基于信息技术的高校档案创新管理研究

王君

内容摘要：高校档案信息化管理既是高校管理的重要内容，也是评估高校信息化建设水平的指标之一。高质量的档案管理不仅能更好地为高校教学、科研、行政等服务，还有利于高校对接和融合社会信息化建设，向社会提供高质量的信息服务和优质的高校资源。本文立足于现代信息技术，探讨创新高校档案管理的策略。

关键词：高校 档案管理 信息技术 创新

高校档案信息化管理系统作为高校管理系统中十分重要的组成部分，其建设一定程度上代表了高校的信息化建设水平。随着社会的进步和发展，人们对高等教育的关注度越来越高，高校办学规模也越来越大，师资力量越来越雄厚，学生生源规模不断拓大，这将极大地增加了高校档案管理工作难度。高校如果不积极改进传统的档案管理模式和体系，将难以适应这一变化。高校应充分发挥信息技术在档案管理中的优势，将信息技术引入档案管理工作中，构建开放、共享、交互的档案信息管理新模式，提升高校档案管理工作质量，加快高校信息化建设速度。

一.高校信息化档案建设的重要性

信息化档案管理是高校适应社会发展的必然选择，相较于传统档案管理，信息化档案管理有很多的优势，主要体现在以下两个方面：

一是提高档案管理工作效率。传统的档案管理档案管理环境比较封闭，对工作人员的依赖性加大，从编辑、归档到调取应用都是以人工方式进行，档案信息更新较慢，档案保存的时间较短，安全性不高，档案处理效率低。信息化档案管理模式利用先进的技术和理念，借助信息技术处理档案资料，能有效提升档案资料分类整合速度，其数字存储技术还能扩充档案资料的存储量，保障档案资料的私密性和安全性。高校还可以借助互联网技术构建档案信息平台，使档案工作人员从档案中资料整理和保存工作中解脱出来，利用计算机技术深层次挖掘、分析、处理档案数据。不仅如此，高校档案信息化管理还可以为高校各项信息化管理工作提供支持，有利于高校整体信息化建设。[1]

二是加速高校和社会之间的融合。信息技术已经进入各行各业并对社会形成全方位的冲击，也正改变着社会的工作方式。在社会信息化水平不断提升的当下，高校开展档案的信息化管理，不仅可以提升自己的档案管理质量，还能跟上社会进步的步伐，增加社会力量和高校管理之间的融合力度，使高校信息化档案管理承担起应尽的传承文化职能，通过信息教育、科技教育、人文教育等多领域教育更好地服务社会，为社会、文化、经济多元化发展提供原动力。也就是说，高校信息化档案管理可以借助交融开放的互联网平台构建全新的档案管理模式，为地区教育、经济、文化以及科技的发展提供信息支持。社会力量也可以通过互联网平台查找、调取、利用高校档案数据。作为社会信息化建设的一部分，高校档案信息化管理打破了传统档案管理中信息封闭的桎梏，促使高校积极发挥信息交流服务、社会文化传播的价值。

二.高校档案信息化管理创新策略

纵观当前高校档案信息化管理实践，不难发现高校在推进档案信息化管理过程中还存在很多问题，比如信息技术水平较低、信息化管理基础设施薄弱、档案管理人员信息化水平参差不齐、 安全意识欠缺等，这些问提极大地限制了高校档案的信息化管理。高校必须重视应采取有效的解决办法，下面就高校档案信息化管理策略进行详细的阐述。

（一）从思想根源上重视档案信息化管理

高校管理人员应重视档案信息化管理工作，调动档案管理人员的主观能动性，鼓励其利用业务时间了解信息化时代背景下档案管理工作的特点、要求，学习档案管理方面的规章制度，在校园内部形成科学的档案管理理念。档案管理人员在现代化档案管理理念的引领下，积极转变传统的纸质档案管理思路，为提升档案管理工作效率而能力，向着快速、优质、高效的档案管理方向迈进。档案管理部门可以围绕档案信息化管理组织座谈会，鼓励档案工作人员分享自己的見闻以及工作得失，探索和本校档案管理相匹配的信息化建设路径，结合学校档案管理工作中出现的问题，找出有针对性的决策办法，理清信息化档案管理思路，使档案管理人员真正认识到档案信息化管理的价值。

（二）制定档案信息化管理制度

高校档案信息化管理工作效率和质量与管理制度是否完善有很大的关联，高校应结合档案管理实际情况制定档案信息化管理制度。首先，高校管理人员应构建较为完善的档案管理体系，理清档案管理工作流程，并在此基础上制定流程规范和相关的管理条例，应包括档案资料的收集、整理、分类、利用等各个方面的内容，规范各项档案信息化管理工作。其次，档案管理部门应积极推行档案信息化管理理念，明确档案资料线上传输、电子格式、文档标注、著录制度等方面的管理细节。最后，高校还应做好信息化档案安全防控管理，借鉴不同行业档案管理教训和经验，构建完整的档案资料安全保护制度，保障制度中应涵盖数据库建设、电子档案、档案资料提取利用等各项工作。同时应建立档案管理风险预警和泄露处理制度，明确相关人员的档案管理权限，判断不同档案的保密登记并做好相关的记录，根据档案的保密登记进行安全加密处理， 确保师生和社会各界在查阅、利用档案资料过程中档案信息的安全性，使高效档案服务更快速、更高效、更便捷。

（三）加大基础设施投入

档案信息化管理，通俗的说就是高校将信息技术引入档案管理工作中，发挥信息技术优势。高校要开展信息化档案管理，就必须确保拥有良好的物质条件。因此，高校应重视信息化建设，具体地可以从数据建设和硬件投入入手。[2]高校在推进档案信息化管理过程中应充分发挥现有设备的功能，同时适当地加大人力、资金的等方面的投资力度，购置相关的基础设施，确保档案信息化管理物质条件满足现实需求。高校在购置基础设施时应充分听取经验丰富的档案管理人员意见，结合学校现有的档案管理设备以及档案管理实情，购买有利于档案信息化管理的基础设施，并配置与之相匹配的处理软件，构建档案信息平台，在保证设施信息技术含量的同时，降低不必要的成本支出，使预算控制更合理。