信息化对档案工作的挑战及对策分析

王静

【摘要】进入新时代以后，信息化发展越来越迅猛，对社会的进步产生了深刻的影响。在人们档案管理工作中，信息化的应用也极其普遍，在提高档案信息化管理效率的同时也遇到了一些挑战。本文在分析档案管理工作特点和重要性的基础上，针对信息化对档案管理工作的挑战，提出具有建设性意义的应对措施。

【关键词】信息化;档案管理;挑战;策略

档案管理工作是指档案室对个人或企业的信息进行归档管理并提供相应的服务的总称。

一、档案工作的特点

（一）管理性

档案管理工作主要是对档案信息进行收集、整理、保管、提供利用等一系列活动。但是，档案管理工作不直接生产物质性财富，档案信息也不归档案管理组织和档案管理工作人员所产生和使用，它主要是专门负责管理个人和企业各个部门形成的历史文件，所以是一项具有管理性的工作。

（二）保密性

档案中所包含的内容大多都涉及个人隐私信息和相关组织的认定结果，或者企业的一些重要文件等，这些内容对个人或者企业来说，都具有较强的保密性。档案工作流程具有严格的规定，尤其是人事档案，即使是档案信息所有人也不能够随意调取、查看其中的内容。这些都对档案管理工作提出了较高的标准。

（三）服务性

档案管理工作的主要内容虽然是整理、研究档案，但是档案管理工作的根本目的还是为了更好地服务于档案所有人，通过提供档案信息内容来适应和满足社会利用的发展性需求，为社会实践服务。在对档案信息进行整理、鉴别、利用、归档的各个环节都需要并体现着档案工作人员专业的服务水平，具有显著的服务性。

二、档案信息化管理的重要性

档案管理系统是国家文献信息完整系统中的重要组成部分，对档案进行信息化管理不仅对个人企业的工作和生产具有意义，对整个社会也具有长远的现实意义。

（一）有利于提高档案工作的效率

傳统的档案管理主要是需要档案工作人员亲自动手收集整理，一般来说工作量较大，也比较费时费力。对档案进行信息化管理有利于降低档案管理工作人员的工作量，提高人工操作的效率。

（二）有利于档案信息的保存查找

传统的档案管理多为纸质版档案收录，而纸质版档案容易受潮变黄，毁坏档案的内容。档案经过长时间的翻阅查看，容易产生磨损和丢失的现象。而且档案数量比较多，查找起来非常不方便。在档案工作中进行信息化管理，能够避免档案的破损，使档案的检索更加方便快捷。

三、信息化对档案工作的挑战

（一）对档案工作人员的工作能力提出挑战

信息化时代，档案工作中出现了一些新问题需要解决，这就对工作人员的工作能力提出了更加严格的标准。然而，部分工作人员的责任心不足，保密意识较为淡薄，这与档案工作的发展要求不相符合。尤其是基层的档案管理部门对高素质的专业性人才需求量大，而关于这方面的技术型人才十分短缺，档案管理工作人员队伍建设存在着亟待解决的问题。

（二）对档案管理工作的保密效果提出挑战

档案管理最重要的就是要确保机密文件的保密性，然而在当下信息化快速发展的环境之下，档案管理的安全性和保密性受到了严重的威胁，主要有以下两方面的影响因素：一是客观技术问题。档案管理信息化要求全部数据得进行联网操作，但是，当下电脑病毒和黑客肆意妄行，极易侵入和攻击档案信息管理系统。二是人为主观因素。由于档案管理工作人员的不加审查就随意在档案网站上发布信息，就致使网站信息得到泄露和入侵。这些问题都对档案管理工作的保密效果造成了一定的挑战。

（三）对档案管理工作的传统模式提出挑战

传统的档案管理工作以纸质档案为对象，进行手工操作整理。而随着信息化的普及，要想适应计算机网络技术的发展就必须把传统的纸质档案转化为数字化的形式，而纸质档案现在的数量庞大，进行数据录入的工作量较大。而且，档案管理信息化还要求档案能够实现网络化、共享化。档案信息除了涉及国家和个人的重要信息以外，其他的档案信息应该向社会开放，实现档案资源的最佳使用率，更好地为社会的进步奠定基础。

四、信息化时代档案工作的应对策略

（一）提高工作人员的工作意识和能力

首先要加强档案管理人员的信息化意识。不断地锻炼工作人员对信息的敏锐度，提高档案工作人员的专业素养。其次要培养现代化的人才。档案管理工作人员不能仅仅满足于计算机操作的一般水平，要不断积极主动地学习相关的政策，牢牢地掌握和熟练地运用档案管理信息化专业知识，并不断的进行档案管理信息化研究。

（二）完善档案管理工作的安全性系统

应对信息化对档案管理工作的挑战，就要完善档案管理的安全性系统，从而有效地防止档案信息出现泄漏、盗取等情况。为了有效地防止黑客入侵，档案管理部门应当加强网络监管的力度，通过完善网络监管机制对档案信息数据库进行全程监控，从而保证工作人员在第一时间发现黑客入侵。同时，部门还要使用网络信息防护技术，保证档案信息的完整性与安全性。

（三）加强档案管理工作的整体性水平

档案管理工作要转变传统的工作模式，应用现代化的科学技术，对档案资源进行整合，根据客户不同的需求来制定有针对性的、个性化的档案利用服务。档案管理工作人员也应该充分挖掘客户的潜在需求，积极主动的为他们提供便捷的档案利用服务。这样才能提高和加强档案管理工作的整体性水平。

综上所述，我们要实现档案信息利用效率的最大化，提高工作人员的信息意识和能力，完善档案管理工作的安全性系统，加强档案管理工作的个性化服务，更好地发挥档案信息服务社会的重要作用。

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