船企行政办公平台开发与应用

庄建国，顾 坚

（沪东中华造船（集团）有限公司，上海 200129）

0 引言

信息化技术的不断发展加快了造船企业管理模式由传统向创新转变的速度。一方面，依托信息技术能有效缩短造船企业搜集、处理和利用信息所需时间，提高利用相关信息完成决策制定工作的速度和效率，提高造船企业适应市场变化的能力；另一方面，合理应用信息化能帮助造船企业实现高效化、实时化行政办公的目标。

在企业行政管理工作中融入信息化的理念和技术虽然会导致管理理念与管理模式之间产生冲突，但能从侧面反映出传统管理体系存在的安全隐患。造船企业在行政管理方面不仅要将构建信息化系统和合理应用高科技技术作为目标，而且应将工作重心放在完善基础设施建设和掌握信息化软件系统具体的应用方式等方面。实践结果表明，无论是在运行速度上，还是在处理效率上，应用信息化软件和设备都比人工处理方式更优，这为提高工作效率奠定了良好的基础。大力推广信息化既能提高办公效率，又能提高企业行政管理的有效性，行政管理部门在特定时间内处理事务的能力也会随之增强。

本文主要以沪东中华造船（集团）有限公司（以下简称“沪东中华”）为例，阐述造船企业采用的传统行政办公模式存在的问题，在此基础上提出一种基于业务流程信息化的船企行政办公平台，通过实际应用，验证该平台在提升办公效率和降低行政办公成本等方面的有效性。

1 船企传统行政办公模式存在的问题

沪东中华的行政办公事项主要有公文处理、公章管理、公车管理、会议管理、接待管理和督办管理等，与大多数造船企业一样，其行政办公事项在2017年之前还未实现信息化，公文流转、公车借用和公章审批等事项都通过纸质文件完成，流转办公效率低下，办公成本高昂，协同能力欠缺。总体来说，传统的行政办公模式主要存在以下问题：

1) 流转办公效率低下。公文流转等事项对效率有一定的要求，在传统的纸质文件流转过程中，常常出现多个文件积压在一起，因领导出差、传阅人请假或其他原因致使流转超出时限，在文件发起部门通过电话询问时才能发现的现象。分析原因，既有领导因工作繁忙而不能及时查阅和部门工作未办结而暂不归还等客观因素，又有因催还对象是领导而不敢催还等主观原因。其他事项的流转与公文流转类似，往往审批周期漫长、效率低下。

2) 办公成本高昂。以往纸质文件流转过程中因有多个部门需办理或留存，一份文件往往要复印多份。另外，在处理公文流程中，公文发起部门需派专人传送纸质文件，与该公文相关的其他各部门安排专人签收，办结完毕之后传送给归口部门。仅仅是为完成公文传递这1项工作，公司就设置了40余名专（兼）职公文管理员。

3) 协同能力欠缺。在传统的行政办公模式下，纸质公文在同一时间、同一地点只能供1人阅读，存在信息独占的问题，各节点上的办理人无法在同一时间、同一地点或不同时间、不同地点共同查阅和使用公文信息。公文管理人员无法对整个公文流转过程进行掌控，无法对停留时间过长的节点进行适时催办。

2 船企行政办公流程的优化

2016年3月24日，沪东中华发布《关于推进“四化”工作的通知》，对“四化”的含义进行了阐述，即管理制度系统化、执行过程标准化、考核评价数字化和业务流程信息化，同时强调，公司推进“四化”工作的目标是“通过业务流程信息化手段，促进公司企业管理的标准化运作，最终形成长效管理机制”。初始阶段，沪东中华从制度、问题导向、办公流程和信息化等4个方面推进“四化”工作，但效果不显著。

2017年起，沪东中华以“促进两化深度融合”为指导思想，依托业务流程信息化，努力构建信息化行政办公平台，全面推行“四化”建设，实现行政办公事项审批标准化，推进造船企业行政办公最终实现管理提升和发展提质的目标。

在推进“四化”过程中，制度化是基础，流程化是手段，信息化是保障，标准化是目标。制度化是从制度层面梳理各部门的职能和分工，查漏补缺，对行政办公过程中存在的问题进行解决；流程化是对所有行政办公业务流程进行分析，对所有人员的角色进行匹配，明确操作流程和人员组织网络；信息化是依托表单构建信息化驱动行政管理框架，搭建数据、人员和信息互动平台。通过制度化、流程化和信息化模式的构建，最终实现标准化。

2.1 查漏补缺，明确职责分工，推进行政管理制度化

制度化能解决人治管理的多变性和随意性问题，有助于造船企业实现各项业务的流程化。为更好地推进流程化、信息化和标准化，首先从制度层面进行梳理和固化，尤其是对行政办公过程中存在的弊端进行改进，并在制度上进一步明确各部门的职能和分工。

2017年以来，沪东中华先后对公司的《公文处理规定》《印章管理办法》《公务用车管理办法》《公务车辆集中管理办法（试行）》《接待管理规定》《会议管理制度》《总经理办公会实施细则》和《督办工作实施办法》等制度进行了修订，从制度层面强基固本。

2.2 流程分析，开展角色匹配，推进行政管理业务流程化

通过修订制度进一步明确各部门的职能和分工之后，对所有办公业务流程进行分析，对所有角色进行匹配，全力实现业务流程化。

公文处理、公章管理、公车管理、会议管理、接待管理和督办管理等行政办公事项因业务审批不同，流程化各有不同。例如在公文收文管理中，主要节点有公司领导组（单人）、公司领导组（多人）、承办部门长、公司办经办组和公司办负责人组等；接待管理中涉及展示馆参观、会议室申请、外来人员入公司审核和液化天然气（Liquefied Natural Gas, LNG）船参观等多个项目，节点较多，有申请人、申请部门负责人和陪同人等14个环节。其他公车管理、会议管理和督办管理等行政办公事项流程分析与此类似，不再一一列举。

以公文收文管理为例，角色匹配见表1。

表1 公文收文管理角色匹配

3 基于业务流程信息化的船企行政办公平台开发

在行政办公事项的制度化和流程化工作完成之后，将信息化作为保障，开发标准化行政办公平台。

3.1 固化表单，实施线上流转，推进行政办公事项信息化

在对所有办公业务流程进行分析，对角色进行匹配之后，用信息化带动行政办公管理，搭建数据、人员和信息互动平台。

根据流程化分析结果，通过逻辑关系对角色进行配置。各主要节点之间使用“串发”功能，前一节点满足条件之后可自动触发下一节点；每个节点上都使用“并发”功能，可根据不同的判断条件设置空节点或并行节点。节点的权限包括审批、阅读、协同、审核和知会等，可根据不同的需要进行设定。

所有节点配置完成之后会形成类似于纸质申请文件的表格类审批表，每个环节的审批意见都会在审批栏中显示。每个流程都设置单人审批或竞争审批，明确办理期限，开通督办权限，对重要流程进行实时监控和提醒。通过设置代理人，方便快捷地将待办工作授权给相关代理人；通过设置撤销流程和取回等功能，解决误操作、误审批等问题；通过设置加签、减签、知会和阅读等功能，解决多人协同和增加、减少传阅审批人的问题。

3.2 落实措施，强化标准执行，实现行政办公管理标准化

通过实现制度化、流程化和信息化，最终实现标准化。在基于业务流程信息化的造船企业行政办公平台中，主要有收文、发文、用印申请、业务联系、签报、重大议题审核、接待审批和公车管理等20余个审批流程。行政办公平台以致信软件为依托，以个人办公和单位办公为区分，分别构建个人空间和单位空间2个界面，其中：

1) 个人空间为行政办公主界面，主界面中有协同工作、表单应用、公文管理、会议管理、公车管理和代理事项等分界面，每个分界面下都有不同类型的表单。这些表单根据待办、已办和跟踪等个人处理时限，按条块显示在个人空间的协同工作中，方便个人快速阅读当前需完成的工作。

2) 在单位空间中，管理员可对全公司的行政办公流程进行督办和查询，并构建大数据平台。

4 船企行政办公平台实际应用情况

该行政办公平台于2017年开始上线应用，截至2019年11月，沪东中华各行政类业务通过该平台发起的申请表单已达到120837条，仅2019年10月就有4634条发起量。从表单流程月度申请数量的角度分析，自2017年部署实施以来，总体上呈现不断上升的趋势，流程观念已在各级人员中得到逐步深入，在线申请和查询进度逐渐成为日常办公动作。下面以公文处理流程为例对表单的运行情况进行分析。

沪东中华从2019年7月1日开始全面推进公文（非密类）网上处理，截至2020年3月底共发起收文1582个，其中，B类公文824个，C类公文9758个。与传统纸质版公文相比，电子版公文有以下几个特点：

1) 流转时间明显缩短，依托办公平台，公文处理实现了签收、批示、承办、催办、传阅和归档等工作环节的无纸化流转。据不完全统计，公文网上流转之后，平均1.5个工作日即可办结，与传统纸质文件相比，流转时间缩短2个工作日以上，效率提升250%。

2) 办公成本显著下降。在以往的纸质文件流转过程中，因有多个部门需要办理或留存，1份文件往往要复印多次。电子公文系统应用之后，各部门均可在已办工作中快捷地对公文进行查看或下载保存，极大地避免了不必要的人力、物力和财力浪费。

3) 协同能力大大增强。应用电子公文系统之后，在相同的时间和地点可供多人阅读，提供了多用户办理的功能，实现了各部门间的协作和信息共享，大大加快了信息公开的进程。

5 船企行政办公平台的主要应用效果

5.1 行政办公效率明显提升

基于业务流程信息化的行政办公平台构建并应用之后，可减少文件打印和人工传递的工作量，使事项审批时间明显缩短，审批过程更加公开，流程更加清晰可控；可实时在线跟踪审批进展情况，及时了解问题所在；可使历史数据查询更加便捷，快速进行数据统计，及时为企业经营决策的制定提供准确的信息，行政办公效率提升200%以上。

配置表单的过程涉及机构、人员和代码等各类基础数据的整合。通过与业务系统的数据对接，发现一些基础数据存在多重管理、多重录入和各自独立的问题。通过重新梳理，明确了基础数据维护的职责分工，规范了基础数据入口，促进了各业务系统之间的数据集成。

5.2 行政办公成本显著下降

该平台建成并应用后，取消了各部门原有的专职文件收发员配置，每年可节省人工成本约541.8万元。同时，全公司43个部门每年由此节约的纸张、墨盒和打印机等办公用品成本约39万元。

6 结 语

船企行政办公平台在沪东中华推广应用之后取得了良好的效果，值得在造船行业推广应用。在行政办公平台已形成长效机制的基础上，沪东中华计划下一步将重心逐步转移到数据信息化上来，以“管理驾驶舱”为抓手，完善公司的“大数据展示平台”，使其为公司管理层决策的制定提供准确及时的数据支撑，彻底打通“业务审批”“数据处理”和“数据展示”的全过程信息化管理环节，方便管理层快速解决企业管理难题。