浅谈水电工程竣工资料档案管理工作

徐艳梅

摘 要：随着经济和各行各业的快速发展，资料档案管理工作在任何职业、任何工作中都是十分重要的，这一流程能把所做的工作真实的反应出来，并能通过这一流程及时查漏补缺，在后期遇到同类型工作时，还可进行借鉴。所以应当重视起资料档案管理工作，尤其是水电工程竣工的资料档案管理，因为水电工程程序繁杂，涉及的资料档案种类颇多，每项流程都环环相扣，错漏了哪一处都会产生不小的影响。因此对从事水电工程资料档案管理工作的人员要求极高，对工作人员的操作规范也要求的格外严格，以求让整个工程项目能顺利圆满的完成。

关键词：提高意识;制定规范;实施制约与监督

引言：竣工验收备案的实施对我国工程建设管理来讲具有至关重要的作用，推动质量监督机构核定工程质量等级向以建设单位为主体组织工程竣工验收，并以相应规定为依据向建设行政部门主管部门申请备案的转变是其核心所在，旨在提升工程建设过程中各方主体责任的明确性，提升各个环节的安全性。同时，竣工验收备案的实施在提升建设工程档案资料及时性、系统性和全面性方面也具有突出作用。

一、竣工验收备案与档案管理间的联系

就以往来讲，无论是建设还是施工管理过程中都未将城建档案工作纳入到其中，这就导致档案管理工作过程中经常存在归档不及时、资料不全面等情况，使得已经交付使用的工程其档案并未及时移交到城建档案部当中，即使档案主管部门工作较为被动，而且对后续工程管理来讲也会产生不利影响。而竣工验收备案的实施有效弥补了上述的不足，并为上述问题的解决提供了重要的制度保障，提升了建筑工程档案完整和移交在工程竣工验收过程中的地位。

二、竣工验收备案在档案管理中的重要性

2001年7月，我国建设部指出，对于包含在城建档案馆接收范围的工程来讲，建设单位需要基于组织竣工验收前提下，提请城建档案管理机构围绕工程实施预验收，这也是城建档案管理机构给予工程档案认可文件的基础。同时，建设单位在具备工程档案认可文件后，可以在工程组织下实施竣工验收。就竣工验收备案这一过程来讲，还要着重对工程档案认可文件进行仔细且严格的查阅。也正是在这些条文的明确规定和执行下，工程档案管理工作逐步朝向科学化和规范化迈进，对工程档案移交归档工作也具有不可忽视的意义。总的来讲，竣工验收备案在档案管理中的重要性主要表现在以下几点：第一，以国家部门规章方面为立足点，对城建档案接收严格依法行事进行了明确，赋予了城建档案管理更多的权威性。想要达到提升工程档案管理力度的目的，城建档案管理部门可以以相关规定为依据和参照，促使建设单位及时履行自身职责，并对其向城建档案馆移交工程档案这一过程进行监督和检查，执行起来操作性也较强。第二，提升了城建档案管理工作的规范性，管理质量也有所提高。对于工程竣工且验收合格的工程来讲，建设单位需要到城建档案馆中凭借《建设项目档案报送责任书》领取《建设项目档案预验收申请表》，并在此基础上完成预验收的登记;待登记完毕后，城建档案馆会在建设单位填写的《建设项目档案预验收申请表》基础上，以此为依据对工程档案预验收进行安排;待预验收合格后，城建档案馆会向建设单位发放《建设项目档案预验收认可书》，这也是建设单位组织竣工验收的重要保障。

三、如何发挥竣工验收备案对建筑工程档案的作用

（一）提升相关人员对竣工资料档案管理的意识

水电工程竣工的重要组成部分就是竣工资料档案的管理，因为这一环节可以起到参考、审核、验收及维护等重要作用，并且跟整个工程的效益是有直接关系的。所以一定要将竣工资料收集完整，将整个档案做的真实有效并且准确。要是没能将这部分做好，将会为项目埋下不小的隐患。因此，整个项目相关的领导和工作人员，一定要将竣工档案的管理意识提升上来，在实际工作中，严格的遵照管理流程以及档案归档的规范，认真的对待档案管理这项工作，务必将工程真实，准确并完整的呈现出来，为工程做好辅助工作。毕竟一旦出现资料不全或管理不善的局面，就会导致一部分的资料失真或缺失，或者一旦产生问题便很难查询因由，无法及时正确的将隐患消除，为工程后期的运营造成不必要的麻烦，还会为社会埋下多种不安全隐患。

（二）将资料呈现的内容规范化

水电工程的图纸编制和各个项目的所有资料文件都是有明确规定与要求的，但总会出现档案管理工作不规范，监管力度不严格，或是其他原因，使档案管理工作依然存在不少问题。比如在用纸方面没有符合档案要求，或者纸张表面不整洁，整份材料用纸大小和质地不同，字写得潦草看不清，图样绘制的不规范，或是对资料随意进行涂改，修改又未经许可，改后修改人也没有签字确认或者加盖公章等。除此以外，还有未将资料收集全面，或是出现只有图纸没有原始资料的情况，甚至是监理报告或是竣工书的缺失，还有就是在最后收尾工作中不按要求进行分类成册，或是成册的未制定目录，有目录的制定的又不准确，明显与内容不符等问题层出不穷，更有因管理上的不到位，造成重要资料丢失的状况。这些问题在工程施工中时常出现，对工程的进度和后期运作维护造成了不小的影响，因此需要相关人员加大资料管理的力度，经常组织学习《验收规程》和《档案法》等相关的重要文件，明确制定好相关的规范制度，将制度尽量细化，包括用纸，格式，涂改规定，字体要求等，并做好档案管理工作的宣传，提高档案管理人员的工作素养及档案管理意识，让档案管理工作得到充分重视，并将《规范法》形成制度，这样才能保证资料的全面、统一、整洁及准确。

（三）加強档案管理人员的职业素养

工程档案要由专人负责，且对负责档案管理的人员时常进行培训，培训内容涵盖档案管理工作的基本常识、档案法规以及管理标准等，除此以外，档案管理工作人员要具有一定的稳定性。因为这部分人员不稳定，会造成整个工程的各项措施与制度不能持续的落实。而且中途换人管理就会出现交接问题，后来人员对工程前半部分的实施不了解，通过人员交接一知半解，无法与后续工作进行更好的串联，容易造成材料的遗失，或是数据上的错误，或者进行某项资料查询时耗费的时间相对较长，造成不必要的人力物力财力的浪费。因此，档案管理人员要将自己的业务水平不断提高，除了将档案进行规范标准的管理外，还要努力的搜集信息资源，给水电工程的运行与维护提供更高效的服务。

结语：综上所述，工程竣工档案的管理工作，在整个水电工程项目中的作用非常重大，工作流程及工作量也十分的繁琐复杂，因此需要档案管理部门及工作人员具备超强的责任心以及出色的工作能力，并且拥有良好的工作素养，对档案管理工作的重要性有高度的认知，且能细心，耐心的进行每一项工作，及时的发现与解决工作中遇到的问题。这样才能保证整个水电工程顺利的进行下去，后期运营与维护也能得到最好的保障。千万不要抱有侥幸心理或是过度理想化的心理，认为差不多就可以。一旦产生这样的心态，就很容易出现大纰漏，对整个工程以及对社会的影响都非常大。所以，档案管理工作人员一定要收集精准的资料，按照工作规范，严谨的完成竣工资料管理工作，为工程圆满完成以及为社会的发展和人民的安定提供保障。

参考文献：

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