企业电子会计档案管理困境的解决方案

杨柳

摘 要：处在“大智移物云”时代下，企业外部信息供应格式和企业内部信息化程度发生改变，会计档案电子化成为了新的方向。本文先介绍了电子会计档案的定义、特点、作用;然后对企业电子档案管理过程中遇到的问题进行分析，并对此提出了相应的解决方案，希望给未进行电子会计档案管理的企业提供参考意见。

关键词：电子会计档案;会计档案电子化;档案管理

一、引言

随着进入“大智移物云”时代，最初的会计电算化发展为会计信息化逐渐向会计智能化转变，很多企业通过建立财务共享中心优化会计工作，但对电子会计档案管理关注较少。2016年《会计档案管理办法》实施，推动会计档案电子化的发展，会计档案电子化由试运行阶段逐渐发展为转正阶段，伴随着传统会计档案的保存数量大、不环保等弊端日益显现，越来越多企业开始实行会计档案电子化。2019年11月27日国务院总理李克强主持的国务院常务会议中部署以实施的《优化营商管理条例》提到要在2020年底实现增值税专用发票电子化。2019年10月9日，国务院通过了《中华人民共和国档案法（修订草案）》，该草案增加了档案信息化建设的规定，明确了电子档案的法律效力，为电子会计档案提供了法制基础。2020年4月，财政部发布了关于《规范电子凭证报销入账归档》通知，要求取得电子发票等会计凭证的单位必须保存完整电子文件，并确保不得篡改。电子档案电子化不仅是企业发展的需要，也是国家优化营商环境需要，电子会计档案管理是发展趋势。

二、文献综述

处在“大智移物云”时代下，外部信息供应格式有纸质逐渐转化为电子形式，企业内部信息化发展，信息也逐渐转变为数字形式，会计档案电子化成为了新的方向。牟文华（2014）提出了“绿色档案”概念，认为绿色化不仅包括节约大量纸质，还包括节约人力资源。在大数据时代会计档案管理的发展，离不开绿色档案的实施。王桂玲、张兆远、魏鑫（2013）认为业务的不断增多，纸质档案保管不便、耗费人力物力、查询不便、保密不高弊端日益显露，推行科技化、实用化、系统化的电子化会计档案是趋势所向。

不少学者总结了电子会计档案的特点。谢瑶华（2019）总结出财务共享模式下，电子会计档案具有便捷性、实时性和高效性等特点。丁丽（2018）认为电子会计档案具有形式多样，存储灵活、依赖设备，通用可读、传输方便，共享性强、存储高效，节能环保的特点。

越来越多学者认识到电子会计档案管理具有的优势。金宇（2019）认为电子会计档案管理可以简化工作流程，提高可操作性，监督检查也比较方便。吴燕萍（2018）认为电子会计档案可以降低空间和时间成本、保障安全。丁丽（2018）认为高校财务管理工作需要耗费大量的人力物力，效率低下，急需电子化，会计档案电子化管理可以促进会计信息化程度的提高，有利于会计信息的使用，财务监督和内部控制流程。

会计档案电子化，推动了学者对电子会计档案管理系统研究。李伟（2016）把云存储与电子会计档案系统结合，利用了云存储按需取用，规模大的优势，减轻中小企业的资金压力。也有学者开发了电子会计档案系统，程玲（2018）设计了一个电子档案管理系统，在中国电力财务有限公司业务需求基础上，结合ERP系统，建立了档案信息管理功能模块，实现数据统一管理，并设立了财务数据查询平台。

不少学者对实现会计档案电子化管理存在问题，提出相应的解决措施。谢瑶华（2019）认为在财务共享模式下，电子会计档案管理存在档案信息不安全，信息系统对接困难，档案信息传输不便，制度不完善，人员素质低下等问题，为此提出加强软硬件设备建设、实现档案信息系统接口对接、完善制度、提高素质等解决方法。蔡盈芳（2018）根据当下背景特点、国家政策、企业需求等现状分析出实施会计档案电子化管理的难点，并提出加大试点力度、加强理论研究、人员加强学习、提高认识的建议。梅佳莉（2017）通过对事业单位中电子会计档案中存在的认识不足、投入过少、人才缺乏、制度缺失等问题，提出实现事业单位会计档案电子化管理的实施路径：提高认识、加大投入、完善制度、培训人员。

以上文献不少学者对电子会计档案管理优势、特点、系统的研究较多，认为电子会计档案管理是未来的趋势所向。也有部分学者们对于电子会计档案管理存在的问题、实现措施和路径进行研究，但对于存在的问题多集中于宏观问题，没有对电子会计档案管理在实际操作中发现微观、具体的问题和挑战提出相应的解决方案。

三、电子会计档案概述

1.电子会计档案的定义

电子会计档案是指以电子文档形式储存的会计档案。它包括电子凭证、电子账簿、电子报表、其他电子会计核算资料等。其实质是会计档案的电子化存储。

2.电子会计档案特点

（1）多样性

电子会计档案改变了原有的储存介质，由原本的纸质形式变为数字形式，由仓库保存变为磁盘光盘作为主要储存。形式变化多样，包括文字、数字、音频、图片、录像等，更加全面反映企业经济情况。

（2）依赖性

电子会计档案的数字形式的介质需要依赖计算机以及相应的软件设备，通过利用设备和软件进行传输、读取会计信息。

（3）共享性

电子会计档案通过利用设备和软件进行传输、读取会计信息，能够实现实时传输、利用会计电子档案信息，电子档案管理利用中克服了传统的纸质档案一人利用则其他人无法利用的问题，增强了档案的共享性。

（4）环保性

电子会计档案电子形式的储存方式节省了纸质形式档案的利用，有利于环保，同时为企业节省了管理费用。

3.电子会计档案作用

（1）缩短传递时间，实现信息共享

电子会计档案由于是基于计算机、互联网进行信息传递的，因此对信息需要者可以同时使用数据信息，实现信息共享，消除了中间的信息传递，大大縮短了信息传输的时间。

（2）提高经营效率，降低管理成本

会计档案电子化，利用计算机的数字化，通过使用当今的大数据技术分析来挖掘业务活动中的信息，使业务活动的管理更有效，提高了运营效率。传统会计电子文件工作量较大，公司规模越大，会计档案管理人员越多。会计档案电子化管理的实现和信息技术的运用将大大减少人员的工作，相应的人员减少会降低管理成本。同时，将纸质档案转换为电子档案体现纸张成本和打印机设备的减少，这也反映出管理成本的减少。

（3）实现流程一体，增强可操作性

电子会计档案管理流程应与业务流程相衔接，会计凭证、会计账簿、会计报表之间的逻辑性会嵌套进系统实现整个电子化，依托于“大智移云”的技术，人工操作能够进行最大程度简便，复制、查询、分析等操作仅需一台计算机即可。

（4）实现标准化全流程管理

通过“大智移物云”的技术的应用，会计凭证数据从采集端开始，可实现自动生成会计账簿，从而生成会计报表;在这一系列数据传输过程中信息也可自动归类、收集、归档、保管、利用，根据内在逻辑性实现标准化的流程管理。

四、电子会计档案管理的困难和挑战

现在正处于传统会计档案管理到电子会计档案管理过渡期间。过渡时代，财政部、税务总局今年推行实现全面增值税专用发票电子化，应当会有1年-2年的过渡期，由于很少有企业可以快速实现全面电子会计档案管理，在这个过渡期内，存在有一部分纸质数据和一部分电子数据，解决过渡时期问题是电子会计档案管理所迫切的。

1.源文件采集不规范

现在很多企业已经基本上实现了纸质与电子源文件并行，常常收到电子发票的时候是打印件或者是图片，这是一个普遍存在现象，根据《会计档案管理办法》中规定，以电子凭证打印入账，必须保留电子源文件，如果没有电子发票源文件，是不符合法律法规要求，采集源文件是难点。

2.发票极易伪造

发票查验是又一难题，发票电子化，但需要登录税务系统去查验，查验结果记录需要人工重新录入信息系统，记录在传统档案系统中没有保存，而且工作量很大，查验完毕后，发票是否合格从打印件中看不出来，极易进行伪造。

3.防篡改、防重复报销难

电子发票可以复制，重复使用，如果没有完善的系统，仅靠一个财务系统工作流程优化，无法防范篡改，就算经过查验，也不代表发票是不能经过篡改的，打印出来的图片格式，可使用PS形式，防止篡改是一个难题。

4.会计档案存档不规范

国家档案总局、财政部颁布了政策，需要保存保管电子发票的源文件。对于电子发票源文件的保存对保存的电子发票源文件防范篡改、防范丢失相关措施以及存储方式能够达到财政部要求，企业并未形成规范。企业也并未实行相应监督管理防范电子发票源文件被篡改、伪造。管理介质的变化，造成了会计档案归档不规范。

5.审计不方便

审计时应当查阅发票原件，而不是看打印件，对需要查看储存的电子源文件，对其进行大量批量的审计以及实现高效的审计，并未有合理工具手段来实行。在审计过程中也需要把发票与会计凭证关联关系显现出来，从而把所有业务真实还原出来的工具手段也是缺失的。

五、电子会计档案管理的解决方案

1.对电子会计凭证源文件的采集提供多种方式

提供3种形式的电子会计凭证的上传采集：手机客户端、PC端和相关应用自带发票来源。第一种手机客户端导入，例如微信卡包、支付宝钱包的导入，或者利用一个专门的APP将源文件收集导入进来，也可实现源文件扫描，提升采集效率。第二种可以用PC端，可以通过文件、pdf上传、邮箱转发、扫描仪收集原文件。第三种是与第三方合作，导出票根、电子发票，方便源文件采集，例如滴滴京东通行费的发票。

2.移动端报销实现数字化流程

在日常经营活动中，员工差旅费报销成为最常见的费用报销的形式。报销要能够实现一键报销，实现自动报销。员工从外部取得源文件，一般情况希望一键均可上传，完成费用报销流程。数字化的报销流程能够快速完成报销，采集信息也比较迅速。

3.实现从数字化到智能化转变

电子发票、电子会计档案推行不仅仅是数字化的过程，不仅仅改变管理介质，发票数字化后，可以实现自动完成原来人工完成的工作，比如实现重复报销判定、发票抬头税号交易、红冲、发票行程、差旅报销补助计算和敏感交易行为判定，比如公用消费禁止的项目，通过系统进行过滤，从简单会计信息化直接过渡到智能化，直接智能审核的财务管理流程，大大提升了效率。

4.利用技术智能实现从图像智能到流程智能

把发票源文件采集过来，利用人工AI技术实现图形精确识别，辅助财务审核人员做到流程智能化提升，比如将员工提交的报销单与企业财务部门收到的报销单，进行二次匹配，优化流程效率。有些小额报销单进行流程识别后，通过流程OCR复核，一键审核流程，图像智能帮助企业提升整个核算管理的智能化

5.管理系统符合完整业务基本流程逻辑

将档案管理系统与电子会计档案系统实现对接，能够满足完整的业务逻辑关系，一个财务系统中或者ERP系统中，从总账到明细账到对应会计凭证的逻辑关系，需要复现关系，需要可以看到每一张凭证对应的业务单据，原始凭证，发票单据，在哪个明细账中展现，且需要符合财务人员传统交易习惯。

6.加入会计档案凭证链管理防篡改技术

防篡改涉及两个技术节点，不仅仅是归档环节，完整链条从采集、报销、记账流程中，数据的变更和调整，需要有新的技术来保证。区块链技术，数据是零篡改的，这种技术是全球公认的。能够对档案的完整流程进行加密，确保整个过程中数据都是零篡改的，一旦出现篡改，各方均能发现。在储存方面，对电子源文件进行碎片化處理，分布式储存。

7.引进技术解决安全隐患

电子会计档案保存介质的改变，同样具有安全隐患。要对文件进行技术上的处理，PC机存储，不是完全可靠，可能会发生丢失，需要利用技术保证永远不可丢失，比如放在云端，云服务。

六、总结

利用电子会计档案有利于缩短信息传递时间、提高经营效率、降低管理成本、增强工作的可操作性、实现会计档案的标准化全流程管理。但在实施电子会计档案管理过程中，企业遇到了源文件采集不规范、防伪造无具体公开有效的措施、防篡改、防重复报销难、审计不方便、会计档案存档不规范等困难和挑战，可以采用增加电子会计凭证源文件的采集方式、实现移动端报销数字化流程、实现智能化的财务管理流程、管理系统符合完整业务基本流程逻辑、加入会计档案凭证链管理防篡改技术、引进技术解决安全隐患等进行解决，但解决方案不够系统全面，还需扩充更好的方案。

参考文献：

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