浅谈大数据时代档案管理工作的探索和思考

郭颖珺

【摘要】大数据时代的到来让人们重新意识到了档案管理的重要性，也在一定程度上推动了档案管理部门的进一步发展。传统的档案管理模式已经难以满足当今时代的发展需求，必须深入思考大数据时代对档案管理的发展。通过分析大数据时代给档案管理带来的挑战和机遇同，探索性提出了大数据时代档案管理的应对举措。

【关键词】大数据时代;档案管理;探索

一、大数据相关概念

大数据概念大数据是一个抽象多元化的概念，是一种信息资产，具有海量、高增长率、多样化的特点，是一种与以往结构化信息不同的数据模式，如置标信息、即时信息等，是一种对数据处理的新模式。在数字化时代，数据在交易中的作用被掩盖，数据只是被交易的对象。而在大数据时代，事情发生了改变，数据的价值从它最基本的用途转变为未来的潜在用途。数据的价值是其所有可能用途的总和，这些似乎无限的潜在用途不再是传统意义的，而是实际意义上产生的价值，这就是数据的价值，即数据的“潜在价值”。

大数据时代（IT行业术语），最早提出“大数据”时代到来的是全球知名咨询公司麦肯锡，麦肯锡称：“数据，已经渗透到当今每一个行业和业务职能领域，成为重要的生产因素。人们对于海量数据的挖掘和运用，预示着新一波生产率增长和消费者盈余浪潮的到来。”“大数据”在物理学、生物学、环境生态学等领域以及军事、金融、通讯等行业存在已有时日，却因为近年来互联网和信息行业的发展而引起人们关注。数据正在迅速膨胀并变大，它决定着企业的未来发展，虽然很多企业可能并没有意识到数据爆炸性增长带来问题的隐患，但是随着时间的推移，人们将越来越多的意识到数据对企业的重要性。

二、大数据时代给档案管理工作带来的挑战

（一）数据处理难题

大数据时代意味着数据信息的海量增长，这便利档案信息管理工作中的数据处理仍面临难题。面对呈指数增长的大量数据信息档案管理机构不足以有效和全面完整的存储日常获得的数据信息，不能以科学的方式对各种类型的数据信息进行筛选应用。即使大数据提供了云盘技术也还无法有效应对数据信息实时变化的情况。而且当前云计算的分散式存储形式对大数据的分析造成较大的困扰，大数据在处理档案数据信息时需要把数据信息从分散点传输到处理点，如果仅在存储点进行数据处理又可能导致数据缺乏完整性和数据信息来源不明的问题。

（二）面临技术方面挑战

目前大数据应用于档案管理工作还面临着技术挑战，还有较多的技术难题亟待解决。首先，目前大数据方法在数据信息处理过程中存在着容错率较高的问题，大数据的容错计算还存在较大困难，现有涉及的算法较为复杂，而且现有算法不能保证数据的绝对安全，在减少错误概率的过程中还带来较大的运算成本，如果在计算的过程中发生错误往往导致数据信息处理失败。其次，现有大数据设备的可扩展性依然不足，日前使用的基于大数据方法分析管理档案数据基于高层次的数据信息共享，而使得整体系统面临着更高的维护成本，大数据环境下出现数据信息故障的频率也会增加，而且会在很大程度上影响整个系统的安全。

（三）数据的安全与隐私成难题

在大数据时代下，电子文件是档案资料的主要呈现方式，对其安全性提出了很大挑战，如果在档案管理过程中，没有严格管理电子文件，会很容易遭到不法分子的攻击，一旦这些档案信息被泄露，就会对档案管理部门及个人造成严重损失，甚至会给国家带来一定的危机。所以，必须借助大数据技术，对档案数据加强管理，以保护数据的安全与隐私。

三、大数据时代给档案管理工作带来的机遇

（一）提高工作效率，减少管理成本

大数据优势明显，能力突出，可以在短时间内完成对大量数据的准确处理，在档案工作中可以发挥巨大的作用，一方面，可以提高档案管理工作的整体效率，另一方面，可以切实有效地减少档案管理工作所需要的经济成本。目前，随着经济社会的快速发展，每一个领域，每一个行业，每一个企业，每一个单位，每一个部门，甚至是每一个人，都在随着制造数据。同时，各种类型的主体，无论是组织还是个人，所产生出来的档案数量也都在不断增加，若是仍然使用传统的纸质档案对信息进行整理与保存，则需要大量的纸质资源，同时，要占据巨大的保存空间，其经济成本较高。若是利用充分利用大数据对信息档案进行整理与保存，则可以发挥大数据优势，将大量信息保存在信息库当中，在节约空间，减少工作时间的同时，还可以减少保存载体所需要的经济成本。

（二）提高档案保存质量

在传统的纸质档案管理下，档案的抗风险能力弱，容易受到外界因素影响，造成档案的损坏，甚至导致档案的丢失。若是档案保存地发生意外情况，如火灾、水灾，则会对纸质档案造成严重的破坏，与此同时，纸质档案在保存一定的时间后，不可避免的会出现字迹模糊，以及纸质老化损坏的情况，还会受到一些虫害的侵袭，遭到破坏。而大数据，则可以有效地避免上述问题，通过大数据对档案进行保存，只要通过数据存储空间就可以完成大量档案的保存，同时，档案保存的稳定性高，不易受到其他因素的干扰与影响，档案保存时间久，并可以切实提高档案的保存质量。

四、大數据时代给档案管理工作带来的思考

（一）要有大数据就是档案，但档案数字化不等于大数据的理念

大数据并不是像有一些档案界学者认为的那样与档案毫无关系可言，而是有着密切的关系。“在信息化时代，记录即是档案，数字化的记录一旦生成便变成了不可删改的档案。”而“大数据产生的主体是人，这些数据是对人类生活和客观世界的测量和记录，涵盖了人们生活的各个方面，它不仅是人们发表的随身小记录，更是整个大社会的记忆库”。四大数据与档案都属于信息，也都是社会记忆，“在大数据环境下，一切数据和记录都将成为档案”，因此，大数据就是档案，或者说，档案是大数据的一部分。有了大数据是档案的理念，对于做好大数据时代的企业档案工作有着重要的意义。要认识到档案数字化不等于大数据。档案数字化在一个时期以来都是档案工作信息化的重点工作，因而，“有同志乐观地将档案数字化与‘大数据等同起来，似乎只要实现了馆藏档案数字化，档案工作就进入了‘大数据时代”。曰显然，这种认识是不正确的。纸质档案数字化虽然与大数据有着密切的关系，但是不能等同于大数据。在大数据环境下，不仅要做好纸质档案数字化，也要收集原生电子文件，更要收集各个业务部门通过业务系统产生的业务档案数据，这样才能在数量上向大数据靠拢，还有运用大数据技术做好档案的编研、开发利用等等。大数据要比档案数字化的内涵丰富得多。

（二）加强大数据时代档案信息资源的安全体系建设，提高档案数据的安全性

我们要充分认识到，大数据时代数据的高度共享性必然带来数据的安全问题。由于大数据是处于网络化社会这样一个开放的环境中，加上大数据中隐含的价值，使大数据更容易受到来自网络上的攻击，而档案馆长期以来处于一个相对封闭的环境中，且有相当部分的档案涉及一定的密级，稍有不慎，就容易造成档案信息安全问题。因此，要提高档案的安全性。具体而言，档案管理人员要具有安全意识，在日常工作中要注意预防计算机感染病毒，同时，相关的政府部门，要出台相关的管理规范和工作细则。一是加强安全制度建设。要保证档案大数据建设工作的安全，需要建立规范的人数据建设安全管理策略和制度，让档案大数据建设工作在统一、安全、规范的管理框架下进行，用管理来保证档案大数据建设的安全;二是建立档案数据分级制度，用能公开的档案数据建设档案大数据，涉密的档案数据按照国家相关法律法规严格管理;三是建设数据安全防护系统，保证存储上的大数据信息不会遭到人为破坏;四是建立大数据容灾机制，确保档案大数据遭到破坏后能有效恢复。

参考文献：

[1]毕强梅.大数据时代背景下的档案管理思考[J].江苏科技信息，2017（9）.

[2]刘德松.大数据时代档案信息化管理工作的思考[J].管理观察，2018（3）.

[3]姚文.大数据时代档案工作的探索与思考[J].中国管理信息化，2017（8）.

[4]曾晓玲.大数据时代档案工作的思考[J].卷宗，2019（3）.

[5]秦利.对大数据时代企业档案工作的思考[J].档案管理，2018（9）.