从WZ公司谈大型煤炭企业物资采购风险及管控

2020-12-23 09:33:16 中国集体经济 2020年34期

张雯昭

摘要:大型煤炭企业物资采购的繁琐性和复杂性由来已久,由此引发的采购风险也日益突出。因此,科学有效地管控物资采购风险已经成为大型煤炭企业在未来提高核心竞争力、适应当前“淘汰落后产能”形势的重要举措。文章基于WZ公司物资采购流程和风险管控现状,分析其当前存在的采购风险隐患和原因,并从改进流程、评价方法、预警设计的角度提出管控采购风险的主要措施,以期对我国大型煤炭企业管控采购风险提供一定的参考价值。

关键词:WZ公司;大型煤炭企业;采购风险及管控

采购风险,是指采购过程中存在的不确定性对企业采购目标实现的影响,使得采购行为与预期产生差异,其中包括人为产生的风险、经济活动风险和自然因素风险等。本文所指采购风险,侧重的是大型煤炭企业在物资采购的过程中,由于内部管控不到位导致采购行为与预期产生偏差而遭受损失的可能性。煤炭的勘探、生产、加工与装备物资的供应是息息相关的,物资采购在成本控制、优化产业结构方面有着重要的意义,但煤炭生产的复杂性使得采购物资种类繁多,占用资金较大,管理繁琐,导致采购风险发生的可能性极大。因此,物资采购风险管控已成为大型煤炭企业亟待解决的关键课题。

一、WZ公司基本情况

(一)WZ公司概况

WZ公司是国有大型煤炭企业K集团的分公司,主要负责K集团各生产经营单位的物资采购和供应,主要经营品种涉及煤矿采掘开、洗选等专用设备、配件和材料,以及其他生产、生活、办公用品等物资,生产物资常用品已达3万余种,仓储面积17余万平方米,拥有各类吊装、运输设备将近百余台。

(二)WZ公司物资采购流程

当前,WZ公司的物资采购供应工作采用集中管控的模式,已构建了“集中采购、集中储备、集中配送、集中结算”的管理机制。近年来,WZ公司委托国内一家大型IT企业为其打造了信息化平台(即ERP系统),制定了统一的物资编码体系,建立了基础数据、供应商、计划、采购、库存等模块,实现了采购流程的全面信息化。

在K集团的物资供应中,WZ公司是物资集中招标采购的主体,K集团中其他各子分公司是服务的对象,K集团相关管理部门对招标采购的过程进行监督、评审,具体采购流程见图1。

二、WZ公司当前存在的采购风险隐患及原因

(一)WZ公司存在的采购风险隐患

近年来,WZ公司在运营中并未出现明确的采购风险,但结合其采购流程(图1)分析,WZ公司仍有采购风险发生的可能性,具体辨识如下。

1. 在“供应商评审”环节中存在的风险隐患

“供应商评审”是指WZ公司在采购过程中,由K集团内部专家对参与投标的供应商进行评分的环节。在此环节中,专家对各个供应商打分,然后加权平均得出分数,由于专家在判断、分析的过程中无法用准确的数字量化,仅是通过“一般”、“良好”、“优秀”等感性词汇描述,缺乏严谨性,这样就导致有些资质较差的供应商也能通过评审环节,引发供应商风险。同时,参与评审的专家水平参差不齐,有些专家只优先考虑价格而忽略质量,产生采购质量风险。

2. 在“签订采购合同”环节中存在的风险隐患

WZ公司在供应商通过“评审”环节后,即与其签订采购合同,缺乏对合同的审阅环节,极易发生订立的合同条款模糊、权利义务不清晰、关键内容不明确,致使合同双方产生歧义和矛盾,最终引发合同风险。

3. 在“验收”环节中存在的风险隐患

WZ公司在验收环节中只是由公司内部人员对照招标内容进行验收,缺乏专业性,特别是涉及煤矿生产的专业设备,很难发现质量问题,极易引发验收风险,损害企业利益。

4. 缺乏科学的采购资金管控环节

当前,WZ公司已制定了《采购资金管理办法》,虽然对资金安全、付款计划等关键问提出了具体要求,但管理层却忽略了资金的时间价值,在此办法中并未突出利率變动给资金造成的风险。同时,良好的资金链和采购资金的合理使用是大型煤炭企业生存发展的生命线,但在图1的采购流程中,资金管理并未完全覆盖到每个环节中,由此可见,WZ公司当前缺乏对采购资金的管控,存在资金风险隐患。

(二)WZ公司存在采购风险隐患的原因

1. 煤炭企业生产的复杂性

煤炭开采一般是在地下进行,生产环境极为严峻,技术难度极高。K集团地处华北平原,至今已有百余年的开采历史,矿井深度较大,采空区较多,开采难度日趋复杂。因此,WZ公司需要采购的设备配件种类和物资管理的复杂程度也日趋增加。

2. 未构建科学的风险管理制度

WZ公司虽然对财务风险、资金风险等问题制定了管理办法,但并未结合公司实际对风险进行辨识,甚至将很多形式的风险都混为一谈。同时,在风险预警中只是简单的将风险等级设置为绿色(安全)、橙色(预警)、红色(危机响应),并未对这些风险设置科学的“预警值”(即出现预警信息的阈值),只是通过主观的判断是否存在风险,缺乏科学的风险预警制度。

3. 风险管理意识薄弱,防范能力较差

当前,WZ公司没有专门的风险管理机构,虽然成立了风险管理委员会,但这些委员由各部门负责人兼任,公司管理层也未对这些委员进行风险防控工作考核。同时,公司内部专业人才不足,缺乏对风险的分析研究,防范能力较差。

三、大型煤炭企业管控采购风险的主要措施

(一)改进采购流程

1. 增加供应商管理环节

供应商信用的好坏和供货能力的强弱是企业防范采购风险的先决条件,因此一套完善的供应商准入、评估和淘汰制度是大型煤炭企业规避采购风险的重要手段。企业应根据自身的实际情况,在采购流程中增加供应商管理环节,将供应商科学划分为不同的等级,采取灵活的等级升降机制进行动态管理,并定期对其考核评价,确保企业在开展物资采购工作时能选择考核成绩较高的供应商,从源头上规避采购风险。

2. 增加采购合同审查环节

大型煤炭企业可在资金较大或专业性较强的采购合同的签订过程中,执行合同会签审批制度,即由不同的专业部门联合审查(如法律事务部、质量技术部、经营管理部、财务部等),审查通过后由采购部门最终签订合同,以达到充分调动企业内部资源、实现规避采购合同风险的目的。

(二)采用科学评价采购风险的方法

我国大型煤炭企业管理手段较为传统,用于评价采购风险的方法比较单一,往往是以感性的主观描述进行评价,难以估算风险的破坏程度、风险事件发生的概率等因素。现将实用性较高的风险评价方法列举如下。

1. 德尔菲法

德尔菲法也称为专家调查法,该方法是由企业管理层组成一个专门的预测机构,其中包括若干专家和企业预测组织者,按照整理、归纳、统计,再匿名反馈给各专家的工作流程,背靠背地征询专家意见,直至得到一致意见的预测方法。大型煤炭企业可组建专家团队,充分考虑影响采购风险的要素,最终得出评价结果。

2. 故障树分析法

故障树分析法是指按照经营流程,从最终目标开始,逐步分析推论各环节可能存在的影响因素,自上而下生成整个“风险树”,从而进行风险因素辨识。这种方法较为形象,大型煤炭企业在应用中能较为直观的发现在采购流程中存在的风险,以及影响风险的要素和破坏程度,以变更为科学的评价采购风险,具体应用方法見图2。

由图2可知,风险树由四个要素组成。一是采购目标,由方块表示;二是风险节点,由圆圈表示;三是流程枝,即连接采购目标和风险节点的“树枝”;四是“树梢”,表示由采购目标引发的各类风险及其发生的可能性。

(三)设计采购风险预警方法

大型煤炭企业在采购的过程中,由于采购的物资种类繁多、占用资金较大,一旦产生风险将会导致很严重的损失。因此,应引入采购风险预警方法,即在采购风险产生之前,利用某种管理手段得出分析结果向管理层发出警示,以便企业及时调整采购策略,实现规避采购风险的目的。本文将结合大型煤炭企业物资采购的特点,设计采购风险预警方法如下。

1. 采用关键指标管理法

关键风险指标管理是指对引起风险事件发生的关键成因指标进行管理的方法。大型煤炭企业在采购物资的过程中,可结合当期的财务报表,采用德尔菲法筛选用于评价采购风险的财务指标,并确定风险预警值(即风险即将发生的临界点)。

2. 选定预警指标的原则

一是要遵循全面性原则,所选取的财务指标要覆盖到物资采购的各个方面,以便预警方法对采购物资的整体流程进行保护;二是要遵循有效性原则,选定的财务指标一定要突出物资采购活动对财务指标变动的影响,以便管理层能迅速锁定影响采购风险的关键要素;三是要遵循动态性原则,对采购风险预警的监测要处于一种动态的管理过程中,并根据大型煤炭企业的内外部环境的变化及时调整采购风险预警指标和预警值。

3. 预警方法工作流程

大型煤炭企业在确定采购风险的“关键指标后”,可在一期财务报表填制完毕后,计算这些关键指标在当期是否存在需要预警的情况并分析原因。以WZ公司为例,该公司可在采购工作开始后,通过每月月末编制的财务报表计算所选定的关键财务指标,并对照预警值判定是否需要向管理层发出预警,一旦发出警报,管理层需要结合实际采购情况分析原因并及时调整采购策略,以达到规避采购风险的目的。

四、结语

大型煤炭企业如何有效地管控采购风险,一直是实现降低成本、提升经济运行质量的管理重点。通过对大型煤炭企业K集团专业负责采购的WZ公司分析可知,当前管理层虽然提高了对采购风险的管控意识,但仍然缺乏科学有效地识别方法和管控措施。因此,大型煤炭企业应组织专业人才研讨并制定适用于本企业的采购风险管控措施,提升采购风险的管控能力和水平。

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【作者单位:开滦(集团)有限责任公司物资分公司】