档案管理模式改革在医院档案管理中的应用研究

王芳　马起龙

摘 要：近些年来，我国医疗卫生事业发展迅速，各类先进医疗设备、医疗技术快速发展且广泛应用在临床诊断中，为人们提供了优质的医疗服务。在此新环境下，医院档案管理工作面临巨大的挑战，作为医院管理的重要内容之一，当前档案管理工作现状不容乐观，不利于档案价值的发挥。本文主要以医院档案管理为主题展开分析，从内涵和重要性、问题及具体应用四方面进行分析，以期促进医院档案管理水平的提高，为充分发挥档案价值奠定良好的基础。

关键词：档案管理模式改革;医院档案管理;应用

近年来，伴随老龄化人口的增多，医疗卫生事业的发展备受社会各界的高度关注。与此同时，随着近年我国就医数量呈现上升的趋势，医疗数据也急剧增加，这给档案管理工作增加了工作负担和难度，传统档案管理模式显然无法满足当前档案管理工作实际需求，全国范围内推行档案管理模式改革迫在眉睫，这就要重视档案管理模式改革，以此不断提高档案管理工作效率和质量。鉴于此，本文从档案管理模式改革内涵入手，通过深入分析医院档案管理中主要问题，进一步探讨档案管理模式改革在医院档案管理中的应用具有十分重要的现实意义和实践价值。

一、档案管理模式改革内涵和医院档案管理工作的重要性概述

1.档案管理模式改革内涵

所谓“档案管理模式改革”，指的是针对档案管理技术的改革和优化，推行的一种档案管理工作体系的变革，确保性建设的档案管理体系能够与当前档案管理工作实际需求相吻合，为提高档案管理水平和充分发挥档案价值提供保障。对于医院档案管理工作而言，医院在经营发展过程中会产生大量各类型的档案，而传统档案管理模式存在一系列弊端，如理念、手段、方法等，都无法满足新时代的具体要求。而档案管理模式改革中，大量现代先进技术广泛应用在档案管理中，如计算机技术，可以大幅度提高档案管理工作效率和质量。另外，对于新的档案管理体系中，会广泛应用性的档案管理思想和管理体系，这对于档案管理工作具有积极的指导价值和现实意义。因此，医院运行发展中，要积极推广档案管理模式改革工作，以期为充分发挥档案利用价值提供保障。

2.医院档案管理工作的重要性探讨

基于医院档案管理工作内容角度而言，具体包括医院基础设施建设信息、人事档案信息、医院发展资料等，简单来说医院档案内容覆盖了医院所有信息，通过加强医院档案管理工作，便于用户快速检索出医院各项信息，有利于实现医院档案利用价值的最大化目标。另外，在医院发展过程中，医院档案发挥着重要作用，原因在于医院档案记录了与医院发展相关的所有信息，通过加强医院档案管理，可以为医院发展决策提供参考依据，从而有利于提高医院决策的科学性和合理性，这对于促进医院发展是极为有利的。同时，医院档案管理工作的开展，可以深度挖掘医院档案中具有价值的信息，从而可以大幅度提高医院各项工作效率。通常而言，医院档案主要由当事人复杂记录，在特定条件下，医院档案除了包括当事人的声音、形象等信息之外，还附有事件当事人的签名及印信等。因此，医院档案往往可以真实折射出医院各事件的历史真相。通过分析这些医院的历史事件，有利于促进医院稳定、持续发展。因此，在医院发展过程中，加强医院档案管理工作是十分重要的。

二、医院档案管理中主要问题分析

1.档案管理制度有待完善

纵观医院现阶段的发展状况而言，虽在长期经营发展中，针对各项管理工作逐步完善了管理体系和管理制度，为促进医院快速发展提供了制度保障。但是档案管理作为医院管理工作的一部分，因各类主客观因素的影响，使得其在发展中没有与时俱进，制度不完善便是突出问题之一。正因如此，医院档案管理工作比较随意，缺乏规范性。同时，档案管理制度缺乏的条件下，医院档案管理手段和模式无法与时俱进，使得其在具体的工作中，经常性出现一些手工装订档案资料字迹潦草、内部不完整等问题，这对档案管理水平的提升产生了负面影响。另外，在缺乏完善的档案管理制度的支持下，医院档案管理人员难以及时将医院运行中产生的各类档案资料及时、完整建档，对后续的档案管理工作是极为不利的。

2.档案管理意识有待增强

近些年来，我国医疗卫生事业发展迅速，医疗设备不断完善，使得医院档案资料不断增多，在其他没有改变的基础上，使得档案管理人员工作负担大幅度增加，且医院相关领导因重视度不足，并没有加强档案管理队伍建设，使得档案管理工作负担大与档案管理人员不足的矛盾不断加剧，这种情况下，档案管理工作自然无法为医院发展提供服务。给档案管理工作增加了负担和难度。另外，档案管理人员在思想层面上没有意识到档案管理的重要性和价值，造成其档案管理工作意识匮乏。纵观医院档案管理现状，医院档案管理水平较低，造成部分重要档案遗失或者被销毁。同时，档案记录方式也存在诸多不合理之处，造成档案价值难以发挥出来。

3.档案资料完整度不高

医院档案资料主要来源于医院经营发展中的各项活动，在此过程中，医院各科室和部门都会进行大量的活动，意味着档案资料与各科室和部门相关。而在档案资料收集过程中，出现了一系列漏洞，致使各个科室和部门的档案收集时，频繁出现部分重要档案丢失问题，致使档案管理工作缺乏实质性作用。另外，在医院档案资料管理过程中，管理工作缺乏针对性，造成档案借阅之后，往往會出现一些档案没有及时归档而疏于管理，造成档案永久性遗失，这种情况下档案完整性难以保证。同时，档案资料收集过程中，因缺乏针对性的管理工作计划，造成档案收集时，频繁因为工作人员忽视收集工作或者工作不规范行为，会遗漏部分档案资料，不利于档案资料的全面收集，最终直接影响档案管理工作顺利进行，还对档案资料价值的开发利用极为不利。

4.档案管理人员专业能力和职业素质有待提高

医院档案管理人员综合素质的不足，主要原因在于医院领导意识不强，造成其在经营管理过程中，强调医务人员的培养和引进，忽视了档案管理人员的引进和培养。当前，医院档案管理工作人员主要以年龄偏大的人员为主，这类工作人员存在一系列不足，如知识体系不够完善，且严重缺乏先进的档案管理理念和技能，如计算机操作技能，使得医院档案管理工作质量和效率难以提高。另外，医院人才引进方案中，侧重临床工作者，并没有将档案管理人才引进纳入到计划当中，使得医院缺乏高素质的档案管理人才，无法满足当前医院档案改革发展需求。

三、档案管理模式改革在医院档案管理中的应用分析

1.完善医院档案管理制度

医院经营目的在于救死扶伤，而要想真正意义上高质高效解决病人的痛苦，帮助病人恢复健康的身体，要求医院医疗水平较高。而医院医疗水平的提高，关键在于医务人员的水平。正因如此，医院领导在经营管理中，普遍强调医疗水平的提升，对与之相关的其他辅助性管理工作缺乏重要性认识。因此，医院档案管理人员要在思想层面认识到档案管理的重要性，积极主动学习先进的档案管理知识和技术，不断完善档案管理制度。医院要加强檔案管理人员的培训，后结合档案管理工作需求，对管理人员的工作职责进行具体分工，确保档案的完整性。另外，完善档案监督管理机制，对档案使用情况进行动态化监督，规避档案遗失问题。

2.增强医院档案管理意识

管理工作高效进行，源于意识上高度认可。因此，医院档案管理人员要进一步强化档案管理意识，为档案管理中的各项工作落实到位提供保障。另外，医院科室和部门种类较多，档案资料重复出现的概率较高，给档案管理工作带来了不必要的负担。为了规避这类问题和提高档案管理工作效率，档案管理人员要采取分类分块处理，专人专职负责各科室和各部门的档案收集工作，确保档案资料的完整和真实可靠。

3.加强医院档案信息化管理，提高档案完整度

在现代社会中，信息技术广泛应用，且为各领域发展做出了突出贡献。而信息技术应用在档案管理工作中，可以弥补传统档案管理模式的各项弊端，使得档案管理工作满足了医院新形势下发展下提出的各项要求。首先，转变传统档案管理理念。医院档案管理工作人员要在思想层面认识档案管理重要性的基础上，更新医院档案管理理念，加强计算机技术、信息技术等在医院档案管理中的应用，可以及时、完整将医院各科室档案进行归档，有利于档案管理工作质量和效率的提高。其次，加强管理平台建设。医院要加大信息化建设投入力度，完善各项软硬件设施，为档案信息化管理提供物资保障。另外，信息化时代，档案信息化管理安全是一项重要问题，要求在平台建设过程中，重视安全建设，可以通过安装杀毒软件，如360杀毒软件，为档案管理平台安全运行创造一个安全环境;也可以通过口令方式限制管理人员登入，避免非管理人员登入档案管理平台，随机改动档案，以此保证档案资料的安全，为充分发挥档案开发利用价值提供保障。

4.规范医院档案管理工作方法与步骤

对于医院档案管理人员来说，为了高效管理医院档案，要定期对现有医院档案进行全面普查，目的在于及时清理医院当中无效、过期的文件，防止资源冗余，且可以减少档案管理人员的工作负担。同时，这些无价值的医院档案的清除，一定程度上有利于医院档案管理工作效率和质量的提高。另外，医院档案管理人员在档案收集、整理和归档过程中，要严格按照时间顺序，并结合档案内容进行分类别排序和归档，并加强对医院档案的规范化管理，针对内容比较混乱且案卷过厚的案卷要进行拆分，重新按照一定的要求或者时间顺序进行归纳，目的是为了档案管理人员在具体的操作中更加便捷的找寻到相关档案资料，为大幅度提高医院档案利用率提供保障。除此之外，档案管理人员在档案重组过程中，针对无案卷标题、标题模糊及无卷内目录等案卷要重新填写。需强调的是档案管理人员在重新填写档案标题时，要注意规范填写，为提高今后档案检索的准确性提供保障。同时，标题的规范化，关键是机构简称的规范化，才能规避档案资料检索过程中因标题混淆不清而出现无法识别的问题，以此保证检索效率，为提高档案利用率奠定良好的基础。

5.革新档案管理模式，构建高素质专业性档案管理队伍

医院现代化水平的提高，使得医院档案资料日渐丰富。在此背景下，为了满足档案管理需求，医院档案信息化管理程度不断提高，意味着革新档案管理模式迫在眉睫。医院要不断扩展医院服务模式，加强档案管理宣传，不断提高档案信息化水平，为充分发挥档案信息价值，为各层次医院科室提供优质的档案服务。除此之外，针对医院长期发展过程中，没有重视档案管理而出现的医院档案管理人才缺乏的问题，要求医院在档案管理模式改革发展过程中，重视档案管理工作人员专业能力和职业素养的提高，构建高素质专业性档案管理队伍，为档案管理工作改革提供人才保障。基于此，医院要做好档案管理工作人员的专业素质的培养，与时俱进定期进行信息化管理业务培训，不断提高档案管理人员的信息技术水平。在具体的操作中，医院可采取如下两种措施：

医院要立足于医院发展实际状况，组织管理人员进行定期培训，具体包括岗前培训、在岗培训，重点培训内容主要以岗位工作职责相关理论知识、档案管理技能，确保医院档案管理人员可以在实践中运用所掌握的档案管理知识，进行档案分类管理，为有效提高档案分类准确性提供保障。

医院要结合医院档案管理工作需求，定期引进专业化的高素质技术型人才，并加强入岗后的业务培训，促使其熟悉档案管理业务，为高质高效开展档案管理工作提供保障。同时，医院要不定期开展培训工作，为档案管理人员提供更多的实践机会，尤其是一些工作能力强且水平高的档案管理人员，医院应为其提供更多的外出培训和交流的机会，通过这种方式极大地调动医院档案管理人员的工作热情，且有利于医院档案管理人员的综合能力的提高，为更好的开展档案管理工作奠定良好的基础。

四、结语

总之，医院档案管理中存在一系列问题，加强医院档案管理模式改革势在必行。因此，医院档案管理人员要不断提升自身综合素质，并在实践中重视档案管理制度的完善、革新档案管理模式等，才能推动档案管理发展，为提高我国医疗卫生水平提供保障。

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（作者单位：滨州医学院附属医院）

基金项目：山东省档案局科技项目课题（2018-34）。

作者简介：王芳（1984-），女，山东德州人，馆员，医院档案管理。