医院人事档案管理信息化建设探究

摘要：医院人事档案管理工作繁琐且重要，通过推进信息化建设工作，可以提高档案管理质量与效率，切实发挥人事档案的作用。文中分析了医院人事档案管理现状，探讨了如何有效推进人事档案管理信息化的建设工作，从而有效的推动医院可持续性发展。

关键词：人事档案;管理信息化;建设措施

人事档案管理工作本身具备一定的社会价值，对于医院的运营管理具有重要影响。医院需要根据人事档案管理的基本资料，完成人员的分配机制，对医院内部的人力资源进行合理划分，从而发挥员工的能动性和潜能，助力每一位员工的发展。因此，在机构改革的背景下，做好人事档案管理工作可以为医院的经营管理提供有力的帮助。

1 人事档案管理工作面临的新趋势

1.1多元化、科学化的发展趋势

由于机构改革的影响，医院对人才的需求也会发生一定的变化。因此，为保证工作的顺利开展，需要结合员工的实际情况对岗位进行相应的调整。对人员进行调整时，人事档案资料将成为重要的依据。传统的人事档案管理工作过于简单，难以满足对人才的全面反映要求。因此，当下的人事档案管理工作将会朝着多元化的方向发展，对于职工的个人特长、兴趣爱好以及工作期间的重要表现也会有更加详细的记录，并对于员工岗位的调整以及职位晋升，人事档案管理工作也将会发挥更加科学的作用。

1.2信息化发展趋势

机构改革在医院中会引起技术的变革，其中计算机网络基础的出现将会颠覆传统的人事档案管理方式，信息化管理模式以其便捷性、高效性和绿色性等特点将会在日常工作中表现出更加明显的优势。利用网络的便利性，还能通过检索的方式，实现对所需资料的快速提取，对于提升工作效率具有重要的现实意义。

1.3专业化、规模化的发展

在医院的发展过程中，由于编制名额以及预算开支等方面的影响，人事档案管理工作人员被裁减，管理人员的综合素质也难以满足实际工作的需要。这种情况在机构改革的背景下，也将发生改变。专业化、规模化的人事档案管理队伍将会在医院中逐渐形成，从而为档案工作以及单位的正常运营提供助力。

2 医院人事档案管理工作的问题

2.1 人员档案意识的薄弱

医院人事档案一直有着“神秘光环”，封闭与单一的管理模式造成种种问题出现，忽视人事档案管理者与档案形成者之间的关系，甚至出现错误理解，使得人们不理解人事档案工作。单位内部人员普遍缺乏档案意识，体现为：

（1）部分领导不重视医院人事档案工作。觉得职工使用重在看实际表现，档案作用不大;认为医院人事档案简单收集材料，不需要过多关注。实际中领导也不过问医院人事档案管理情况，不重视档案管理基础设施建设，档案管理人员频繁变动等;（2）职工本人与档案形成部门没有意识到医院人事档案的重要性，如，一些职工填写自传、审查材料时随意使用圆珠笔，而不是使用规定的碳素笔或纯蓝墨水，填写内容随意，出现信息差错;（3）档案管理部门及人员档案意识薄弱。医院人事档案管理人员大多政治素质过硬，但还需要较强创新意识与业务素质。很多单位内部档案管理人员由兼职人员完成，将档案工作简化成“收、放、补、装”的流程，无法进一步发挥档案的作用。

2.2 档案管理制度不完善

医院人事档案管理工作具有极强的政策性与专业性，医院人事档案处于长期增量式过程，大多会经过数个单位流转，规章制度不完善，档案交接过程中出现遗漏情况。

受到历史原因影响，医院人事档案主要由本单位保存与管理，普遍存在：档案基础设施落后、缺少单独的档案室，甚至档案存放在库房中，不具备相应的防尘条件，没有及时补充与修订管理制度，日常管理不到位，监督力度不足，交接时出现错误，造成档案遗失、缺损等，给造假者提供可趁之机。

2.3 档案服务效用偏低

人事档案管理人员将大部分时间耗费在“剪、切、粘”上。传统繁琐的管理方式造成工作强度大，侧重档案保存，但忽视信息服务功能，不能满足计算机管理需求，造成数据录入量增加，直接对检索速度产生影响。

此外，医院人事档案内容陈旧、单一，内容过于程式化，在职工选拔、人才培养等方面无法真正起到作用，也没有发挥人事档案考查依据与权威性的作用，影响到医院人事档案的作用发挥。

3 医院人事档案管理信息化建设策略

3.1 重视档案协同管理

档案管理工作信息化建设时，要加强利用信息技术与网络技术，保证档案目录的完整及数据库建设的完善，重视档案信息的录入工作，保证信息录入的快速性与准确性。提高档案数据库建设的速度，实现传统纸质档案向电子化方向转变，增加电子档案数量，减少纸质文件的数量。

医院在推进档案信息化管理进程中，不仅要配备先进的现代化档案管理体系，还要在医院中推广规范、统一的档案管理应用软件，为以后进行档案信息交流和资源共享提供必要支持与条件。要具有先进的体系管理，将档案信息进行分类归纳，每一个部分都要有专门的部门来进行管理。

3.2 建立健全适合人才发展的人事档案管理制度

由于改革的不断推进，医院对于人才的聘任制度也应该结合实际情况进行相应的调整。科学的人事档案管理工作对于利用人才和发展人才具有非常重要的现实意义。因此医院需要结合自身的问题进行体制改革。人事部门需要严格根据国家的有关规定，确保人事档案的保密性和真实性。对于工作违规的行为需要严格根据法律法规的要求进行处理。另一方面，需要结合自身工作中存在的问题进行制度的完善。坚持以人为本，重视人才的培养与开发，为人才提供更加公正的平台，充分调动员工的工作积极性。

3.3 重视与其他部门的合作

人事部门是人事档案管理的责任主体，因此工作在开展过程中需要注意与其它部门的合作，做好资料的收集工作，对于后续产生的文件需要动态更新的内容需要及时与相关部門的人员联系。另一方面，各个部门也需要积极配合人事部门做好档案的完善工作。充分利用人力资源的优势，完善评价机制，推动单位的健康发展。

3.4 充分利用信息技术优势建档管理

由于信息时代的影响，医院需要明确信息化管理的优势，在日常的工作中，充分利用信息技术的优势做好人事档案的管理工作。第一，利用计算机、相机以及扫描仪等硬件设备快速对资料进行获取存档;第二，重视信息资源库的建立于开发工作，形成网络开放式共享模式，同时由专业人员进行管理，保证档案的真实性与隐私性。

3.5重视高素质人才的培养

由于人事档案管理方式的改变，传统的管理理念以及管理方法已经不完全适用于新时代的需要，因此对于人事档案管理工作的人员需要结合实际情况做好相关的培训和调整工作。不仅进行业务能力的培训，同时还需要做好计算机技术和信息技术的培训工作，从而提升工作效率。医院需要提升对人事档案管理工作人员的重视程度，明确考核方式以及晋升制度，充分调动员工的工作积极性，提高工作效率。

4 结语

总而言之，医院人事档案管理工作尤为重要，医院领导要提高对人事档案管理工作的重视度，加大人事档案管理的资金投入，重视建设人员队伍，给档案管理工作提供学习与培训的机会，并了解相关的政策法规，从而推动人事档案数字化发展。

参考文献

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作者简介

李丽光子，女，朝鲜族，出生于1983年2月，吉林省公主岭市人，新西兰奥克兰大学毕业，现为公主岭市中心医院核算办科员，研究方向为档案管理。