备档案管理专业或工作背景。只有近年来开始配备了1名有档案管理专业和档案管理工作经历的人员专门负责人事档案的工作，另外也配备了1名有文书档案管理经验的人员在组织人事部门兼职管理人事档案。即便如此，由于在构建开放大学和高职学院等大环境中组织人事部门工作日益繁杂，加上人员变动频繁，专职从事人事档案工作的人员除了人事档案管理外，往往更多的时间是花在处理大量的其他日常工作上。这也是导致学校人事档案管理跟不上大数据时代需要人事档案信息化的重要原因。另一方面，有的相关人员人事档案意识不强，导致了对人事档案的基础性投入不够，这主要表现为缺少人事档案工作专项资金，人事档案库房面积小、设施老化，不完全符合档案库房“八防”要求以及没有真正做到库房、整理室和工作室的三室分离等。对人事档案工作的基础性投入不足是进行人事档案信息化建设的主要阻力，也与大数据时代需要依靠投入较好的软硬件进行数据采集的要求相悖。

三、大数据背景下开放教育人事档案信息化建设的策略构想

（一）增强档案信息化意识，转变人事管理观念

在大数据背景下推进人事档案信息化，在思想上必须从提高档案意识和更新人事管理观念抓起。一方面，需要提高管理者和其他员工的档案认知水平。一是管理者需要充分认识人事档案的重要价值，通过员工培训、政策宣讲、案例通报等有效手段，对人事档案的知识、政策等内容进行线上、线下的宣传，主动普及人事档案意识，让广大教职工认识到什么是人事档案、它与自身有什么利益相关、为什么要重视人事档案工作等;二是可组成人事档案信息化的专职管理团队，向大众普及信息化的意识，使所有人充分能认识人事档案工作和档案信息化工作的专业性、科学性，以及在大数据应用中的价值性。另一方面，人事管理观念需要更新和转变，要将人事档案管理纳入党建管理、人事管理和开放教育的发展规划中。《条例》中提到，要“将干部人事档案工作列为党建工作目标考核内容”[3];另外，根据全国干部人事档案专项审核工作部署的有关需要，从2019年12月起凡新进入审核范围的干部人事档案，均需要进行专项审核。因此，在学校往后的重要规划中，应将人事档案工作作为常态化的重点工作，纳入开放教育的建设体系，让更多的人认识到人事档案的价值和信息化带来的效益对学校可持续发展的重要意义。

（二）推进档案信息化建设，构建大数据档案信息平台

1.给予充分的资金与技术支持。信息化建设离不开先进的现代化信息技术手段，要以2019年12月起开展的干部人事档案专项审核“全覆盖”工作为契机，不仅要提供专门的资金经费保障、引进现代化档案管理手段，保障实体档案的有效整理，还要加强人事档案管理基础设施建设，及时更新管理设施设备、保障必要的档案数字化、信息化场所等，确保基础投入保障到位。

2.拓展人事档案信息来源渠道。在收集人事档案材料时，不仅要收集传统的纸质档案，在大数据环境下，要积极拓展人事档案信息的来源渠道，注重利用互联网、数据库等技术手段进行信息收集。例如，可充分利用现有的组织人事工作管理系统平台，注重搜集、分析平时工作中产生的关于师德师风、职称晋升、教师培训、工作绩效、人才专业技能等凸显教师个人个性化、职业技能等领域的数据信息，围绕这些数据信息逐步建立起以教师个人为基础的除实体人事档案外的大数据信息库，从而提高人事档案的信息利用率。

3.提高人事档案网络管理水平。首先，在实体档案整理完成后积极引进和构建人事档案管理系统，并不断优化和改进，实现人事信息的有效存储。其次，探索构建多层次的数据库，在实现保存原有纸质数字化档案信息的同时，对前文所提到的人事档案信息库的数据也进行有效地存储和利用，减少人事档案数据信息与其他组织人事管理系统中的重复数据，提升利用效率。

4.构建档案信息资源整合的大数据平台。无论是引进还是自主研发人事档案管理系统，完成对现有系统的档案信息资源整合，实现大数据共享平台是关键。首先，要注重人事档案管理系统和人事系统间的兼容性和通用性，其中包括软硬件的更新、匹配，避免在大数据检索情况下数据库崩溃的情况。其次，加强人事档案大数据平台的数据库建设。一是要整合数据库档案基础信息。通过设定文件检索、分类、统计、编码等基础模块和必要的涉密信息分级管理控制权限等，将可公开共享利用的档案信息和还处于涉密阶段的部分信息分开管理。二是要不断完善现有数据库后续功能的开发利用设计。人事档案管理伴随人事档案工作和开放教育人事工作的变革需要实时更新，所以，在保证人事档案大数据平台日常运行的同时，还应考虑到结合开放教育人事工作的变化需要而产生的平台功能的及时更新，不断优化管理流程，实现高效的数字化服务。再次，加强大数据共享带来的风险防范。一方面，技术人员既要在调研的基础上应用大数据技术，防止因前期准备工作不充分带来的大数据技术应用效果不佳的情况，也要在全面系统地了解掌握大数据技术的基础上为人事档案工作在利用、共享等问题提出解决方案，探索构建一套防范数字资源的无效分析带来的风险预警机制。另一方面，相关部门需要将如何防范人事档案信息丢失或泄露带来的风险列为重点工作，在人事档案信息资源实现数字化开发和利用中，为防范数据外泄风险提供必要的人力物力和财力的保障。

（三）加强制度建设，创造良好工作新局面

1.优化顶层设计，制定配套制度。制度在于执行，执行在于担当，学校应将人事档案信息化建设纳入顶层设计，要以2020年这一“制度建设年”为契机，在构建制度、优化组织人事部门职能的基础上，重视人事档案信息化建设的发展规划;并制定相关的配套制度，如大数据应用研发制度、人事档案管理制度和相应的工作奖惩激励制度，从宏观整体上保障在大数据环境下进行人事档案信息化工作。

2.细化制度建设，落实责任分工。一是需要优先制定实体人事档案管理基础性制度，如人事档案收集整理制度、查询利用制度、库房保管准则、工作人员职责等，填补人事档案管理制度空白，并以此作为人事档案管理工作的基础性规范;二是需要研究制定相应的信息化管理制度，如信息系统的引入与管理制度、电子档案与纸质档案衔接制度、人事档案数据库管理制度等，并积极推进与大数据环境和技术相融合的相关技术领域的制度研发，从技术制度制定层面保障人事档案信息化的开展;三是要明确每一位人事档案管理者的工作内容，在配合适当的奖惩制度的条件下落实责任分工，使其尽职尽责，充分发挥个人的主观能动性。

3.強化监督管理，建立审查机制。由于人事档案本身涉密性高，由前文所述开展大数据环境下的人事档案信息化势必会面临诸多风险问题，所以在制度建设的同时还应强化对人事档案相关制度的制定和实施等各环节的监督。可由纪检监察部门等成立专门的监督组，确立专门的审查监督机制，对相关工作人员的工作进行及时有效的检查和监督，出现的问题及时反馈或公开，以避免出现工作推进不力、数据更新不及时、相关信息泄密等问题。

（四）重视信息人才培养，优化人事档案管理队伍

1.要充实档案专业人才队伍。档案管理作为专业性极强的工作，开展信息化建设的前提条件是必须掌握人事档案管理专业知识与技能。在繁杂的开放教育工作中要提高人事档案基础工作效率进而推进信息化建设，专业的档案管理人才必不可少。学校应优化部门职能设置和人员配置，明确现有档案专业人员工作范围，让该部分人员能抽出更多的时间全身心投入档案工作中，真正实现专职管理，提高工作效率。

2.要培养大数据技术人才。在大数据时代人事档案信息化建设还离不开大数据技术人才。“高校人事档案管理已发展成集现代化、信息化、服务性为一体的复合型管理模式，对管理人才的需求已经突破了原有的档案学专业人才，拓展到深谙信息技术、网络技术和大数据技术的信息工程师、数据分析师等技术人才。”[4]一方面，学校应充分利用开放教育的技术优势和人才资源，加强现有网络技术型人才的培养，大力研发大数据平台相关技术;另一方面，还要加强人事档案工作人员的技能培训，促进档案专业人员在大数据技术应用上的技能创新。

3.要优化现有专业人才结构。一是通过合理的人员提拔、轮岗等方式，让越来越多的技能型人才接触到人事档案工作，充分发挥他们的大数据方面的技术特长，助力人事档案信息化建设。二是通过公开招聘、选调等形式合理充实档案专业人才和网络技术型人才，在职称晋升等方面给予稳定的条件，并在改革收入分配上给予更多的激励，稳定专业人才队伍。三是通过校企合作等形式拓宽人才合作范围，充分利用校外的大数据技术企业、档案数字化企业、人才培训机构中的高素质人力资源，进一步充实学校专业型、数字化人才队伍。

四、结语

在大数据时代，人事档案信息化建设仍旧是档案界研究的重点课题，而人事档案管理领域与网络技术、数据挖掘技术等信息技术领域也越发融合在了一起，因此，将人事档案信息化建设放入大数据背景来探讨是十分必要的。探索大数据应用相关技术，将人事档案信息化建设与构建大数据网络应用平台相结合，能给人事档案工作赋予新的意义，也更符合现代开放教育的开放、便捷和共享的办学理念。目前，基于大数据平台的人事档案信息化建设还处于探索阶段，虽然国内有不少关于高校大数据环境下档案信息化建设的研究，但文章提到的人事档案信息化和大数据平台构建等还需要各个高校根据自己的实际情况在实践中不断探索和完善。

[参考文献]

[1]缪其浩.大数据时代：趋势和对策[J].科学，2013（4）.

[2]国务院.关于积极推进“互联网+”行动的指导意见（国发〔2015〕40号）EB/OL.（2015-07-04）[2020-02-02].中央政府门户网站，http：//www.gov.cn.

[3]中共中央办公厅.中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》EB/OL.（2018-11-28）[2020-02-02].中央政府门户网站，http：//www.gov.cn.

[4]金满银.大数据视域下高校人事档案信息化建设的思与行[J].机电兵船档案，2019（3）.

[作者简介]谢军（1986-），女，广西桂平人，广西广播电视大学组织人事处科员，硕士，研究方向：档案学、干部人事档案管理、电子政务。

[责任编辑 时锦雯]