基层档案管理工作中的问题分析

孙克宁

摘  要：基层档案管理中采取有效的管理模式能够使档案管理工作顺利开展，提升管理的效能。但是本文在全面剖析当前基层档案管理中存在的人员问题、制度问题、管理模式问题等后，提出了可行的解决对策，这对进一步提升基层档案管理工作水平提供了有效的借鉴。

关键词：基层档案;管理模式;管理水平

基层档案管理的内容主要有档案的收集、档案的整理、档案保管和档案的归档，以及对个人档案进行查找等。档案管理工作中经常出现档案分类不明晰、查找时间较长等问题，其主要是受到人员、管理制度等方面的影响，为了能够改善这些问题，文章对此提出了新的看法和见解。以期在之后的基层档案管理中不再出现以上问题，提升工作的整体效率。

一、基层档案管理中存在的问题剖析

（一）基层档案管理的认知较差

由于基层档案管理人员没有将这一工作引起重视，导致在档案管理时出现很多的问题。例如：在归整一些资料时出现的敷衍、很多资料没有进行有效的分类，导致查找时用时过长;档案管理时填错名字或者出现遗漏等问题，给正常的工作带来不良的影响，甚至档案管理人员经常出现相互推卸的现象。这些问题的出现主要与档案管理人员专业素养和对于档案管理工作重视程度较差引起的，基层档案管理中需要对这些问题引起重视。

（二）档案管理经常出现混乱，不规范的现象

基层档案管理相对于城区档案管理，在业务量和人口、档案的储存量方面都有一定的差距。其一，基层档案管理一般都是将个人的信息进行归整后，进行分盒装订，运用档案袋或者书盒等进行保管，而其他的档案资料都是由个人进行保管，其分类或者保管的地点并不一致，这就导致在之后的档案管理时经常出现未归档和该归档出现混乱的现象。其二，基层档案管理缺乏信息化技术的支持，即档案管理的模式主要以手工为主，大量的档案管理工作使得管理人员经常出现编号错误，未编号、重复编号的现象。

（三）管理水平有限，管理制度尚待完善

由于基层档案管理中没有建立完善的档案管理制度，导致档案管理中经常出现没有按照相应规范进行管理的现象，其管理的效能相对较低。这也很难进一步实现基层档案管理的标准化管理。

二、基层档案管理存在问题的解决对策

（一）档案管理意识逐步提升，认识到档案管理工作的重要作用

一方面，加大对档案管理工作的宣传。如：在工作栏或者微信公众号中对档案管理的建设工作等进行逐步完善，以全面提升档案管理人员的服务和管理的能力。另一方面，设置相关的惩罚制度，对于在工作中没有出现错误的人进行表扬，并给予相应的物质奖励等。对于在工作中出现错误的情况，采取一帮一的方式，让这些人员通过充分认识到自身的错误，进而及时调整，帮助档案管理人员对档案管理工作引起重视。

（二）采取现代化信息技术，加强档案管理的效能

首先，加大前期的投入，引起更多先进的管理理念和先进管理技术，为开展档案管理工作提供基础保障，促进档案管理工作的顺利开展，使得档案管理工作人员的工作意识不断提升。其次，借助信息化技术建立管理模块，对档案信息进行上传到不同的模块后进行分类的管理，这不仅能够使后期的编号和储存变得更加便捷，还能够帮助档案管理人员及时发现其中存在的问题，进而使得档案管理工作变得更加有序，使得管理人员的工作效率得以显著提升。

（三）完善管理制度，提高管理水平

档案管理的性质具有专业性强的特征，并且还具有一定的机密性。因此，档案管理过程中需要提升档案管理工作的规范性，这样才能制约档案管理人员的行为，进而在工作中减少泄露机密和作假的行为出现。同时，档案内容较多，涉及的范围较广，如果在日常中没有构建较为完善的管理制度或者规范标准，很可能会导致档案收集效果和整理效果较差，无法为人们提供更好的体验。因此，日常的档案管理工作中，档案管理人员需要根据档案管理工作中的内容或者相关制度等进行有效管理，以此能够全面的促进档案管理工作朝着规范化发展。例如：制定保密制度。对于出现泄露的人员给予严厉的惩罚，并进行通报批评;制定借阅制度。对于没有做好登记（日期、借阅时间、归还日期、用途、使用单位）等的管理人员等进行惩罚;制定调转制度等。这些制度的逐步完善将会大大提升档案管理工作的效率和质量。

总结

由此可见，基层档案管理工作主要是对单位或者个体的信息进行有效记录，其在单位发展中占据着不可或缺的作用。但是，受到档案管理人员或者管理模式等方面的影响，基层档案管理中仍然存在诸多的问题，这就大大降低了档案管理的效能。因此，文章在对这些问题进行深入的剖析后，提出了可行的解决对策，以此能够为基层单位的发展奠定基础保障，全面推动基层档案管理向智能化管理转变。

参考文献

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