新形势下事业单位档案管理信息化建设策略

吴倩

【摘  要】随着时代的发展和经济水平的不断提升，当前我国科技得到高速发展，且基本进入信息化社会。大数据在社会各行各业中得到了广泛的应用，特别是在档案管理工作中，通过对大数据的应用，档案管理工作的效率和质量均得到了显著提升。事业单位中存储了大量的档案，所以对大数据进行科学合理的应用具有重要意义。因此，论文主要对新形势下事业单位档案管理信息化建设策略进行相应探索。

【Abstract】With the development of the times and the continuous improvement of economic level， at present， China's science and technology has been developing at a high speed， and China has basically entered the informatization society. Big data has been widely used in all walks of life in society， especially in archives management work. Through the application of big data， the efficiency and quality of archives management work have been significantly improved. A large number of archives are stored in public institutions， so it is of great significance to apply big data scientifically and reasonably. Therefore， the paper mainly explores the strategies of informatization construction of archives management in public institutions under the new situation.

【關键词】新形势;事业单位;档案管理;信息化建设

【Keywords】new situation; public institutions; archives management; informatization construction

【中图分类号】G270.7;D630                               【文献标志码】A                                   【文章编号】1673-1069（2020）07-0007-02

1 引言

当前，科学技术高速发展，大数据时代随之到来，大数据得到了越来越广泛的应用。对于事业单位来说，对大数据进行应用，其在发展过程中能够具有更多优势。从实际情况来看，事业单位中的档案管理工作能够对各方面工作的开展产生重要影响，并且对大数据思维模式进行应用，有利于改进事业单位的档案管理方式方法。

2 事业单位档案管理创新的重要性

在当前大数据时代背景下，对数据进行收集及分析均具有一定的复杂性，所以开展相应的工作还需以互联网为基础。根据目前的情况来看，我国多个行业均已对大数据进行不同程度的应用。作为与人民群众日常生活具有密切关联性的组织，事业单位有必要对大数据进行充分应用，以提升工作的便捷性，从而实现档案管理工作的优化，实现档案管理工作效率及质量的提升，可见对大数据进行应用，有利于推动事业单位管理工作的创新及发展。

3 事业单位档案管理工作的现状

3.1 档案管理制度不健全

根据事业单位档案管理工作目前的情况来看，档案的载体已经从传统的纸质档案转变为电子档案，但是其管理模式仍然沿用传统纸质档案的管理标准，而传统的管理标准只有一小部分能够适用于当代电子档案管理之中，所以电子档案的各项管理标准以及法规制度的建立，是目前急需解决的重要问题。例如，在管理技术和管理方法方面，传统的纸质档案只要在使用结束之后进行相应的收集、整理、归档以及保存即可，不需注重其形成以及承办的方式，而电子文件的归档工作则必须形成相应的扫描流程、配备专业的电子设备，对形成的图片要有格式、分辨率的标准要求。同时，相关工作人员有必要对其进行管理和监督，否则无法完成电子档案的收集、管理以及归档工作。由此可见，相对于传统的纸质档案，电子档案从形成到最后归档的整个过程需要一套全新的管理模式，也就需要相关工作人员积极对档案管理制度进行改革和创新，以促使档案管理制度得到有效的建立和健全。

3.2 基础设施不完善

当代的信息载体不断多元化，管理对象逐渐实现电子数字化，同时，工作的方式也越来越现代化，受到以上各方面因素的影响，事业单位档案馆藏处于不断发展壮大的状态。从现代意义上来看，对事业单位档案馆进行建设，有必要以实际发展情况为基础，对当前存在的面积不够问题以及设备设施老化等多方面问题进行切实解决。解决途径主要为对技术设备进行更新和完善、对档案资源进行发掘和整合，以促使档案信息资源尽可能地得到强化，从而能够为社会公众提供更加优质的文化信息服务。

3.3 信息化水平低

当前，多媒体信息技术已经得到了高速发展，档案载体已经全面由传统的纸质转为电子格式，但是根据实际情况来看，事业单位没有统一的档案管理系统，造成档案信息无法共享，对于工作人员的职称评定、退休工龄核对等，只能通过调档的方式对档案进行查阅、审核。部分单位的档案信息化管理工作不到位，例如，未对现代化的管理软件進行应用，而主要依靠人工的方式进行检索，导致档案的利用效率难以得到提升，这对档案管理工作的创新与发展带来了不利影响。

3.4 档案管理人员素质较低

目前，专业的档案管理工作人才较为匮乏，且在一定程度上缺乏有效的工作经验以及良好的专业技能，导致当前事业单位档案管理工作的需求难以得到有效满足。同时，相关工作人员对于事业单位档案管理工作的认识不够充分，未意识到档案管理工作的重要性，也就不利于工作人员的工作积极性得到提升。另外，相关工作人员的计算机操作能力尚存在不足，同样极易导致档案管理工作难以得到发展。

3.5 档案服务方式落后

应用传统方法对档案进行应用，需要于档案部门对档案进行阅读，或参加档案展览等，而我国已经基本进入全面信息化的时代，人民群众的工作、生活方式及环境发生了翻天覆地的变化。以此为基础，人民群众对于信息的时效性更加关注，且对信息进行获取的渠道更加依赖于网络，所以传统意义上的手工、被动的档案应用方式，必然会逐渐被现代化的、便捷的、高效的管理方式所取代。

4 新形势下事业单位档案管理信息化建设的策略

4.1 强化档案管理的信息化建设

信息化时代对档案进行管理的最终目标就是实现档案信息管理的一体化，以达到资源共享的目的，使档案管理可以将其价值和作用发挥到最大。为了能够将这一目标实现，就一定要强化档案管理的信息化建设。事业单位需要做的是对新型科学技术进行利用，将档案信息自动化的处理方式实现，从而对档案、文件等各项文件应用一体化的管理模式，这样就可以在对档案进行检索的过程中，快速地找到所需要的文件。同时，要对不同类别的文件采取分类模式处理，如文字类、图像类等，并在档案信息处理过程中应用新型技术，针对档案管理中大量的信息采取有效性的管理模式。

4.2 加强对档案数据库的管理

信息化时代人们交流的媒介主要以数字为主，通俗地讲就是数据信息化。计算机在档案管理工作中通过对数据库的管理，可以将档案信息进行快速传递，然后通过计算机平台对其进行存储。因此，事业单位应该加强对档案数据库的管理，使数据库的档案管理和存储能力能够与时俱进，满足当今社会所需。

4.3 强化档案信息安全保障系统

针对资源信息开展管理工作向来十分重要，尤其是在政治建设、经济建设以及社会发展的过程中都有着非常重要的作用。在信息快速发展的当今社会更是如此，采取保障信息安全性的有效措施极为必要，只有使信息的安全性得到保障，才可以使档案管理系统更加完善，同时，这也是最基本的前提条件，所以应该强化档案信息安全保障系统。传统的档案管理模式虽然存在一些弊端，但不可否认的是，传统档案信息管理中依然有一部分可取之处，因此，要多加利用，如传统档案信息管理严谨、有序的方式，在今天的信息时代中仍可以被采纳。因此，将信息技术和网络技术应用到档案信息管理中不是要将其替代，而是对传统档案信息管理进行升级，以此满足当今社会的需求。

4.4 创新管理机制

传统的事业单位档案管理机制已经无法有效适应当前的电子化档案管理系统，所以在大数据时代背景下，应建立与新思维下的档案管理方式相匹配的新制度。从多角度出发，对档案管理的信息化建设进行强化，积极完善配套的终端设备，以促使管理工作的效率得到提升，同时，保障档案管理工作能够协调统一，最终使档案管理的综合水平得到显著提升。

4.5 强化人才培养

为了有效提升大数据时代背景下的档案管理工作水平，有必要对档案管理复合型人才进行积极培养，因为档案管理工作不仅具有一定的复杂性，且专业性极强，将大数据应用于档案管理工作之中，需要对海量的数据进行甄别和分析，为了避免数据流失和利用不充分，必须对专业水平较高的人才进行应用。由此可见，在大数据时代开展档案管理工作，有必要对创新型管理人才进行培养。

5 结语

目前，档案管理模式虽然在传统管理模式下有一定的改进，但是随着科技时代的快速发展，其已经不能满足社会档案管理的需求，所需要对新型科学技术进行进一步利用，使档案管理水平进一步提升，使档案管理更加安全。