集团企业电子文件管理现状及策略探讨

黄爱华

（广东女子职业技术学院，广东 广州 511450）

一、集团企业电子文件管理现状

集团企业是以母公司为基础，以产权关系为纽带，通过合资、合作或股权投资等方式把三个及三个以上的独立企业法人联系在一起就形成了集团。企业集团都是由若干相互联系、相互作用的子公司组成的复杂系统，在这个大系统内各要素间的互动和协同，使系统产生了创新和发展的推动力量，通过集团内部的协同效应，创造1+1>2的效应。

电子文件是相对纸质文件而言，在新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中，电子文件的定义为“电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”[1]。

数字化技术的高速发展大大提高了企业的工作效率和管控能力，极大地促进了企业的集团化和规模化发展。但随着集团企业规模不断扩大，数字化技术产生的电子文件的管理难度也越来越大，跨地域、跨行业的各下属企业之间电子文件成果共享和防止泄密等问题，已成为集团企业进一步发展的瓶颈。清华紫光软件系统有限公司档案事业部总经理季雪刚认为：“企业电子文件管理面临巨大的挑战，电子文件的证据地位未立，电子文件大量流失，电子文件信息资源分散，电子文件长期保存难题，电子文件信息安全状况堪忧，文件信息孤岛面临深化风险，信息资源增值服务能力低下”[2]。