新形势下档案管理工作的电子化建设

伊梦琳

摘 要：档案是人们的社会活动中形成的具有保存价值的原始记录，档案管理是专门机构或岗位对档案实体和档案信息进行管理，并提供利用服务的各项业务工作的总称。事业单位是我国特有的一类组织机构，通常由行政部门创建，具有社会公益性质，其业务范围在很多领域具有专业性和技术性强的特点，又有很强的政策性。事业单位在日常运行过程中形成的大量档案，这些档案形成了事业单位丰富而权威的数据资源，其间蕴含着丰厚的经济利益和利用前景，也存在着巨大的数据安全问题，如何利用现代信息技术，通过档案的电子化建设，妥善而富有效率地进行档案管理，具有重要的现实意义。

关键词：档案管理;电子化

引言

如今信息技术水平快速发展，人类社会已经进入到大数据时代，在这种时代背景下，国有企业的管理面临着新的要求与挑战，特别是国企的社保档案管理工作。过去社保档案管理通常是人工、纸质化管理，管理效率低、效果不佳。随着大数据的应用，社保档案管理逐步实现电子化发展，这能够很好的提高国有企业社保档案管理的效果以及效率，为国有企业员工提供优质的服务。本文就大数据时代国有企业社保档案管理的电子化情况进行分析。

一、事业单位档案管理电子化的意义

1.电子化可以提高档案的信息利用率

档案管理的主要目标是为社会提供信息服务，在信息查询、调阅以及处理等环节，都可以通过计算机等终端方便地进行，应答快捷，信息和媒介也不存在损耗的问题，大大提高其信息利用的效率。而且电子化的信息还为二次开发和社会化利用打下了基础。

2.电子化可以显著提高档案管理的工作效率

传统的档案管理各个环节在管理中主要是面对纸质媒介，无论是其存储、转移、阅读和信息管理，都要耗费大量的人力和物力，而档案经过电子处理后，其后的环节都成为电子化，存储时不仅可以节约巨大的空间，而且从存储量上还可以看作是无限扩充的，而同时成本会显著下降。

二、事业单位档案管理电子化建设的现状

1.电子档案的安全性缺乏保障

电子档案的推行，对档案的安全性提出了新的要求。一是电子档案容易通过计算机操作进行篡改或删除。二是一些证书、文件等一些具有法律意义的档案留有签名，这些签名是无法电子化的，电子档案的应用就受到限制，无法完全代替纸质档案。三是由于电子档案无法完全代替纸质档案，所以纸质和电子都需要存储，档案存储上的成本反而增加了，而且電子存储需要新的存储环境和方法，这都是额外的投入。四是档案管理软件本身也产生了黑客攻击和数据泄密等新的安全隐患，需要投入更多的成本來加强安全保护工作。

2.电子化建设过程中存在着大量的重复建设

事业单位的条块分隔现象较为突出，各个行业之间在电子化过程中的协调沟通很差，造成各种档案管理系统的重复建设现象。各个相关行业的档案数据信息中共同的数据内容很多，而由于区块的分割，各部门各自开发自己的数据库和数据标准，电子化建设存在着大量的重复建设。

3.档案标准化程度低

事业单位档案的电子化基础是档案的标准化，事业单位档案标准化程度较低，因而在此基础上实现的电子档案也存在着很多问题。尤其在纸质档案转化为电子档案的环节，录入质量存在着很多问题，纸质档案的一些问题在传统人工处理过程中还允许存在一定的差错，通过人为纠错对档案管理工作的影响不是很明显，而作为电子档案需要大量程序化处理，如果标准化程度较低，则对档案管理效率的影响则会日益突显出来，造成很多差错。

4.医疗保障局档案管理制度不够完善

医疗保障局档案管理制度的不完善主要从两个方面表现出来，首先就是缺少完善的档案管理标准，尽管政府出台了相应的社保档案管理标准，但是在国有企业中，其管理的形式、归档的范围以及交接流转等都是不同的，并且存在着脱节等情况。其次国有企业的医疗保障局档案管理缺少完善的借阅、保存制度，导致医疗保障局档案文件的归档缺乏完整以及时效性，经常出现忘记归还、信息丢失等情况。出现问题之后工作人员不能及时的处理、补救，导致医疗保障局档案信息的参考价值受到极大影响。国有企业内部缺少完善的社保档案管理制度标准，就无法有效的避免管理混乱情况的出现。

三、加强事业单位档案电子化建设的对策

1.建立通用的数据标准和电子化体系

档案电子化当前的问题之一就是数据库及系统之间的不统一，很多事业单位不仅是行业内不兼容，甚至各个单位之间也不兼容，必须改变这种条块分割的现象。这就要加强行业间或各个行业，甚至从国家层面出台各个层面的数据库标准、软件开发标准。总而言之，要尽量在可能的范围和层级上达到档案标准化和统一的数据标准，为局域性的软件开发和数据利用扫清障碍，为以后数据的更大范围的标准化建设做好基础性工作。

2.建立完善的电子档案管理制度

事业单位的档案管理很多时候具有政治性要求，电子档案管理的安全性应当在电子化建设进程中提到重要地位。而建立完善的管理制度是保证档案管理工作严肃性和安全性的基础。管理制度也是电子化管理过程的基础，我们只有依据完善的制度才能对管理过程实现规范、实现标准化，进而设计出标准的工作流程，进而开发出适用的软件。

3.提高重视程度，完善制度建设

要努力企业领导对于医疗保障局档案管理的重视程度，明确档案管理的重要意义，认识到档案电子化管理的优势，为电子化管理奠定良好的基础。同时完善医疗保障局档案管理的各种储存、取用制度，由专业的档案人员任职管理，优先录用档案管理专业的人才。对社保档案进行统一的辑录、备份，实现数据资料的电子化。同时注重对医疗保障局档案管理人员的教育培训，使其掌握电子化管理的方法，并保证医疗保障局档案管理工作的严肃性、系统化。

结束语：

总而言之，在国有企业档案管理中，医疗保障局档案是重要的组成部分，其管理效果以及质量水平将对员工的利益产生重要的影响。在大数据时代背景下，国有企业医疗保障局档案管理要逐步电子化，减少档案管理误差的出现，使其社会价值得到充分的显现。

参考文献

[1] 房素萍.大数据时代社保档案管理电子化分析[J].办公室业务，2018（17）：89

[2] 晁凤伟，李晓芳.大数据时代社保档案管理的优化方式分析[J].管理观察，2018（14）：52-53