试论纸质档案与电子档案的融合

曹丙贵　罗长文

摘 要：分别阐明了纸质档案与电子档案的特点，对纸质档案与电子档案管理模式的差异性进行了研究，指出纸质档案与电子档案融合中存在的问题，从加强档案管理信息化的建设、完善档案管理制度、加强纸质与电子档案的共存性和互动性、提升档案管理人员的基本素养等方面提出纸质档案与电子档案有效融合的措施。

关键词：档案管理;纸质档案;电子档案;信息化建设

前言

社会现代化的发展，信息化技术促进了办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成和管理出现了很大的变化。其档案管理在系统中，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和网络中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中。把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息。必须有一个精选的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性，真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

一、纸质档案管理的特点

1.纸质档案的优势