企业推行精细化档案管理的措施

张继

摘 要： 新形势下，档案管理工作具有图形、图表、视频等多种形式，且信息数据量越来越大，档案内容从纸质逐渐转数学化方式发展，因此加强新形势下档案工作的精细化管理成了目前档案管理工作发展的必然趋势。对此，本文分析了企业推行精细化档案管理的涵义，研究了企业档案管理要点，探讨了企业推行精细化档案管理的意义，提出了具体的措施，以供参考。

关键词： 企业档案管理;精细化管理;措施

【中图分类号】F270     【文献标识码】A     【文章编号】1674-3733（2020）19-0297-01

1 企业推行精细化档案管理的涵义

精细化管理是源于发达国家的一种企业管理理念，是社会分工的精细化以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求，是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引入深入的基本思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式。精细化管理与时代发展相契合，极具先进性，促使复杂与多样的管理行为融简洁性与规范性于一体。精细化档案管理就是落实档案管理责任，将档案管理责任具体化、明确化，要求每一个档案工作者都要到位、尽职。第一次就把档案工作做到位、工作要日清月结。强调对整个档案工作流程进行细化处理。在根本上增强档案工作质量，实现全方位的综合性管控，追求严谨性与科学性，保证每一环节的档案工作都得到妥善落实。

2 企业档案管理要点

（1）收集。档案资料的收集是档案工作的重要基础，是确保档案资料完整性的关键环节，因此需要对归档文件资料的收集范围予以界定和明确，同时加强与各部门的协调和配合，确保档案资料的及时收集、归档得以实现。档案管理人员要对企业各部门的业务以及企业会议活动等情况加强了解，对档案资料加强审核，如有遗漏，应及时通知相关人员补齐;对各部门的归档资料的要求及流程予以明确;同时加强企业内部网络的建设，使收集、归档以及指导工作更加便捷，使工作效率和质量得到有效提高。（2）整理。档案整理工作是档案工作的重要基础环节，也是传统档案管理工作中工作量最大、最为繁琐的部分。随着现代化技术以及数字化进程的推进，使档案管理人员的工作量减少。另外需要对档案工作人员责任心和安全教育予以加强，对管理人员的计算机操作等专业技能加强培养，使现代化的技术手段能够在档案工作中得到充分利用，并有效保障档案资料的安全性、准确性。（3）筛选。档案筛选工作主要针对海量数据进行分析，对有价值的资料进行挑选，剔除无用的信息数据，提高档案管理水平。随着大数据技术的引入，有效避免了人工操作容易出现疏漏和失误的问题，提高档案资料的准确性、真实性、有效性，同时减少管理人员工作量，有效提升筛选精度和效率，更好地为企业的发展和决策提供有力支持。

3 企业推行精细化档案管理的意义

（1）精细化管理可以为档案管理创造有利条件。在进行档案管理的过程中，通过实施精细化管理模式可以更好地使档案管理人员之间形成有效的连接，不断提高协作效率，这样可以化解在传统模式下档案管理可能存在的风险与矛盾，为构建完善的档案管理体系奠定坚实基础，同时也对常态化的档案管理具有极大的促进作用。（2）明確档案管理人员的职责。为了使精细化管理真正落实到位，首先需要加快规章制度的建设，通过规章制度更好地明确档案管理人员的职责，这样才能使档案管理井然有序。其次，对档案管理中的各项资料文件也要做好日常处理，这样才能为档案管理体系建设奠定坚实的基础，使得个人的责任变得更加清晰。（3）有助于形成良好的档案管理文化。在精细化管理模式下，企业需要加强档案管理工作人员的业务素质培养，通过业务素质培养形成良好的企业管理文化，这样可以落实各项规章制度，进而不断提高整个档案管理水平。与此同时，还可以促使档案管理工作逐步朝着制度化的方向发展，通过制度做好管理。

4 企业推行精细化档案管理的具体措施

4.1 构建高效与科学的精细化档案管理机制

面对企业飞速发展，档案管理在服务对象、任务以及管理模式方面也大不相同，尤其是随着现代技术的不断应用，档案管理机制也需要与时俱进，进行全方位调整，对管理流程进行优化，增强实效性，维持档案完整性，明确归档范围，重视档案管理流程的健全，增强精细化管理的长效性。具体讲，要结合企业发展实际，重视建立档案管理工作标准，强化归档有效控制。

4.2 明确档案管理标准，细化各种流程

在档案管理过程中，档案管理的目标就是做好各种资料的收集整理，做好各项文献的归纳，这样才能更好地为单位发展提供高效的服务。因此，企业要进一步完善档案管的标准，做好精细化管理，只有这样才能推动档案管理工作的系统化发展。在此过程中，档案管理人员需要做好档案管理量化工作，做好量化管理才能进一步完成细化管理，通过量化管理才能更好地进行各项数据的记载，以便可以做好考核工作。此外，还需要不断细化各个工作流程，强化监督，才能使得各个环节达标。

4.3 提高档案管理人员业务水平

在新形势下，档案管理工作内容越来越多样化、复杂化，对档案管理工作的要求也越来越高。因此企业在招聘时应充分结合档案管理发展需要，提高用人标准，吸引专业的综合型管理人才，使档案管理人员队伍的综合业务水平提高。同时为了有效保障档案管理工作有效实施，还应加强档案管理人员的培训工作，定期进行先进档案管理专业知识以及专业技能的培训，使档案管理人员工作的专业技能的更新能够与时俱进，更加适应新形势下实现档案工作精细化管理的需求。

4.4 构建信息化档案管理系统，加快平台建设

随着信息化建设的加强，企业档案信息更显复杂性与零散性的特征，因此，为了挖掘价值性信息，需要对档案信息进行精细化整合。基于此，部门之间的协作与配合成为关键，需要通力合作，构建档案信息化管理平台，实施一体化管理，促使档案资源能够得到更加广泛与科学的开发使用，挖掘企业各个部门的价值性信息，降低资源的重复与浪费。

结语：综上所述，在现代化企业发展过程中，档案管理成为企业管理不容忽视的内容，起着强化企业发展与决策的支撑性作用。因此，企业要将档案管理工作纳入企业规划，以精细化管理为手段，从多等多方面出发，积极创新，强化对档案管理各个环节的细化，将责任落实到位，切实提升档案精细化管理水平，推动企业实现稳定与长远发展。

参考文献

[1] 卢瑶.探析企业档案精细化管理措施[J].办公室业务，2019（06）：122.

[2] 曲加杰，施展.浅谈档案精细化管理在档案管理中的实践应用[J].办公室业务，2018（11）：61.