商务英语信函特征及翻译技巧分析

郑珊珊　柳亚杰

摘  要：随着经济全球化发展，国际贸易已然成为商业往来形式常态，商务英语信函正是国际贸易中传递商务信息的重要手段之一。本文旨在解析商务信函文本中词汇、句式、语言等特征，深入理解7C原则，分析商务信函基本翻译技巧。

关键词：商务信函;特征;7C原则

1.商务信函简介

1.1 基本要素

商务信函由信头、信内地址、日期、称呼、主题句、正文、结尾礼词、签名和附件等组成。其中，信头包含发信人所属公司名称、地址、主要联系方式等，英文地址写法与中文相反，按从门牌号到国家由小到大的顺序;信内地址是收信人姓名、职位、地址和联系方式等;称呼多以Dear开头，一般不译为“亲爱的”，而是“尊敬的”;主题句表明写信目的，多用Subject或Re开头;结尾礼词表写信人对收信人谦称，常用Yours sincerely、Best wishes等;签名包括打印与手写两种，正式信函中一般要求两种签名形式。

1.2 分类

根据商务信函的主题和内容可分为：推荐信、投诉信、求职信、证明信、接洽信、询盘信、邀请信;从功能角度可分为：询价函、报价函、确认函、通知函、允诺函、收款函、推销函、索赔与理赔函及一些特殊信函等;也可按英国语言学家Geoffrey Leech的方法按言外功能分为：合作类信函、和谐类信函、竞争类信函和冲突类信函。

2.商务信函文本特征

商务信函是一个独特的表达过程，沟通有效性对商务信函影响重大。尤尔根·哈贝马斯提出的“沟通理性”指出人在日常交往中实现沟通有效性需遵循可理解性、真实性、真诚性和正确性四个要求。商务信函属于正式商业公文的范畴，要求内容真实准确，语言诚恳，信息易于理解，恰好对应其三个主要作用：索取或传递信息、处理商务交流中相关事宜以及联络感情。商务信函是商业往来的重要手段之一，格式需规范，用词需严谨，语言需得体。

2.1 词汇特征

商务英语词汇相比普通词汇更专业化，是专门用来表达商务活动中各种概念的词汇。主要有6个特点：大量使用专业术语，频繁使用半专业词汇、一词多义，广泛使用缩略语，使用古体词，使用正式文体和不断出现的商务新词。商务英语信函词汇有商务英语词汇的基本特征，用词准确严谨。

2.1.1 大量使用专业术语

专业词汇具有一定的专业性和排他性，能使商务信函避免因为概念模糊和模糊用语造成不必要的误会甚至损失。商务信函中所使用的商务专业术语可分为七大类：进出口术语、价格术语、交货术语、交易接洽或签订合同术语、贸易术语、质量和数量要求术语以及外汇术语。不同于私人函电，词汇选择要求较高，用语要求严谨。如：commission佣金，Letter of intent意向书，Installment 分期付款。

2.1.2 频繁使用半专业词汇、一词多义

半专业词汇介于普通词汇和专业词汇之间，兼有一般词义和专业词义。在商务信函中会出现大量半专业词汇的非常用词义，一词多义现象让人困扰。如Negotiation一般词义为“谈判”，而在商务信函中多译为“议付”;bimonthly有双重含义，分别为“每两个月一次”和“每月两次”，在商务信函中尽量避免使用。

2.1.3 广泛使用缩略语

行业内的术语，多以缩略语的形式出现，缩略语的使用广泛，尤其是常用贸易条款、术语、固定用语等。

商务术语缩略词如：FOB（Free on Board）离岸价，CFR（Cost and Freight）成本加运费，CIF（Cost Insurance and Freight）成本、保险加运费。

国际组织名称缩略词如：UN（the United Nations）联合国，ILO（International Labor Organization）国际劳工组织，WTO（World Trade Organization）世界贸易组织。

常用商务单词缩略词如：CERT（certificate）单据，CONSGNT（consignment）投递，D/A（Document against Acceptance）承兑交单，L/C（Letter of Credit）信用证。

2.1.4 使用古体词

古体词大多由here，there，where与on，in，after，by，under，of，with等构成，在日常英语表达中使用较少，之所以被保留在商务信函中主要是因为它能使文本更正式、严肃，避免重复和歧义，尤其是在商务合同一类具有法律效益的文件中。如hereunder下文，hereby据此，thereby按此。

2.1.5 使用正式文体

商务信函很容易产生歧义、误解，信函文字的选择和使用要求意义明确，没有歧义，这是正式文体的必要性。正式文体要求表达准确、清楚，措辞规范、严谨，其表达的形式除了使用专业、半专业词汇和古体词外，还可用介词短语替代简单的介词和连词、书面语代替口语、正式单个动词替代动词短语以及使用外来语等。

商务文本要求全面、严谨、准确，要使用介词短语加以修饰和限定。如“The L/C should in strict compliance with the agreed contract.”，其中“in strict compliance with”為介词短语，例句译为：信用证条款须与商定合同条款完全一致。

书面语代替口语的形式在商务信函中最常见，如 “修改”的常用表达是change和correct，在商务信函中多使用amend;“使用”大多用use表示，正式用语为employ;“终止”的口语形式为end，书面用语为terminate。

正式单个动词替代动词短语使文本显得更正式，符合商务信函简洁的特征，如：go on可用continue替代，make an appointment of可用appoint替代。

信函中会使用部分外来语来显示文体的正式性，这些外来语多来自法语和拉丁语，如：force majeure来自法语，表示“不可抗力”;as per来自拉丁语，表示“按理”;pro forma来自拉丁语，表示“形式上的”。

2.1.6 不断涌现的商务新词

语言随着社会变化而发展，商务词汇也不会一成不变。大量的新的商务词汇不断出现，有复合新词、裁剪新词以及电子商务领域英语新词等。复合新词有：window dressing做假账，Macdonald job低薪职业等。裁剪新词有：infomediation，信息中介，来自information和intermediation;kidpreneur，20岁以下的青少年企业家，来自kid和entrepreneur等。电子商务领域英语新词有：E-marketplace网上市场，online banking网上银行，reseller online网上中间商等。

2.2 句式特征

商务信函表达要求礼貌诚恳，直截了当，忌拖泥带水，拐弯抹角。

2.2.1 大量礼貌式用语

商务信函是贸易双方沟通的重要途径，使用礼貌性句式能让收信人感受到尊重，树立良好的企业形象，营造友好的商务谈判氛围，有利于建立合作关系。因此，在首次收到信函时，要先真诚感谢对方并及时回复。如可用“Thank you for your inquiry for our shirts.”。其实，礼貌用语使用相对固定，含义大多相近，都为了给对方留下好的印象，方便促成未来合作，但在商务信函中是不可或缺的。

2.2.2 大量固定句式、套语

为表达具体业务内容，商务信函常使用固定句式，常出现在首尾两处。感谢来信常用“Thank you for your letter of …”;表示了解信息可用“We are given to understand that …”;查收附件一般用“Enclosed please find …”;期待早日回信可用“Please let us know at your earliest convenience.”。

2.2.3 委婉句式

拒绝、谈条件时委婉，可避免损失客户和合作机会。如在询价信函中，对方价格超过预期时可用“We are sorry to tell you that we find your price much too high.”;不能满足对方条件可用“We are regret to inform you that …”。

2.2.4 大量使用短句

商务信函以传递信息为目的，除必要的礼貌委婉外，不需辞藻、无用的、无关内容，要结构简单、含义明确严谨，并有效地传达准确信息。如“Please quote us the price for your shirts.”直接表达需求，提高交易效率。

2.2.5 恰当使用主动与被动句式

商务信函中大量的主动语态能避免枯燥的无人称句，使信息交流更具情感特色。另外，商务信函表达中常出现复合句，大量信息包含在一句话里，需要用被动语态使文本显得更客观，简洁明了。若需表达对对方不满的负面信息而要避免伤害感情时，可使用被动句式，表达更委婉。

2.3 语篇特征

语篇是连续的语段或句子所构成的语言整体，主题、内容不同，它的形式多样，可以是书信、便条、研究报告等形式。商务信函语言简练专业，篇幅短小精悍，常为三到四段，单词100个左右，平均每个句子13.4个单词。商务信函的格式基本三种：缩行式、完全平头式、改良平头式，平头式使用较多。商务信函最主要的信息在正文部分，正文部分一般为三段论，第一段一般是套语，而后表明信息来源或写信目的;第二段具体讲述来信目的，描述所需信息或逐一回答来信的具体问题;第三段多为表达请求或提出问题或希望得到及时回复。

3.商务信函翻译

3.1 翻译原则：7C原则

商务信函涉及人之间、企业之间信息的交流，语言简练，行文严谨，写作及翻译通常遵守丹尼尔·肯尼迪（Daniel Kennedy）提出的7C原则。“7C原则”是指Clarity清楚原则、Conciseness简洁原则、Correctness準确原则、Concreteness具体原则、Courtesy礼貌原则、Consideration体谅原则和Completeness完整原则。

3.1.1 清楚原则

清楚指清晰明确，没有歧义。清楚原则包括：一是写信者在写时明确知道自己要表达什么，二是收信人能正确接收到写信人所要表达的正确意思。这就要求写信人在写商务信函时，条理清晰，信息明确，不能模棱两可（即谨慎使用一词多义），以免产生误会，影响贸易双方合作。

3.1.2简洁原则

简洁指礼貌地、用简短的语言表达完整的内容。商务信函要求简明扼要，语言通俗易懂，内容精炼。尽量用常见词汇，避免使用生僻或拼写复杂的单词;尽可能使用动词代替复杂的名词;用词简洁，内容也尽可能简洁。如用consider替代give consideration to，用discover替代make a discovery of，用pay替代make a payment等。

3.1.3 准确原则

商务信函关系到双方的利益，是各种商务合同、交易单据的重要凭证，所以商务信函信息必须准确无误，包括单词拼写、标点符号、语法使用、双方信息（如企业名称、职位、姓名、地址、联系方式）、各种时间、各种地点、商品信息（如型号、重量、单价）、包装等。

3.1.4 具体原则

具体原则指商务信函信息详细、具体、完整，避免使用笼统的表达，如soon，good，early date等。例“We will send our catalogue soon.”和“We will send our catalogue next Monday.”后句的时间更详细具体，显示尊重与重视，更有诚意。

3.1.5礼貌原则

为建立并保持良好的贸易关系，礼貌用语不仅体现在please，thank you这些词上，还存在于委婉语句中。回信首先表达对对方来信的感谢，要避免使用强硬、命令语气的词汇或句子。商务信函中拒绝、否定或不同意对方时要委婉，要尊重对方习俗，用友好、肯定的语气，及时回复，做到不卑不亢、大方得体。

3.1.6 体谅原则

信函沟通中要站在对方立场看待问题，体谅对方，为对方考虑，这样能让对方感受到真诚，合作不成，也不会失去合作伙伴，为将来合作奠定基础。如“We can give you a 20% discount for orders more than 1000 pairs which will enable you to compete in the market.”，其中“which will enable you to compete in the market”意为让对方在市场上有竞争力，会让对方觉得感受到友好，为下次以及将来的合作提供了可能。

3.1.7 完整原则

完整的商务信函应该包括各种必需事项，以询价为例，买方首先需自报家门，告诉对方自己的公司名称、地址、联系方式、职位、姓名等信息，其次说明了解到对方公司信息的途径，并说明来信目的，表达想要了解对方的具体信息（价格条款、项目清单、支付条款、折扣、样品等），最后表示希望得到及时回复。一封完整的商务信函要求对对方提出的问题逐一解答并对自己想表达的事项具体说明，有利于节省贸易双方沟通的时间，也能避免因信息不全导致的误会与纠纷。询价电子邮件如：

From：Karen@abc.com

To：Michael Smith@edc.com

Date：May 12，2020

Subject：Inquiry for intelligent appliances

Dear Mr. Smith：

We are given to understand that you deal in home appliances who are a major producer of various appliances in Japan.

We are imports of high-quality intelligent appliances. Since there is a good market here for such good appliances in China，we would like to know the basic pattern of smart cooker.

Would you please send us your catalogue and details of your export prices and payment terms？ We are also interested in discounts offered for large orders. If possible，would you please send us some samples of your appliances？ We would find it most helpful.

Looking forward to your reply.

Sincerely，

Karen

Karen

Sales Manager

S&R Import Co.，Ltd.

666 Hengshan Lu，Xuhui Qu

Shanghai 200031，China

Tel：（86-21）6524829

www.abc.com

3.2翻译技巧

商务信函的语言有固定格式和习惯表达，翻译时需结合自身特点，遵循7C原则，尽量避免使用修辞手法，语言表达要简练，做到礼貌诚恳、商务术语专业翻译。

3.2.1 避免使用修辞

修辞手法指通过修饰、调整语句，运用特定表达形式提高语言表达作用的手段。商务信函不同于文学作品，主要目的为传递业务信息，无需华丽辞藻修饰，翻译时尽量避免使用修辞手法，尽可能用对等的语言，客观表达准确的信函内容（即直译法），忠实原文，简洁明了。

3.2.2 语言简练

要通俗易懂保证相关完整、重要信息（如时间、地点、数据等）的准确性，使用省译法，删去不符合目标语思维习惯、语言习惯和表达方式的词的翻译。如“We are sending you under cover a copy of our price list.”译为：随函附上我方价目表一份。例句省略了“you”，用惯用法搭配under cover表示“随函附上”。另外，商务信函中有大量同义词并列出现，如“terms and conditions”，意思均为“条款”，翻译时只需要翻译一个。

3.2.3 礼貌诚恳

商务信函中有礼的表达既能建立友好的贸易合作关系，又能委婉地拒绝对方提出的条件。表示感谢、拒绝、请求、不满都要以礼貌诚恳为原则，翻译时要注重礼貌诚恳的态度。如“We acknowledge receipt of your bill of lading.”可譯为：感谢贵方寄来的提单。

3.2.4专业术语对等翻译

商务信函翻译讲究功能对等，商务词汇在行业内有固定的翻译，要求对专业词汇进行专业翻译。如：CAF（Currency Adjustment Factor）货币调整附加费;I/D（Import Declaration）进口申请书;“A floating policy is of great importance for export trade.”译为：统保单对出口贸易很重要。其中，“floating policy”译为“统保单”。

4.结语

商务英语信函有较为统一的明确、简洁、专业、规范、严谨的文体特征，翻译商务信函时须忠实原文，客观对等翻译，整体风格符合信函特征，注重礼貌诚恳、通俗易懂的同时保持专业严谨。

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