基于云计算的档案管理效率提升探析

赵洁

摘要：随着网络云技术的不断进步与发展，其运用领域越来越广。云计算所具备的云存储、云备份及云共享等特点为档案管理者提升档案信息安全可靠性及资源共享和个性化服务提供了有力的技术支撑。本文讨论云计算方法应用于档案管理的可能性，并阐述利用云计算提升档案管理效率的主要途径。

关键词：云计算;档案管理;效率提升

近年来云技术的不断发展与前进为档案管理效率的进一步提升提供了技术可能性。云计算是通过云存储整合存储于异地与不尽相同设备上的数据资料是其优势，并且利用特殊的数据加密方法和稳定的数据备份方法为档案管理客户提供网络数据服务。用户可以通过网络按需访问云端计算机的共享池，就能享受到云计算带来的便利。云计算的另一个优势是通过强大的数据池中的数据和数据池共享能力为档案管理用户提供资源共享服务，可以实现异地查询，定制数据功能等服务。我国高科技巨头阿里巴巴旗下的阿里云、腾讯旗下的腾讯云、华为旗下的华为云和电信旗下的天翼云等公司纷纷向社会各界推出云计算服务，这为档案管理运用新技术提升信息服务效率提供了现实可能性。这篇文章首先简单阐述下档案管理中使用云计算的必要性，并在此基础上论述云计算提升档案管理效率的主要方法。

一、档案管理运用云计算的必要性

云计算在保障档案信息安全可靠、档案资源实时共享以及档案归档个性定制化服务上的巨大优势可以为档案管理效率的进一步提升提供有力的技术支持。档案信息因为具有保密性的特点，对于安全性要求较高。我们单位办公室在保存档案过程中，如果遭遇停电、火灾、水灾等人为或自然灾害时，极易丢失或损毁原始档案。实践中采用的光盘和移动硬盘等资料存储和备份介质虽各有优点，但缺点也很明显，光盘使用寿命短且易损坏，移动硬盘易感染计算机病毒。传统的档案是以本地存储方式和相对简单的保管方法难以在复杂的外界环境中保障信息的安全可靠。

此外，资源共享不足、缺乏对档案的个性化定制服务是现如今大多数单纯只靠人为进行档案管理的问题。目前，一些单位的接文收文管理系统和档案管理系统是两个相对独立的软件。档案管理人员接受档案后，通过手打或者扫描的方式将档案导入管理系统，档案管理系统无法调阅。档案管理系统中搜索到的文件不能立即打印出来给信息用户，而是必须去档案室调阅实体档案案卷，对其进行复印或拍照。这大幅降低了档案的利用效率，难以实现多用户多地点的即时信息共享，也造成档案管理人员难以高效便捷地为用户提供个性化服务。传统档案管理中面临的档案资料安全可靠性程度较低及难以为档案信息用户提供即时共享及个性化服务的问题推进了云计算在档案管理中的运用。

二、云计算提升档案管理效率的主要途径

（一）通过云计算提升档案信息的安全可靠性

云存储是云计算的重要组成部分，包含多个层面，例如数据存储、数据管理、应用接口和用户访问等。其不同层面的功能可在不同方面提升档案管理效率。对于档案管理中的信息安全可靠性而言，数据存储、数据管理和用户访问这三个层面尤为重要。

云存储中的数据存储通过互联网链接位于不同地理位置、存储于不同类型硬件设备上的数据，再巨大的档案量都有空间得以存储。这为数据资料的备份提供基础，也为快速处理局部设备故障、提供可靠的档案信息服务提供保障。

云存储中的数据管理的主要功能是实现存储设备的集群工作，提升数据存取速度;并且通过分布式文件管理系统对每个数据建立多个副本。数据放置在集群的存储节点中，当一个节点中的数据发生损坏，系统会自动复制其副本到其他的可用节点，保证了数据的安全可靠，实现云存储的动态管理。对于实现档案信息安全可靠而言，通过云计算数据管理可加强数据备份和数据加密等功能。此外，可以通过信息加密技术对访问权限进行加密管理。

并且单位日常负责档案管理部门与人员可利用云计算服务商的技术人员对数据库日常维护来保障云存储系统安全可靠性的运行，并通过运用严格的权限管理，数据加密、加密传输、防篡改、防攻击、实时监测等技术，降低病毒和网络黑客入侵破坏的风险，确保信息资料不会丢失、不会泄密。

我国阿里巴巴、盛大、华为和百度等公司提供的云存储业务可有效地保障档案信息的安全可靠性。以阿里云提供的“对象存储OSS”为例，OSS是阿里巴巴全集团数据存储的核心基础设施，历经多年“双十一”安全可靠性考验。OSS采用多重冗余架构设计及高可用架构设计，可确保数据持久存储，并消除单节故障、保障数据业务的持续性。此外，OSS支持服务端加密、客户端加密、防盗链、IP黑白名单等，可确保档案管理机构的信息安全。

（二）通过云计算提升档案信息的即时共享和个性化服务

云存储架构中应用接口这个层面可以根据档案信息用户的需求设计相应的接口，如信息检索、资源访问、信息存儲等功能。云计算的强大存储和计算能力可以提高共享数据的访问性能。当多用户同时访问共享文件时，系统同时从多个服务器读取该文件包含的块，供多用户同时利用。这种共享不限定用户所在的实际地理位置;只要连接上网络并经过相应的用户认证，无论用户在哪里都可以同时共享信息。此外，云计算也可以便捷高效地获取满足用户个体化需求的信息。接入云档案平台之后，档案信息用户不需要高端的终端硬件设备，也不需要高深的信息检索能力，只需将其意图输入，计算能力超强的云计算将会把符合其个性化需求的信息显示在其终端设备上。类似于这种的定制个性化服务在人工的时代是难以想象的。

云服务商所相对于传统的硬盘存储相比拥有了更加多的可拓展空间和相对于传统电脑更加强大的数据信息处理能力，可以协助单位档案人员更高效的处理相关档案数据，可以节省更多纸张，并且节约更多的硬盘空间。以阿里云提供的“智能媒体管理”为例，该服务为云上的文档、图片数据提供一站式数据处理、分析、和检索功能，使信息流转的速度加快。阿里云提供的服务支持共48种文件类型的不同办公文档的格式转换与预览，极大地便利了档案管理部门搭建档案信息中心。该服务还可以有效地识别图片内容，帮助图片内容管理。智能媒体管理打通对象存储OSS，无须额外开发即能让OSS文件支持文档预览。这些功能使档案信息用户可同时共享信息，并可通过便捷的检索功能为用户提供高效率的个性化服务。

三、结语

2010年国家档案局发布的《云计算技术与档案信息共享模式研究技术报告》中详细阐述了云计算技术和发展趋势，鼓励各个单位档案管理部门与时俱进，探索尝试新方法，尝试使用例如云计算等先进技术使档案管理效率得到进一步提升，从而提升政府单位工作效率。随着我国各个提供云计算公司所提供的云计算服务日趋完善，推进规范云计算服务商与国家相关档案管理机构之间的权利义务和相关协议标准的制定也逐步成熟。虽然云计算的档案管理属于网络服务也有其特有的网络安全性风险，例如病毒入侵、外部侵入、相关人员泄密等，但是随着云计算技术的完善及规范与标准的成熟，其为档案管理带来的效率提升远大于潜在的风险。因此，档案管理走向云端势在必行。

【参考文献】

[1]陈康明.云计算在档案管理中的应用[J].云南档案，2012（5）：27–29.

[2]程妍妍.基于云的文件和档案管理问题研究[J].档案学研究，2017（2）：35–39.

[3]尚珊，王岩.“云存储+智能终端”的档案管理模式初探[J].山西档案，2013（6）：52–55.

[4]张国民.电子档案管理新技术——云存储[J].兰台世界，2016（21）：13–16.

[5]周锦.提高基层档案管理工作效率的措施[J].黑龙江科学，2018（19）：59–61.