办公室自动化中计算机信息处理技术的应用探索

杨作才

摘 要 计算机信息技术已成为人们生产和生活中不可缺少的重要技术，对于我国企业单位的办公自动化发展具有重要作用。本文探讨计算机信息技术在办公自动化中的具体应用，并研究其未来的发展趋势，推动办公室自动化进一步發展。

关键词 办公室自动化;计算机;信息处理技术;应用探索

随着现代社会信息交流频率的增加，办公室信息处理方式也由传统向新型的方向升级。传统的信息处理方式难以处理庞大冗杂的信息，通过计算机技术、网络技术和通信技术等手段可以有效处理数据，避免出现信息记录错误的失误，从而提高工作效率和工作质量，减少人工操作消耗的人力、物力。办公自动化和数字化的普及使计算机技术在其中也得到广泛的发展，并在办公室自动化信息处理中发挥高效的作用。

1计算机信息处理技术在办公室自动化中的应用

1.1 健全办公自动化管理体制

现代企业单位在计算机软件技术方面的资金投入较小，最主要的原因是办公自动化计算机信息处理技术无法直接产生经济效益，从多数单位对计算机硬件和软件的投入可以看出，计算机操作者掌握的计算机信息处理技术无法就难点问题进行处理，从而导致降低了工作效率。企业单位不够重视计算机信息处理技术，内部计算机操作人员计算机信息处理技术应用水平较低，对计算机技术的重要程度认识不够，在计算机应用软件的选择中，对计算机在国内的实际需求不够了解，而且由于国内的研发软件较为昂贵，导致大多数管理者仅关注价格而忽视软件的实际应用。企业单位管理者必须充分认识到计算机处理技术的重要性，从实际出发，选择合适的应用软件推动办公自动化的进程。

1.2 强化办公自动化管理

企业单位计算机信息技术的相关人员的综合素质有待提升，相关从业人员的专业素养通过定期的培训缩小基础差异。企业单位计算机办公人员普遍存在计算机水平不够的问题，极大程度阻碍了办公室自动化进程。为了转化办公室自动化的成果，实现企业单位办公自动化的有利发展环境，需要办公室计算机相关人员与时俱进，提高自身的专业素养。传统的办公模式难以长期保存积累的资料，无法有效利用相关的信息，造成资源的浪费和工作效率的降低，采用计算机办公软件实现企业相关信息的搜集、存储，可以帮助工作人员更快、更高效地获取相关信息，为公司办公进程的发展提供有力支持。

1.3 实现文档自动化管理

通过计算机信息技术对各类信息进行收发整理，极大程度提供工作效率和简化工作流程。就单位办公档案管理而言，档案管理人员通过计算机信息处理技术根据实际的工作需求设置工作流程，对于档案的使用情况和使用后出现的变动进行技术的保存，为下次使用提供方便。档案管理人员收到档案后，要在计算机做好相关档案信息登记表，并将其发送给相关人员，并对保密级别文件设置查询权限，确保文档信息不会被盗用。在整个文档管理过程中，计算机信息处理技术的应用实现了文档自动化管理，由于传统的办公模式受到一定条件的局限，使用计算机技术可以取代传统的纸质文档，构建网络技术平台以优化办公环境，形成高效的信息交流中心，提高办公业务、信息交流的效率[1]。

1.4 加快工作流程自动化进度

大多数企业单位对于计算机网络系统较为熟悉，而且在实际工作中大力推动计算机网络系统的应用，这是现代企业单位为了自身发展需求对社会发展的适应。企业单位内部构建信息交流平台为了帮助企业单位内部员工及时了解单位动态，并协调各部门资源，实时监控整体办公流程，确保办公整体流程处于稳定状态，使企业单位建立良好的形象。企业借助计算机软件技术可以实时掌握最新的有价值性的信息，及时了解行业的最新动态，为企业单位进行决策提供相关参考依据，提高企业单位内部的办公效率。

1.5 实现网络视频办公

为了满足企业单位各项工作的实际需求，办公自动化系统结合信息处理技术、视频技术可以降低企业单位员工与领导交流的难度，增强双方互动的需求。员工可以在平台上结合自身的工作状况、工作难题将自身的想法向相关领导人员进行交流，领导人员及时反馈意见，从而提高企业单位员工的工作效率。在线视频技术的应用，可以减少资源的浪费，避免出现信息流失的问题，使得信息操作和信息技术使用价值的提高，有利于企业单位办公自动化发展进程进一步加快。

1.6 RIA技术在办公自动化中的应用

企业单位员工在RIA技术的应用中，根据自身的工作内容选择操作身份，登录并注册系统。办公处理模块的设计一般会设定公文处理系统，通过单独操作和审批补充，对各项任务进行审批处理，从而提高工作效率。公文审批模块需要相关人员完成操作文件填写后，按照公文的相关标准进行处理，并根据实际的需求进行文件资源审批，促进员工工作效率的提高。RIA技术的融入可以帮助员工通过反馈模板反馈处理各类信息，提高系统处理的效率，满足员工和领导处理各项工作的需求。

2办公自动化的发展方向

2.1 实现无线办公环境

网络的全面覆盖提升了网络的利用效率，使网络办公的新型办公模式取代传统的办公模式，进一步提高了企业单位办公效率。员工随时随地进行网络办公，不受时间、地点的约束。为了企业单位办公信息的安全，技术部门应该根据使用权限设置应用等级，提高企业单位办公效率的同时，保证网络办公的安全性，为优化办公环境提高有利条件。

2.2 办公软件的个性化

目前的计算机处理技术在企业单位的办公应用中还存在一定的问题，最大的问题就是个性化不足。由于办公软件在功能上大致相同，但公司对办公软件的需求是不同的，公司采购软件后，无法有效利用软件的大部分功能。因此，在对办公软件进行设计时，应该实行软件的个性化，提高不同企业单位对自动化办公软件的使用价值，根据不同客户的实际需求进行软件设计，确保软件的应用满足企业单位是实际需求[2]。

3结束语

计算机信息处理技术在办公自动化中的应用，可以为企业单位实现信息管理的完善提供有力支持。充分发挥计算机信息技术的使用效率，构建网络信息交流平台，实时掌握行业的最新动态，为企业单位决策提供可供参考的依据，推动企业单位办公自动化效率进一步的提高。

参考文献

[1] 李菲.计算机信息处理技术在办公室自动化中的应用[J].数字通信世界，2018（11）：173.

[2] 杨威.试论办公室自动化中计算机信息处理技术的应用[J].数码世界，2020（2）：37.