施工企业境外档案信息化建设研究

刘天棋 刘旭卿

摘 要：随着中资企业在国际上影响力的与日俱增，在具体项目执行过程中，受到所在国家或地区“放大镜”式行政监管的可能性也逐步增大，在境外开展业务过程中不可避免地卷入、涉及经济纠纷、法律诉讼事件，由此引起的政治、经济、文化风险系数不断加大，强化档案管理必然成为企业维护自身权益最重要、最基本的法律凭证。

关键词：中资企业;境外档案管理;信息化

境外档案管理存在问题

档案是企业各项工作的真实记录，档案资源作为企业生存和发展的核心资源和重要资产，是促进企业科学发展、维护企业和员工根本利益的重要依据。

随着中国企业海外优先发展战略的实施，境外机构数量日益增加，管理层级与关系日益复杂，档案工作越来越成为企业不可缺少的基础性工作之一，管理层逐渐意识到，做好档案工作是企业在项目管理、项目运行过程中的重要职责：

1、档案工作的专业性和境外业务的特殊性，要求企业必须做好境外档案工作的业务监督、指导和检查;

2、区域中心业务涵盖国别较多，驻外机构数量大，调研显示，区域中心档案管理人员缺乏，档案管理体系有待健全，档案管理制度有待完善，档案实体保管条件有限，档案信息化建设相对滞后等。

问题突出表现在，一是不同国别境内的工程项目档案15000余卷规范管理利用问题;二是工程运营公司档案存放规范管理利用问题;三是在建的工程项目档案也将面临档案规范管理长期存放问题;四是工程项目社会治安风险较大，面临档案的安全管理问题等等。

境外档案管理信息化建设目标

面对中资企业海外发展进入新的阶段，境外档案收集模式、管理方法、服务手段都要适应新形势下档案管理要求，通过信息化手段实现对档案的收集、整理、编目、利用等全流程管理，即为企业生产经营和改革创新等中心工作提供了优质服务，又提升了档案信息化建设的质量和水平，因此境外档案管理信息化工作势在必行。

境外档案管理信息化系统以数字资源、信息安全和远程访问为基础，将原有以纸质为主的档案数字化，使企业各级档案管理部门能够实现对各分子企业的电子文件的归档和管理，境内外各级档案工作人员均可通过网络方式根据不同权限访问企业相关档案资源，达到档案信息资源深度加工利用以及电子档案的长期安全保存的目的，实现企业档案业务“资源共享、互联互通、知识挖掘”的目标。

境外档案信息化建设的主要工作内容

境外档案信息化不仅要做好传统等档案基础管理工作，还要按照信息化建设需要开展相应的工作，主要有以下几个方面：

1.档案信息化制度体系建设。包括档案信息化工作规章、管理制度与业务操作细则。区域中心档案中心应在公司总部档案部门、海外事业部，以及区域中心的指导下，根据“双重遵从”理念，即在遵守所在国家档案法律法规的前提下，根据我国档案法规制度、境内总部的档案规章制度，结合境外具体实际，制定相应档案信息化制度。

2.档案业务建设。一是区域中心档案中心应根据境外具体实际情况，将业务运营体系与档案管理体系紧密结合，梳理出影响驻外机构整体运营的关键流程，把握境外档案监控关键点。同时，根据 “双向包容”理念，即境内境外档案文化相互包容，建立境外档案标准，推动各专业档案语言版本、模板格式的国际化与标准化，进而推动档案过程管理程序化、管理属地化。二是区域中心档案中心在贯彻“集中统一管理”原则时，档案资源管理实行档案监管权集中，档案日常管理分散;重要档案集中，一般档案分散;数字档案集中，实体档案分散。

3.档案信息化建设主要方略与措施。区域中心档案中心以本机构信息化为基础，负责中国交建数字档案馆统一建设在区域中心的推广应用，实现驻外机构档案管理信息化。积极开展存量档案数字化工作，建立境外档案目录数据库，重要档案进行全文数字化，并定期做好备份。实现境外电子档案资源最大限度集中存放于企业安全的数据中心，不同地域机构人员依据权限共享档案信息资源，推动档案资源安全科学配置和高效利用。

数字档案馆对档案产生的全过程进行监控，针对企业体量大、业务广等特点，作为超大型基础设施建设企业，中国交建属于多组织、多业态的组织架构，因此数字档案系统功能非常庞大，为此，综合考虑各单位应用现状及需求情况的参差不齐，中国交建采取了“统一规划、分步实施”的基本原则。

一期建设内容包括相关标准建设，包括制定文书、实物、声像档案管理标准、数据元及值域代码标准等;建设数字档案馆的核心功能，形成“著录模板”的模式进行归档，实现文书档案、实物档案、声像档案档案的管理，建立企业、二级单位企业级全宗下的多全宗管理模式，形成全企业全文检索及目录共享。完成与企业总部及试点单位OA、统一门户的对接，形成OA接口统一标准;

二期建设内容，科技档案相关标准制度建设;实现科技档案管理，形成“科技档案归档模板”的模式进行归档，建立全企业全文检索;实现全企业目录共享，形成目录统一接口规范，与各二级单位自建数字档案馆进行对接，建立全企业目录共享机制;实现与物资管理系统、装备采购系统等业务系统的对接，建立相应接口标准，实现各类档案自动化归档;与交建通深入对接;

三期建设内容，实现会计档案管理，并与财务系统对接形成会计档案自动化归档;实现全企业档案GIS、虚拟库房及海外档案的管理，实现地图级目录查看、虚拟库房管理。进行大数据挖掘，打造知识中心，形成知识地图。

网络条件较差的项目部： 对于网络条件较差的项目部，将采用离线客户端的模式，再通过离线文件的形式上传到数字档案馆。

4.境外档案信息化建设效益分析

4.1管理效益分析。数字档案馆建设将建立一套适合企业档案信息化标准规范体系，创新企业档案管理流程，实现电子文档全生命周期管理;建设全系统的电子文件目录系统，实现基层单位与上级单位的电子化移交，提升企业整体档案管理水平。

通过数字檔案馆与企业各业务系统的有机整合，消除企业信息孤岛，实现各业务板块中数字文档信息在线归档和企业档案信息长期永久保存。通过先进的信息化技术实现档案信息的管理和利用，获取档案信息成本更低、速度更快、范围更全面、检索更精准，在更大程度实现企业信息资源有效共享，为企业档案信息化管理提供有力的保障，支撑企业业务运营，来支撑企业经营发展。

4.2 经济效益分析。应用良好的档案信息化管理系统不但能有效地减少人力成本和管理费用，而且可为企业带来明显的间接效益。如针对工程项目过程资料管理的系统设计、应用，可为企业提供项目全生命周期的精细化管理：在项目准备阶段提供项目招投标管理，做好各项投标资料准备，为企业中标提供良好保障;在项目实施阶段为企业提供全面项目文档管理服务，为项目验收提供可靠保障;在项目验收及运行阶段可提供完善的项目运维管理，为项目尾款顺利回收打下良好基础，可为企业减少不必要的经济损失，为提高项目成功率提供有力保障，为进一步提升企业经济效益创造良好条件。

结 语

本文通过分析境外档案管理的主要问题、信息化建设内容，简述了中国交建境外档案信息化建设经验。境外档案信息化建设为在境外落地实施企业战略，有效推动境外业务区域化、属地化、专业化发展，完善境外发展和管控体系提供有力支撑，为防范境外项目合规风险奠定了档案管理基础。

参考文献

[1] 杨爱云，刘月艳.企业境外档案管理思考.北京：办公室业务，2018，（21）.

[2] 姜晓蕾.档案管理信息化是新时期档案事业发展的必然趋势.北京：信息与电脑，2016，（22）.