试析我国基层人力资源和社会保障档案的管理要点

王兰兰

摘要：随着社会主义现代化建设的蓬勃发展，我国基层的人力资源管理与社会保障制度也逐渐趋于完善。劳工问题得到了更好地改善后又使民生问题也得到了切实地解决。开发人力资源，开展社会保障工作，是人力资源社会保障部门的任务，只有肩负起社会责任，更好地完成工作使命，才能提高人力资源及社会保障档案管理工作水平，促进社会的发展。文章首先对人力资源及社会保障档案管理存在的问题进行了分析，并提出了相关措施及建议。

关键词：人力资源;社会保障;档案管理;要点

随着时代的发展，社会的进步，民生问题也越来越普遍，而人力资源和社会保障部门肩负着保障民生，服务人民的使命。而人社部门的工作也与广大基层群众的利益息息相关。档案管理工作的工作质量及工作水平对人力资源和社会保障系统的运转有着深远的影响，如果人社部门没有较好地做好档案管理工作，那么人力资源和社会保障系统也会随之瘫痪。但是随着社会保障机制的增多，资金的增加，档案的数量也在与日俱增，这一现象大大加强了人力资源和社会保障部门的工作难度及管理难度，并且滋生了一系列问题。所以人社部门应及时发现问题，分析研究问题，对相关问题制定合理的策略，提高管理水平，增強服务意识，更好地服务于社会，服务于人民。

一、人力资源和社会保障档案管理现状

（一）对档案管理工作重视度不足

无论是对社会发展还是对个人来说，人力资源和社会保障管理工作都有着重要的作用。但是相关部门对档案管理工作的重视度仍然不足，部分地区还停留在初步阶段。因为有关部门对档案管理工作不重视，所以势必会造成资金匮乏、人员短缺的现象，工作效率降低。除此之外，为了保障档案的真实性和有效性，工作人员需要对纸质档案和电子档案进行集中管理，并需要反复检查档案内容，确保万无一失。假如对档案管理工作重视不足的风气盛行，那么基层档案管理人员也无法认识到档案管理工作的重要性，其外，档案管理工作本身便枯燥乏味，那么势必会造成工作人员没有工作积极性，消极怠工现象的滋生。这样不仅工作效率会大幅度降低，服务水平也得不到保障。

（二）管理方式滞后

因为需要进行管理的档案多是个人档案，所以人力资源和社会保障的档案管理工作具有数量繁多、工作量大的特点。这就需要人力资源和社会保障部门制定科学合理的管理方针以指导工作的开展，这样才能在减少工作人员的工作压力的同时提高工作效率。当下的管理方式主要分为“卷”整理及“件”整理，这两种管理方式对工作进展的影响各有利弊。例如在进行“件”档案整理工作时，因为档案数量繁多，工作量较大，“件”档案管理方式又属于一种繁琐的管理方式，所以难免会造成档案归档产生偏差的现象。“卷”档案管理方式是一种便于保管档案的方式，一定程度上可以保障机密档案的安全性和保密性，但是组卷普遍繁琐，其实并不适合档案的安全保管。综上所述，我们可以知道当下人力资源和社会保障档案管理方式仍相对落后，优化档案管理方式刻不容缓。

（三）档案管理人员专业能力和素质有待提高

人力资源和社会保障档案管理工作并不是一份不需要专业技能支撑人人都可以做的工作，反之，它具有极强的专业性，所以档案管理工作人员需具备与之相匹配的专业素养与技能水平。但当下档案管理人员人数众多，成分冗杂，在专业技能方面存在着较大的问题。形成这一问题主要有两个原因：其一是档案人员更换过于频繁，这一定程度上导致了工作人员工作积极性的下降，注意力无法集中的现象。此外还有部分人力资源和社会保障档案管理部门聘用一些兼职人员，兼职人员普遍不具备专业技能素养，并且不熟悉工作流程，通常无法完成工作任务，这便大大打击了管理工作的效率，降低了工作水平。其二是档案管理人员普遍缺乏服务意识，对档案管理工作缺乏重视，更甚者不能遵守相关法律规定，违章违纪，擅用私权泄露机密信息。所以，档案管理人员的专业能力水平和精神素养有待提高。

（四）欠缺数字化管理

当下是互联网信息时代，为了紧跟时代潮流，一些传统行业也纷纷使用互联网信息技术扩大自己的行业优势。人力资源和社会保障档案管理部门也应该将信息技术广泛地应用到工作之中，建立健全数据信息管理体系，完善工作方针规划。将信息技术应用于管理工作中不仅可以极大地提升工作效率，减小工作压力，更能为广大群众提供更优质的服务。但时下数字化、信息化尚未达到完善，尤其是在管理方面，数字化管理系统仍缺乏精确度，程序也较为复杂，有时会出现文件丢失遗漏的问题。除此之外，实时更新人力资源信息仍是一个有待解决的难题，数字数据库并没有实现完全的数字化管理模式，大多人力资源和社会保障档案管理工作仍然采用传统的工作模式，即书面记录的形式。但是传统的工作模式不仅浪费时间、人力、物力，更是极大地拉低了工作效率。

二、人力资源和社会保障档案管理工作的重要性

自从出生起我们每个人都会拥有自己的档案，档案也记录着我们的关键信息，无论是求职还是出行，相关部门都会以档案作为直接参考对象。例如求职过程中，人力资源部门便是通过一个人的档案了解他的基本信息，如毕业院线、获奖经历、工作经历等等，再进行深入的分析和比较，选择出最合适的人在最合适的岗位开展工作，所以档案在一定程度上激发了人们对于工作的热情。从求职角度来看，人力资源档案为求职者寻找合适的工作提供了巨大的空间，为求职者提供了更多的就业选择，大大提高了人们工作的便捷度。应聘时求职者不需要大费口舌介绍自己的基本信息，只需要拿出档案便一目了然。当然，档案并不是对求职者或学生有着积极的作用，基层群众、广大劳动人民同样也拥有着属于自己的档案，档案在一定意义上帮助他们解决了许多问题，如就业问题、搬迁问题等等。所以人社档案不仅维护人们的利益，更为人们的生活提供帮助，它对人们来说至关重要。人力资源和社会保障部门应加大对档案管理工作的重视，提高工作效率，强化服务意识，使人社档案可以更好地造福于人民。

人力资源和社会保障档案不仅对人民有着巨大的作用，它对社会发展同样有着深远的影响。人力资源和社会保障档案管理工作的顺利实行可以为社会提供完美的保障，还能使跨区域行业流动服务水平更上一层楼。

三、优化人力资源和社会保障档案管理措施

（一）实行档案统一管理制度

因为人力资源和社会保障档案管理工作有着分散性的缺点，这一缺点极大地降低了工作效率，严重地损耗了人力、物力。所以在新时期的大背景下，人力资源和社会保障部门应实行统一的管理制度，工作的开展可以从以下几点着手。

第一，设立相关部门。首选人社部门应成立一个专门的档案中心，该中心应专门负责档案管理工作，如收集、管理、传递、利用等等。而对于分散在其他部门的档案应该采取统一清查的方式，确认每一份档案所在地点，防止日后工作遇到阻碍，如出现档案遗漏、丢失问题等。在统一的管理模式下，推进档案管理工作的规范化、完善化，为群众提供更优质的服务。

第二，建立健全相关规章制度，主要为收集、装订、归类一体化的工作制度，并要求工作人员严格遵守，按制度形式，保证统一管理模式的实行。

第三，人社部门的领导层应该加大对档案管理工作的重视度，同时成立专门的工作组，领导档案管理工作的开展。

第四，完善档案管理部门的基础设施建设，提供优质的设备提高管理工作的工作效率和工作水平，保证工作的高效性。

第五，还要加强对档案存放室的管理力度，优化档案存放室环境，做好防潮、防火，防虫的三防工作，为档案管理工作的顺利开展提供环境优势。

统一管理制度的核心便是将工作从整体上进行统一规划，彻底消除从前各顾各的工作现象，加强部门与部门之间的交流与合作，制定科学合理的措施推动管理工作的进展。

（二）优化档案整理方式

人力资源和社会保障系统档案管理工作具有流程繁琐复杂、工作量大、群体性强的特点，所以制定一个可行性较强的整理方式对提高管理水平有着巨大的帮助，还能大大减少工作人员的压力。首先，应将卷宗材料的收集方法趋于完善，在案件办结后也要对文档资料进行严密地核查。对于不完整的材料要及时地予以补充，不需要的材料应及时遗弃。其次，要采取分类的方式整理档案，例如可以根据地区、公司等对档案进行分类，方便查阅。最后，建立统一的立卷标准至关重要，这样可以有效地避免主观差异，防止问题滋生。

（三）提升档案管理人员素质

档案管理人员是档案工作的核心，负责着全部工作内容，所以若想管理工作水平提高，那么档案管理人员素质也要获得提升。第一、对应聘人员进行严格的考核工作，选择合适的人选任职管理工作，除了具备专业技能外更要具有服务意识和责任意识。第二、定期开展专业培训活动。通过培训提高工作人员的专业能力，强化责任意识。

（四）完善档案数字化管理能力

将信息化、数字化与档案管理工作有机结合可以大幅的提升工作效率，为广大群众提供更优质的服务。这便需要档案管理工作逐渐实现由传统纸质办公模式向数据化、信息化办公模式的转变。数字化管理主要包括信息软件系统的应用、电子财务系统、指纹采集系统等等，人社部门应将这些技术与管理工作结合，提高工作水平。

四、结语

人力资源和社会保障系统档案管理不仅影响着人民的生活水平，更与社会的发展进程息息相关，它切实关乎广大基层群众的利益。但是因为人力资源和社会保障系统档案管理工作具有工作量巨大、工作流程繁琐、群体性强等特点，所以人社部门需要具体问题具体分析，根据出现的问题制定行之有效的措施，对档案管理工作进行深入地探索，极力提高档案管理工作的管理水平和服务水平，为广大人民群众谋幸福，为社会的稳定发展添动力。

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（作者单位：山东省青岛市胶州洋河镇政府）