员工证件管理系统的构建与实施

聂杨

摘要：员工资质管理工作是企业现代化管理的一项重要内容。本文从员工证件管理系统构建的背景和意义、需求分析和开发思路、基本功能和操作说明以及系统的应用几方面，系统地阐述了员工证件管理系统在A公司的构建和实施。

关键词：员工证件管理系统;资质管理;需求分析;开发思路

近年来，随着A公司生产经营范围不断扩大，运营管理信息化水平不断提高，迫切需要实现对公司员工信息进行电子化采集，建立员工证件管理系统，从而达到规范管理、高效管理的目的。为此，A公司通过一系列努力，借助信息化的手段，在办公自动化基础上构建了员工证件管理系统，通过对各类员工证件进行归口管理，满足了公司各部门及项目组对内对外工作的需要，在确保信息安全准确的同时提高了工作效率。

一、员工证件管理系统构建的背景和意义

A公司是大型国有企业，经营业务范围广泛，拥有工程设计综合甲级、工程监理甲级、工程咨询甲级等多个国家级资质证书，能够提供以能源化工工程设计为主体，从工程设计、工程咨询、工程监理、技术许可、项目管理到工程总承包的一站式服务，能够提供工厂设计及总流程优化、工厂节能优化、工厂诊断咨询服务及一体化解决方案。根据国内相关行业法规，从事特定行业的专业技术人员必须取得执业资格证书，A公司鼓励相关专业技术人员参加考试并取得与公司资质及生产经营发展相关的执业资格证书，以满足专业技术工作的需要。

随着A公司生产经营范围的扩大以及资质取证人员的增多，生产经营活动涉及各类员工证书的使用频率逐渐增多，体现在公司资质取证、投标报价、项目备案、消防报审等方面。在建立员工证件管理系统之前，公司的项目组和其他相关部门往往需要与员工本人联系汇总各类证书扫描件，如果遇到人员流动或者证书遗失的情况，那么员工证书的管理就非常繁琐，耗费了大量的人工时，不利于工作效率的提高。

在此背景下，A公司尝试在办公自动化系统中构建员工证件管理系统，利用信息化的手段，实现员工证件的统一归口管理。

二、员工证件管理系统的需求分析和开发思路

（一）员工证件管理系统的需求分析

现有的证件获取的工作模式，不能满足企业生产经营活动的需要，企业的发展迫切需要建立一个全新的工作模式，通过信息技术手段，在办公自动化系统中搭建员工证件管理系统，与OA系统人事数据库信息实现同步更新，员工证件管理系统需设置不同的功能模块，实现员工证件的上传、下载、查询、数据编辑、证书检查、证书文件统计、证书类别统计等功能。

（二）员工证件管理系统的开发思路

一方面，A公司人力资源部与信息化管理部门对接，提出开发需求及开发思路，进行软件开发项目立项，填写项目开发计划任务书，编制实施计划;另一方面，A公司人力资源部召集各部门开会，商讨各类员工证件的统一扫描事宜。各部门分别负责收集本部门人员的各类证件，然后统一交由印制出版室进行彩色扫描。扫描完成后，证件按照统一的命名规则进行命名并分类，最后由信息化管理部门将证书扫描件批量导入到证件管理系统。

具体的开发思路为：信息化管理部门在Windows操作系统构建简洁人性化的系统界面，能够实现证书信息的查询、上传、下载、统计、编辑等功能，可以与人力资源数据库进行兼容，包括实现和人力资源数据库信息的同步变更，员工证书相关信息提取等功能。

三、员工证件管理系统的基本功能和操作说明

（一）证书文件上传

证书上传有两种方式，一种是单个文件上传，一种是多个文件批量上传，把证书文件上传到服务器上的同时在证书数据库中添加这个证书的记录。

（二）批量下载

可以将选中的证书文件批量下载到电脑中。

首先根据系统左侧的部门浏览树及菜单[查询条件]将需要查询的证书文件记录显示在右侧的窗口中，然后选择需要下载的证书文件记录，点击菜单[批量下载]，选择一个文件夹，然后点击[确定]，就会把这些证书文件下载到选定的文件夹中。

（三）查询

点击系统左侧的部门浏览树，右侧窗口就会显示选中部门所有人员的证书记录。

如果點击浏览树上的所有部门，右侧窗口就会显示公司所有人员的证书记录。这时可以选择窗口上面的“证书类别”和“证书名称”，对右侧窗口根据选择的条件进行过滤。

（四）数据编辑

数据编辑包括修改数据和删除上传文件记录。

点击菜单[编辑]进入编辑状态，可以修改的数据包括人员选择、证书类别、证书名称、有效期，其它数据不能修改。双击“工作证号”可以重新选择一个人员，替换原来错误的人员，该人员的信息会自动全部换过来。

点击菜单[删除]可以删除一条选定的证书记录。

（五）打印预览

点击菜单[打印预览]可以打印选择的记录，并将数据导入到EXCEL中。

点击菜单[转入EXECL]可以将数据导入到EXCEL中。

（六）统计报表

证书检查，可以查询某类证书还有哪些员工没有上传文件。

证书文件统计，统计各部门上传证书的人员及证书文件数量。证书类别统计，统计证件库中各类证件的人数。

四、员工证件管理系统的应用

员工证书管理系统的成功开发，实现了A公司对员工各类证件的集中管理，具备证书查询、上传文件、下载文件、数据编辑、证书检查、证书文件统计、证书类别统计等功能。该系统已实现与A公司的人事数据库进行关联，信息能够实现同步更新，避免了“信息孤岛”情况的发生。软件性能良好，运转正常，原定的开发已达到并满足日常工作需要。

目前，该系统收录了身份证、毕业证书、学位证书、职称证书、注册证书、资格证书、其他证书等七大类证书扫描件，并建立了定期采集、动态管理、持续更新的管理机制。

A公司的项目组或部门如需查询使用，需要填写“员工证件申请表”，经过三级审批，审批完成后，交给证件库管理人员备案。管理人员对办理完成申请手续的项目或部门，按时提供员工证件扫描件。表一为A公司自2017年以来员工证件管理系统的使用情况。

该系统的投入使用，为A公司的资质取证、项目报价、项目备案等方面的工作提供了极大便利，改变了过去分散管理和证件扫描不规范的状况，节约了人工时，提高了证件的规范性，为A公司的资质管理和公司的高质量发展提供了坚强的支撑作用。

五、结论

员工资质管理工作是企业管理的一项重要方面。A公司通过开发员工证件管理系统，成功构建了员工资质管理的信息化平台，运用现代化的手段，实现了员工证件的高效统一管理，形成了规范化的运转流程，取得了良好的应用效果。