信息化背景下的企业会计内部控制方式分析

2020-12-23 09:33:16 中国集体经济 2020年34期

周文娟

摘要:随着互联网的不断普及,科技的不断发展,全球已经进入信息化时代。当代信息化技术被充分应用在企业运营管理中。会计信息化已经成为企业信息化管理的重要标志,会计信息化在提高了工作效率的同时,也让企业内部控制面临严峻考验。因此建立信息化背景下的企业会计内部控制就变得尤为重要。文章通过对信息化背景下企业会计信息化的定义、内涵,对会计内部控制的内涵原则进行介绍,并分析了企业会计信息化与会计内部控制关系,最后提供了信息化背景下企业会计内部控制几点策略,希望可以对企业构建并完善信息化会计内部控制,为加强信息化会计部门内部管理尽一点微薄之力。

关键词:信息化;会计内部控制;策略

随着网络的普及,以及信息技术的发展,信息化技术如何应用到企业运营管理中是大多数企业关注的问题。当前很多企业已经将信息化处理技术应用到会计部门,利用信息化技术对数据进行处理与计算,这大大提高了会计工作效率,但信息化与会计信息内部控制结合效果并没有达到预期。会计内部控制制度完善与否与企业整个会计部门的工作效率息息相关。尤其是当今社会已经进入信息化时代,在会计信息化背景下,加强会计内部控制是需要高度重视的问题。良好的会计内部控制可以为企业快速发展提供保障,为企业经营管理工作开展带来便利,因此建立适应当下市场需求的企业会计内部控制就显得尤为重要。

一、信息化背景下会计内部控制概述

(一)会计信息化内涵

当今社会已经进入信息化社会,现代信息化技术在企业会计中的应用,为企业在财务管理方式上带来巨大改变。信息化技术在对数据进行分析、汇总、处理时具有精准与快速等特点,也因此被企业应用在会计管理中。信息化会计已经成为当前社会的发展趋势。会计理论与信息技术的完美结合,就是对当代信息化会计的诠释。会计信息化提高了会计人员的工作效率,使得公司资金更好管理,也实现了财务部门与其他部门有关资金方面的有效对接。会计信息化具有高效性、精准性、操作简便性这也是逐渐取代传统会计管理模式的原因。信息技术的进步,使会计智能系统逐渐形成,自动化的核算方式提高了工作效率的同时减少了工作量。既避免传统核算错误弊端,又实现了财务数据动态化发展。数据的处理、核算、传递、汇总都可以通过信息化技术以动态方式进行更改,更有助于企业会计内部管理。

(二)会计内部控制的内涵与原则

企业的财务数据与资产保障都体现了企业会计内部控制。通常情况下企业会计内部控制遵从一定原则。

首先,有效性原则。要想会计内部控制充分发挥作用,就必须做到有效性原则,也就是会计内部控制制度必须在合法的基础上由公司管理层根据公司特点制定,各财务部门贯彻落实,成为员工遵守的规则,任何人不得违背。其次,应该遵循全面性原则,为避免企业在日常管理中资金管理上存在漏洞,会计内部控制必须覆盖公司财务管理各个部门,不能存在死角。最后是审慎性原则。会计内部控制的目的是预防各种财务风险,使风险在可控范围内。会计内部控制需要以审慎性原则为基础,充分考虑会计发展中可能存在的风险,并根据风险的可能性制定措施。

二、会计信息化对企业内部控制的影响

(一)内部控制的范围扩大

在信息化会计模式下,为避免在资金管理上存在疏漏,企业会计内部控制范围也要相应增加,这就导致继续沿用传统依靠人工和制度对内部控制的方式已经不能与信息化会计相匹配。鉴于此种情况,企业对于会计内部控制也需要运用相应的网络设备,维护系统等信息化技术。只有在现代化技术的支持下,会计内部控制才能发挥应用的作用。在会计由传统模式向信息化技术模式转变之后,为更好对信息化会计进行内部控制,公司也要构建信息化系统,增设管理员,明确工作职责。

(二)内部控制方式的变化

在信息化时代背景下,企业管理中会计也向信息化会计进行转变。在信息化会计的发展趋势下,企业会计内部控制也在由传统人工控制向信息化与人工相结合的控制方式转变。企业信息化建设的水平也决定了企业会计内部控制的范围,信息化建设水平越高,网络系统控制的范围就越大。随着信息化技术的不断发展,企业对信息化建设水平不断提高,网络系统在内部控制中作用也会越来越明显,为加强信息化会计的内部控制,企业必须构建与信息化会计相匹配的财务控制系统。在新的内部控制方式下,企业各部门须紧密联系在一起。保证数据的精准性与真实性也是内部控制的关键点,因为只有做到这两点,才能为企业在经营投资时提供数据支持,提高企业决策的科學性。

(三)企业内部控制风险增加

信息化技术的发展,使人们对信息化技术应用越来越依赖。信息化会计工作方式相对于传统方式更加方便快捷,对数据处理能力更强,计算能力更快,也能避免人工记录与计算存在的错误。但会计信息记录的载体相对与传统记录模式更加复杂化,这在使用中增加了风险性,相对人工记录,网络系统记录的数据更容易被人改写,且不易被察觉,这也在很大程度上增加了数据信息通过网络系统被窃取的风险,这也是当前社会会计内部控制面临的问题。除此之外,计算机硬件故障、黑客攻击、木马病毒、断电等因素都会对系统所记录数据完整性在一定程度上带来威胁。在信息化会计背景下,企业会计内部控制的风险不断增加,所面临的挑战也在增加。

三、信息化背景下企业会计内部控制的策略

(一)优化企业组织管理方面控制

互联网的快速发展,让我国已经进入信息化时代,信息化技术不断被应用,这虽然带来很多机遇,但也出现很多问题。企业将信息化技术应用到会计管理,虽然给会计管理带来很多好的改变,但也使得其面临很多挑战。信息化背景下的会计内部控制应该从优化企业组织管理结构开始。一方面,企业应该根据时代发展与不断变化的市场需求创新组织管理制度,并对信息化会计部门进行细致划分,比如负责信息化技术数据处理分析与整合的数据处理部门;负责网络系统维护、升级、优化的技术部门;负责企业资金项目管理审批等具体执行的业务部门。另一方面需要注意各部门之间权利与职责划分,各部门负责各部门的业务,在权利与职责上避免交叉,细分后的部门要实现相互独立与相互监督的目标,促进企业会计内部控制水平的不断提高。

(二)优化企业会计内部控制环境

优化企业会计内部控制环境可以为企业管理工作有效落实奠定基础。为让企业更好发展,必须建立完善的企业会计内部制度与控制环境。在对企业会计内部控制环境进行优化过程中,企业管理者要对这一举措加以重视,转变企业员工的观念,让企业员工认识到这一措施实施的重要意义,提高员工工作意识,自觉做到数据备份,维护数据安全,并在信息化系统使用中自觉做好系统维护工作。企业领导者充分发挥带头作用,通过逐级渗透方式,让企业每位员工都参与到优化企业会计内部控制环境构建中来,建立企业良好积极向上的工作氛围。优化企业会计内部控制环境的同时,也要建立相应监督机构进行有效监督,内部控制制度要想彻底落实且取得较好成果,就必须不断进行管理与评估,在制度实行前、实行中都要进行有力监管,对制度实施中产生存在问题及时纠正,充分发挥监督部门职能,保证会计内部控制充分发挥作用,为信息化会计系统安全运行奠定基础,为企业日常经营管理和投资决策提供精准完整的数据支持。

(三)注重会计系统方面的开发

在信息化会计背景下,会计系统开发是企业需要重视的问题。会计系统开发与控制是保障会计系统稳定运作的基础。通过会计系统的开发过程可以找出会计系统存在的缺陷与漏洞,并及时进行解决。会计系统开发对会计内部控制具有重要意义。会计系统的开发在会计管理应用信息化技术之后,已经成为会计内部控制主要工作内容之一。企业在对会计系统开发时首先要保证系统要与公司财务部门的业务需求、工作流程与会计管理决策处理方式保持一致。其次企业会计系统的开发应该由财务部门与监督部门相互配合共同完成。最后,会计系统开发成功后,公司要对开发的系统进行测试,测试这款系统在会计管理中是否实用,对在测试中出现的问题要及时处理,纠正问题之后再次测试,直至系统完全适合会计管理工作之后才可以进行使用。

(四)从系统应用角度进行控制

会计系统应用可以保证对会计管理中财务数据处理工作进行有效控制。在企业对会计内部控制具体实施过程中,应该从会计系统应用的角度出发。会计部门对数据进行处理与分析是会计管理的主要工作内容。会计系统合理设计数据的输入格式与编码,让系统具有正确运算能力,可以有效保证财务数据的真实性与准确性,给企业内部控制工作顺利开展提供基础。信息化会计背景下,会计在对财务数据进行处理时可以通过会计系统提升数据精准性,因此会计系统的应用保证了企业会计内部控制工作的有效实行。

四、结论

随着互联网的不断普及,科技技术的不断创新,全球已经进入信息化时代。在信息化时代背景下,为了适应不断变化的市场需求,会计信息化已经在企业中广泛应用,让会计工作变得更高效化、更自动化、更精准化。而会计内部控制方式还是沿用传统方式,与信息化会计不匹配,导致企业对会计内部控制力不从心。面对控制范围的增加,信息化会计风险的提升,企业应该重视会计内部控制与信息化会计结合的问题,为企业健康稳定高速发展提供保障。本文对信息化背景下企业加强会计内部控制提供几点策略,希望对企业完善会计内部控制体系有所帮助。

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(作者单位:遵义师范学院;南首尔大学)