公众档案意识的培养及对策研究

肖久恩

摘 要：随着大数据、共享时代的到来，社会对档案信息的需求急剧增长，面对新形势，应提升档案的社会地位，重视培养公众档案意识，提升档案服务社会、服务发展的能力，充分发挥档案在社会发展中的重要作用。

关键词：公众;档案意识;培养;对策

社会的进步，形势的发展，时代的需求，对档案管理工作提出新的挑战。本文从档案的重要性入手，就如何培养公众档案意识、发挥档案工作的社会功效作了初步的探究。

1 新形势下档案工作三大需求

档案工作的性质就是服务于各行各业，档案是历史的真实记录 也是历史的真实写照，它在继往开来，开展历史研究，提供科学决策 依据等方面，都将提供行之有效地服务[1]。随着社会进步及档案事业的发展，档案工作衍生出重要的公共服务功能。作为公共文化机构，档案部门应秉持公共服务理念，以人为本，基于公众服务视角，面向社会公众提供全方位档案服务[2]。新形势下，经济社会的快速发展对档案工作提出了新挑战、新需求，主要表现在以下三个方面：

1.1 社会发展需要

由于经济社会的快速发展、城镇化进程的快速推进，尤其是在国家调整优化经济结构和扩大需求的大背景下，一批国家大工程、大项目的正式启动，以及全国各地新增项目的陆续上马，人才的流动性进一步加剧，迫切要求档案工作提高服务质量，适应社会需求。同时，也是档案公共服务均等化的重要体现[3]。

1.2 企业发展需要

企业发展靠创新，创新发展靠人才，尤其是高质量人才。随着企业转型升级的不断深入以及企业转型升级、跨越式发展、高质量发展的需求，企业对人才的要求越来越高，主要呈现“综合性、跨学科、快速流动”等特点。此外，企业用人的个性化需求、人才培养及引进模式的多样化发展，诸多因素倒逼档案工作尽快实现由“蓄水池”到“发电站”的角色转变，以及从“坐等服务”到“主动服务”的服务方式转变。

1.3 个人发展需要

作为社会个体的每一个人的发展，都在随着社会的发展而不断发展。随着社会竞争的不断加剧，社会生活的复杂性、职业发展的不确定性将不断增强。同时，企业为确保在激烈竞争中立于不败之地，对企业组织人力资源配置结构的不断优化，以及推陈出新的人才招聘，直接决定了人才自由流动的长期性和常态化。而人才的流动与个人档案直接相关，与档案中的个人工作经历、业绩直接相关。

2 档案工作现状

2.1 工作不受重视

由于历史发展及现行管理体制等诸多因素影响，档案工作一直都未受到足够的重视。一是对档案管理部门来说，很多部门领导唯政绩、唯效益论工作，以致既非重点、也非中心的档案工作得不到人力、物力和财力保障，这与政府管理者的认识直接相关。以将乐县某个乡镇为例，因为遭遇一次洪灾，该乡镇所有文书档案遭到毁灭性损坏，由于档案管理不规范，文书档案没有按要求每年归档送存，后期又没指派专人对档案材料进行抢救性补救，大量重要档案材料的毁损，对该乡镇干部的档案专审、年终考评及职称评聘带来了诸多不良影响。此外，由于档案工作服务的开放性、信息采集的系统性及信息调用的联动性，需要相关部门的统一、协调及密切配合，才能确保相关工作的顺利开展，确保发挥档案资源的最大社会效用。二是对从业人员来说，由于档案工作的艰巨性、重复性及边缘化，许多档案从业人员缺乏工作主动性，服务意识不强，工作创新不足， 直接影响档案管理各部门的总体形象[4]。三是对流动人员来说，很多流动人员尤其是在异地就业的大中专毕业生，对档案查阅、档案转递等档案常识一问三不知，对事关个人的职称评审、转正定级等工作无法做到未雨绸缪。

2.2 管理不够规范

落后的观念导致落后的管理，落后的管理严重制约管理效率的实现。档案管理的不规范主要体现在：一是规章制度方面。由于没有制定档案常规管理、流程管理的相关规章制度，制度不完善、执行不严、监督缺失等原因，导致档案管理局面混乱、效率低下，无法满足新时代发展需求。二是运作模式方面。现阶段还有许多单位的档案管理模式还在沿袭传统的手工管理模式，以归档为例，档案的收集、整理、录入大都以手工模式为主，造成人力、物力的极大浪费，严重影响了档案管理质量和效率。此外，档案的“多头管理”，在相当程度上束缚了人才的合理化流动，阻碍了档案信息化建设进程。三是实际操作方面。以流动人员管理为例，由于缺少统一、有效的操作规范，各地流动人员档案管理单位在档案实际工作中各自为政，出现标准不一、服务指南和操作流程不一等现象。如：委托人开具调档函，是否需要提交委托函原件、要不要将委托函造册、归档等等具体细则，均未列入调档操作规范范畴，成为档案管理实操的“无人区”。

2.3 人员不够专业

一是人员配置不够。以将乐县各乡镇为例，档案主要由党政办或办公室人员兼管，相关人员往往身兼数职、一心多用，且人员流动性大。二是专业素养不够。由于很多档案从业人员没有经过系统学习，导致档案管理过程中纰漏不断、失误不断，严重影响档案规范管理及相关工作的顺利开展。三是教育培训不够。档案从业人员应定期参加继续档案教育，提升业务水平和实操能力的重要途径。由于政策宣传的力度不够及培训信息的不对称等诸多因素，大量的档案从业人员未能接受档案专业培训。以将乐县为例，每年只有3-5个享受档案职称的人参加福建省档案学会组织的档案专业面授和网络继续教育，很多档案从业人员对相关政策文件一问三不知，就连2015年人社部下发的《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》、2019年公布的《机关档案管理规定》都不了解，更不用说对档案信息化建设等新理念、新趋势的准确把握，根本无法胜任档案工作。

3 公众档案意识缺失成因探究

3.1 历史因素

档案作为一种历史印迹，在阶级社会中，体现着一定的阶级属性，是为一定的阶级关系和阶级利益服务的[5]。因此，档案管理是一项管理性的工作，也是服务性的工作，更是一项政治性的工作。历史的沿革决定了档案工作具有严肃性、封闭性和机要性等特点，并为特定领域的需求提供服務。长期以来，档案一直“深锁闺中”，档案信息不能在社会中得到有效传播，档案信息无法得到有效利用，并逐渐形成一种传统，成为弱化人们对档案认知的主因。