基于特色藏品的数据化管理与服务研究
——以天津美术学院图书馆为例

师中萃/Shi Zhongcui

特色藏品是指图书馆收藏的具有地方特色、院校特色、学科特色及专业特色的实物资料，具有一定的历史价值、科学价值和艺术价值。最新版的教育部《普通高等学校图书馆规程》指出：“要保持重要文献、特色资源的完整性与连续性，注重收藏本校以及与本校有关的各类型载体的教学、科研资料与成果，形成具有本校特色的文献信息资源体系。”［1］近年来，随着高等学校“双一流”建设的加速发展，高校图书馆特藏资源建设备受关注，［2］—［5］许多院校都建立了具有自身特色的文献资源和实物资源库，如厦门大学“东南海疆研究数据库”［6］、暨南大学“华侨华人族谱数据库”［7］、天津音乐学院“天津音乐家资源数据库”［8］、中国海洋大学图书馆的“数字海洋博物馆”［9］“海洋文库”［10］等。

天津美术学院作为专业型高等美术院校，收藏了大量的文物、古籍、绘画、书法等特色藏品，这些藏品是学校办学历史中积累的宝贵财富，是教学、创作的重要参考，具有很高的历史价值、文化价值和科研价值。对于这些藏品，传统的管理方式是以收藏的时间顺序登记入册，将信息记录在纸质账本上，需要使用时查找提取。这种传统的管理方式在信息化加速发展的背景下，已经愈发显现出局限性，主要表现在账本登记信息缺乏直观形象性，使用时检索困难，信息登记不规范，信息更改、变动、扩充困难，不利于藏品的核对，不利于与数据库对接，频繁翻查取放易造成原作破损等。因此，提升特色藏品的管理方式，具有十分迫切和重要的意义。

此外，特藏资源由于本身的不可再生性，以及保护修复的困难，大多是以“藏”为主，对外开放也有严格限制，致使藏品利用率低，价值无法充分发挥。为了改变上述局面，天津美术学院图书馆通过探索实践，结合本馆实际，对特色藏品采用了数据化管理方式，并在此基础上开展各项服务，取得了良好效果。本文就对其作一探讨。

一、藏品数据化管理研究

（一）数字化

特色藏品数据化的基础工作是进行数字化，主要是图像的数字化，采用的主要方法是拍摄和扫描。拍摄时要注意不同的藏品采用不同的背景与灯光，如拍摄文物时要布置与本色有反差的背景，选择色温为5600K的偏暖白灯泡和白色滤光罩布；拍摄油画时，为避免人工光照明造成的反光，采用自然光照明，根据画面内容采取侧光或正面光，并调整画作的角度进行拍摄。选择像素高的数码单反相机（如天津美院使用佳能EOS 5D MarkⅡ，2110万像素），将模式调整为多点对焦，感光度调为100或更低，以保证拍摄画面的清晰度和细腻度。

对于一些细节丰富的小幅速写、素描、版画作品，则采用扫描的方式进行数字化，选取400dpi以上的分辨率、24位全彩图像类型、专业模式进行扫描。对于一些幅面巨大、不易固定的壁画，或者长度很长的手卷作品，采用分小块拍摄或扫描，后期用软件拼接的方法来完成。

数字化的后期工作是采用Photoshop软件进行图像处理，包括裁切、校色、去噪、拼接、色阶调整、不规则的画幅的抠图等，以确保图像的美观性和还原度，最后统一以JPG格式保存。

（二）数据化

1.元数据著录

藏品经过数字化后，仅仅是载体形式发生了变化，由于缺乏藏品的多维度著录信息，使用时仍需要耗费与查阅原始载体文献同样多的时间。因此，我们应尽可能对数字藏品资源进行多维度、精细化的元数据著录。元数据是关于数据的描述性背景信息，说明数据的内容、质量、状况和其他有关特征，使用的目的是促进数据集的高效利用。目前，主流的元数据有Dublin Core（都柏林核心元数据元素集，简称DC）、LOM（Learning Object Metadata学习对象元数据）和MARC（Machine Readable Cataloging机读目录）三种，其中Dublin Core是为标识数字化信息资源、支持网络检索而创建的元数据格式，正在成为数字图书馆和网络教学资源的主流元数据。根据上海图书馆的DC中文规范，［11］DC元数据由15个核心元素组成，包括Title（题名）、Creator（创建者）、Subject（主题）、Description（描述）、Publisher（出版者）、Contributor（其他责任者）、Date（日期）、Type（类型）、Format（格式）、Identifier（标识符）、Source（来源）、Language（语种）、Relation（关联）、Coverage（覆盖范围）、Rights（权限）。

以绘画藏品为例，根据DC标准，结合藏品的实际形态和数据检索的需要，我们设定的元数据方案共有16个元素，分别为类别、登记号、名称、作者、年代、质地、尺寸、数量、等级、登记日期、来源、作品形式、完残程度、存放位置、备注、作品照片。经过元数据著录的藏品信息如图1所示；与DC的对应关系如表1所示。

表1 绘画藏品元数据方案的元素列表

图1 绘画藏品元数据著录信息

此外，在进行元数据著录时，还应尽可能地加强标引深度，［12］例如为图片命名时，以“登记号＋作者＋作品名称”的形式命名，与账本登记号、实物标签号相对应，方便二次检索、提取图片。为方便与数据库对接，还要做好归档工作，选取Excel作为元数据存储软件，将每一类元数据存储为一列字段信息，便于批量导入，提高效率。

通过建设多维度的元数据著录信息，我们对数字化藏品对象进行了深度、精确的元数据标引，揭示了更丰富的数据间关系，建立了更可靠的规范档。这些经过系统化加工、内部关联的数据信息，有助于用户发现新知识、提出新问题，［13］［14］从而为进一步完善数据内容提供正反馈。

2.数据化资源发布

完成藏品信息系统化的元数据著录后，内容的使用仅限于单机用户，为了实现共享，需要进行内容发布。我们使用的内容发布平台是清华同方的TPI信息资源建设与管理系统。TPI系统是基于网络平台上用于知识仓库构建、生产、管理、维护和发布的工具软件系统，支持B/S和C/S架构，完全兼容国内普遍使用的CNMARC标准和国际主流的Dublin Core标准，能够同时管理文本、图像、音频、视频等各种资源，提供全文检索、分类标引、内容发布、文档转换等服务，具有检索功能强大、操作简单、管理规范、稳定性强等特点，被广泛应用于数字图书馆特色库建设中。通过构建数据库、批量上传对象、分类标引，最终发布后的藏品信息检索界面如图2、图3所示。用户可以检索、浏览、下载需要的内容，如图4所示。

图2 以作者为关键字的检索界面

图3 以名称为关键字的检索界面

图4 浏览下载界面

（三）数据化的难点

1.图像精度与存储空间的平衡

数据化过程中，既要保证图片的清晰度，又要保证网络传输速率，确保用户能正常浏览、下载，因此，图片的物理存储空间不能过大，要做好精度与存储空间的平衡。

2.正确录入藏品信息

由于藏品的特殊性，其原始登记信息中有相当多的繁体字、生僻字、异体字、难检字，在录入电脑时较为困难， 这些字不能凭固有的印象简化处理，一带而过， 而是逐一在《中华字海》《汉语大字典》和网上查找，明确落实后再录入电脑中。

3.需要较高的专业知识和素养

藏品的原始登记信息由于年代久远，出自多人之手，难免有不规范之处，例如，“海上四大家”之一的吴徵的作品，有的登记为“吴徵”，有的登记为“吴待秋”；“津门五老”之一的陆文郁，又登记为“陆莘农”“陆辛农”。如果不了解画家的字、号、别名等，在录入信息时就无法统一标准，造成检索时的漏检。还有一些文字上的不严谨，如将清末海上画派的朱梦庐，登记为“朱梦卢”；民国年间北京画坛的“萧谦中”，登记为“肖谦中”等。因此正确地鉴别原始信息，需要专业的知识和素养，才能为用户提供完备、严谨、规范的数据化信息。

二、藏品数据化管理应用与服务研究

（一）数据化管理的意义

1.方便查阅，有利于保护珍贵原作

藏品的元数据从多维度描述了藏品信息，科学准确，直观形象，用户可以自行浏览、查看，获取所需要的信息，避免频繁取放、打开画作造成折旧破损。

2.大幅提高检索效率

传统的检索方式是对照账本逐条查找所需的藏品，费时低效，漏检率高；采用数据化管理方式后可以一次性检索出所有所需的信息，且能实现跨分类检索，快捷高效。

3.便于对藏品信息进行精确管理

传统藏品的信息登录是手动填写在纸质账本上，不同管理者在登记信息时可能会采用不同的标准，如对瓷器尺寸的登记，选择的参数有的是口径，有的是底径。采用数据化管理后，统一和规范了各项元数据信息，便于进行精确管理。

4.便于信息的修改和扩充

藏品的一些信息有可能随时间发生变化，如存放位置改变、分类改变、作品形式经过外借展览后由“镜心”变为“卷轴”等，这些信息如果用传统方式管理，只能在账本中加以涂改，造成页面凌乱、可读性差；此外，美术作品成套的册页很多，动辄几十页，这些页面信息在一个登记号内呈现是不现实的，采用数据化管理后，可以方便地进行扩充和修改，反映藏品的动态信息。

5.便于与数据库对接

藏品信息进行数据化加工后，可以批量导入资源发布平台数据库，用户可以不受时间、空间的限制进行访问，界面友好方便，同时能够扩大受众面。

6.有助于对藏品资源进行深入挖掘、利用

传统的特色藏品使用基本上是“借、还、藏”的模式，缺乏对藏品的系统化整理和研究，使用效果完全由借阅者决定；采用信息化方式后，管理者可以宏观掌握藏品情况，对藏品进行系统研究和知识加工，实现特色藏品的专业化管理和服务型应用。

综上所述，藏品数据化管理具有显著的优势，在我们实际应用中，有效克服了传统管理方式的弊端，取得了良好的效果，能够更好地发挥藏品价值，开展服务。下文就结合天津美术学院的实际使用情况展开探讨。

（二）数据化管理的应用与服务

1.服务教学，实现藏品从“藏”到“用”的转移。

在传统的管理方式下，借阅者只能通过简单的账本登记文字了解藏品信息，造成大量藏品不被了解，使用率低；采用数据化管理后，借阅者可以不必入库逐个翻阅，通过平台数据库，就能全面、高效地了解藏品信息，选择出最适合教学的藏品，更好地实现特色藏品信息服务和教育服务的职能。

传统的藏品管理由于资源使用效率低，借阅者了解程度不高，使得一些二级学院为了教学方便，也去建设自己的教学资源，造成资源重复浪费。实现数据化管理后，大幅提高了藏品资源的使用效率，与临摹室课程灵活结合，避免了资源的重复建设。因此，数据化管理有效改变了特色藏品传统管理“重藏轻用”的现象，实现了从“藏”到“用”的转移。

2.服务科研，提供便捷、丰富的学术资源

天津地处京畿门户，明清以来，大量的文人墨客聚集于此，艺术活动十分繁荣，天津在美术方面也呈现出特有的地域性。数据化的藏品信息为“二十世纪天津美术史料数据库”“清代天津美术史料数据库”等地域美术科研项目提供了便捷、丰富的学术资源，也为研究京津画派文脉、艺术家风格提供了参考资料。此外，还为校史研究等提供了重要的研究资料。

3.服务展览，提供符合需求、信息完备的展品资源

展览是美术教育的重要组成部分。在策展环节，策展人可以方便地利用平台数据库，根据需要搜索浏览所需的展品；在布展环节，经过数据化处理的藏品信息，其元数据能直接与展览所需的各项信息对接，极大地提高了布展的效率。如馆藏作品为“大匠之园——老教授艺术作品展”“天津美术学院办学110周年教师作品展”“纪念改革开放四十周年主题作品展”“百年流变——天津近现代美术发展历程展”等学院和地方美术馆展览提供了展陈作品，促进了学术交流。

4.其他服务

特色藏品采用数据化管理后，由于信息完备、规范，易提取，得到了较为广泛的应用，如全国可移动文物普查登录、馆藏文物定级评审鉴定、固定资产明细填报、馆藏作品出版等，在学校事业发展中发挥了积极作用。

三、结论与展望

在“双一流”学科建设背景下，特色藏品如何更好地发挥价值、开展服务，是当前高校图书馆特藏管理中需要深入思考的问题。本文介绍了天津美术学院特色藏品的数据化管理与服务的实践，以期与同行交流，探索特藏服务的新思路。今后应当对藏品资源进行更加系统化的知识加工，完善二次检索、高级检索、检索排序功能，通过云技术、交互技术、虚拟技术等加强推广和运用，［15］—［18］为用户打造构建全方位、多层次、立体化的艺术教育资源体系，促进特色藏品管理服务工作不断创新与发展。