提升高校图书馆档案管理水平的策略研究

作者简介：张超（1986-），男，河北省邯郸市人，硕士研究生，研究方向：档案管理。

摘 要： 图书馆档案管理工作是高校图书馆管理工作中最为基础的内容，这项工作反映图书馆的业务状况和发展记录的同时，更能体现出高校教育质量和管理水平。随着数字化时代的到来，各高校积极加强信息化建设，图书馆档案管理工作也加快了步伐，全面提升高校图书馆档案管理水平，以高质量的规范管理为高校发展提供更加科学和优质的服务。

关键词： 高校图书馆;档案资料;管理水平

【中图分类号】G250 【文献标识码】A 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.31.284

随着数字化时代的到来，高校图书馆的档案资料形式和传统的纯文字资料不同，添加了不少电子数据资料，管理方式也逐渐信息化，高校图书馆应当从提升管理水平入手，积极创新管理体制，优化管理模式和工作流程，让图书馆管理工作人员不断提升管理工作能力，保障图书档案管理的服务水平和图书资料的利用率。

1 高校图书馆档案管理工作的主要内容

高校图书馆档案管理工作的内容非常繁杂，总体来说主要是对文本、文件和图书馆配备的计算机等相关设备的管理工作，其中档案资料主要包括文献典藏档案、资产档案、人事档案和以读者档案、借阅档案、交流档案为主的业务档案等档案内容。

其中文献典藏档案是图书馆资料的重要组成部分，包含知识性阅读档案资料与学术研究型档案资料，内容种类非常丰富，涉及到各种学科的不同领域;资产档案是高校图书馆建设的重要数据，具有保密性、复杂性和科技性强的特点，可以保障图书馆稳定经营的价值;人事档案，则主要为高校图书馆人事管理的具体档案内容，主要记载图书馆工作人员的相关档案资料，这些资料是高校图书馆工作人员薪酬待遇的确定和参与职称评定的重要参考依据，也是高校人事工作开展的一个组成部分;读者档案、借阅档案、交流档案等业务档案是图书馆综合性比较强的记录资料，是高校图书馆日常工作中比重较大，实践中形式多样的一种档案资料，也是高校图书馆工作检查和评估的重要参考依据。

由于高校图书馆档案的基本构成内容繁多，在具体开展管理工作时，需要对档案资料内容进行科学分类，编制科学管理体系，以便于后期的图书馆管理与档案有效利用工作。

2 高校图书馆档案管理工作的一般流程

高校图书管档案管理工作的一般流程包括档案收集整理、档案存储管理、档案编研处理和档案利用优化。

2.1 档案收集整理

档案收集整理是高校图书馆档案管理工作流程的第一步，也是最基础性的工作，必须遵循国家档案管理相关法律规定，明晰档案资料的收集范围，进行标准化收集，高校图书馆档案管理工作人員在初步收集工作结束之后，应该利用数字化的电子平台进行档案资料的细化分类整理，对档案资料的利用价值进行科学鉴定，有效取舍，为高效率的分类存储提供基础性工作保障。

2.2 档案存储管理

档案存储管理是高校图书馆档案管理工作中收集整理后的重要环节，档案资料的存储工作中要注意考虑档案信息是否能保存完整、档案信息是否安全、档案存储是否科学分类等重要问题。科学先进的档案存储管理，可以更加便利地提供档案信息资料。随着高校信息化建设进程加快，图书馆的电子档案资料逐渐增多，图书馆档案资料的数据化存储管理成为重要的方式，档案资料的储存管理变得更加便捷，这样将电子档案的数据化存储管理和和传统纸质档案的有效分类管理有效结合是一项重要的工作内容。

2.3 档案编研处理

高校图书馆档案管理工作流程的第三个环节是档案编研处理阶段，这个环节在档案收集整理和存储管理工作完成之后进行，主要是为了满足后期的档案信息检索与利用需要而开展的档案信息编研处理工作。管理工作人员在进行编研工作进行之前，应将档案的统计整理工作正好，确保档案信息内容的完整性，之后运用科学合理的编研流程，将需要汇编的档案资料汇编形成有序的档案体系。

2.4 档案利用优化

档案利用优化是图书馆档案管理工作的最后一个流程，图书馆的管理工作人员需要充分了解用户的需求，建设档案利用平台，并结合新形势、新需求不断拓宽档案利用的渠道，提升档案使用效率。

3 提升高校图书馆档案管理水平的具体策略建议

3.1 与时俱进，更新管理理念

图书馆档案管理工作需要工作有完整规范的管理制度和管理体系，并日常的图书馆档案资料进行科学规范的管理，同时也要根据高校自身的情况进行适时的调整，以满足档案价值的利用需求。随着社会的不断进步，人们对图书档案的需求方式也逐渐追求便捷化、效率化和网络化，高校图书馆档案的管理理念也应随之更新，首先从思想认识上提高管理工作人员对理念更新的重视，通过突破传统思维的禁锢，与时俱进，不断革新，提供更为先进的档案管理形式，运用适应社会需求的新型管理理念将图书馆的档案文件分门别类、保存完整、查找有序，逐步完善图书馆档案管理工作;其次，加强图书馆档案管理的宣传力度，提高档案管理的质量和利用效率。

3.2 加快信息化建设，完善电子档案

随着信息技术的日新月异，高校图书馆档案管理工作也持续向信息化、智能化方向调整，但是还存在着一些问题。比如信息化建设的层面只是简单地将图书档案资料的信息数字化保持和档案收集方面、信息化工具的使用具有一定的局限性、图书档案信息存储的平台功能不够完善等。加快图书馆档案管理信息化建设，完善电子档案，可以在很大程度上避免传统档案管理形式带来的档案损坏、丢失等问题，提高档案管理的内容完整性和使用的准确性，保障了档案管理的质量;同时简化了传统管理的繁琐工作流程，提高了管理效率;实施电子档案的信息化建设，也满足了无纸化办公的环保化可持续发展的社会要求，降低了图书馆档案管理的成本。

3.3 加强档案管理系统的安全维护

信息化建设是图书馆档案管理系统的趋势，但是网络和系统安全问题却是一个比较大的安全隐患，比如档案资料的破坏和盗取，系统密码的破译等安全问题，高校图书馆档案管理工作人员有必要提升档案管理的安全和保密意识，增强图书馆档案管理网络系统的安全管理意识，做好后台维护，保障管理系统的安全运转，避免档案信息的外漏。

参考文献

[1] 周晚琴.大数据背景下高校图书馆档案管理与改革途径研究[J].中国管理信息化，2019（09）：189-190.

[2] 李超.高校图书馆档案管理工作创新研究[J].黄河.黄土.黄种人，2020（06）：43-44.