水利工程档案管理工作浅析

刘 璐

（河北省子牙河河务中心，河北 衡水053000）

《水利工程建设项目档案管理规定》［1］指出，水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。有关单位应加强领导，将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中，明确相关部门、人员的岗位职责，健全制度，统筹安排档案工作经费,确保水利工程档案工作的正常开展。但在实际操作中，建设单位往往只注重工程进度、质量，而轻视工程档案的管理工作，造成档案收集不及时、档案质量差、记录不规范等等问题。如何加强水利工程档案管理工作，发挥档案管理的真正价值， 是水利部门应该引起足够重视的一个问题。

1 水利工程档案管理的重要性

水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的， 具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 它贯穿于水利工程建设的全过程， 涵盖了水利工程建设项目的前期准备、合同签订、施工过程控制、施工质量与工程进度及竣工验收等各个过程， 是整个建设项目的整体再现。因此，水利工程档案是一项重要的信息资料和知识宝库，是水利建设项目的过程控制、质量和监督的保障， 也是工程建设项目将来运行管理的依据，甚至是后期出现问题的责任追究证据。

水利工程档案记录了水利工程建设的全过程，建设质量的好坏、 历史价值和作用都能从后人的评判和历史中得以体现。 我国都江堰水利工程之所以能够被世人记忆，有其历史建设背景、建设构造的呈现，更是建设工程历史作用的体现，其兴利除患功能为当时及现在工农业发展做出了巨大贡献。 每个水利工程的建设都有其建设的背景及意义， 我们在记录水利工程建设过程的同时，注重其构造设计、先进施工工艺等有价值的东西的挖掘和保存， 以利于对后续同类工程建设项目发挥借鉴作用［2］。

2 当前水利工程档案管理存在的主要问题

2.1 档案管理工作重视程度不够

建设单位一般多注重工程建设本身， 把档案管理置于一个无足轻重的位置。 只注重工程建设的效率与质量的提升， 存在档案管理对于提高工程建设效率与质量无关紧要思想，往往忽视放在一边，在工程即将完成验收时才想起收集与整理。 基于这种认识，导致工程档案资料很难收集完整，档案记录与工程建设不能同步甚至严重脱节， 造成有关施工环节可能漏掉记载，工程档案的完整性难以保障，形成的档案也就不能反映工程建设真实状况的全貌。

2.2 档案管理制度不健全

档案管理制度是管理档案的可靠保障，一些建设项目在建设过程中缺乏科学、完整、系统可行的管理规章制度，不能有效对各参建单位及档案管理人员的行为进行规范约束，致使档案管理工作比较混乱。 档案材料各自存放、分散管理，不能及时收集整理，档案材料丢失遗漏现象时有发生。这就造成工程档案资料残缺不齐、质量下降，为以后工程档案的利用与评鉴带来不利影响，甚至出现问题时，考证资料无从可查。

2.3 档案管理人员业务水平不高

由于建设单位对档案管理工作重视不够， 在落实档案管理人员时临时抽派， 造成档案管理人员不了解档案资料的重要性，不熟悉档案管理规范、标准和要求，缺乏必要档案知识和专业知识的培训，管理业务水平能力偏低，在处理问题时不能按规范进行，档案完整性、系统性、规范性等难以保证。此外，大多档案管理人员缺少水利建设专业知识， 不熟悉工程建设的流程，不能很好地把握哪些资料该收集，哪些资料收集有价值， 更不能做到科学准确及时地进行档案资料分类，造成档案管理质量不高。

3 水利工程档案管理工作的改进措施

3.1 提高对档案管理工作的重视程度

首先， 各参建单位尤其是建设单位的领导要重视档案管理工作，虽不至于亲力亲为，但也要选派有一定档案知识的专人负责管理， 同时在日常管理过程中多检查、多过问。同时注重档案管理必要的硬件建设，结合工程实际增加必要的资金投入，设立专门档案办公室甚至专门设立档案室， 构建档案管理良好的工作环境和档案资料保管环境。其次，要重视规章制度建设，明确档案管理职责，从严要求，制定必要的奖惩措施， 表扬激励档案管理表现出色的参建单位或档案管理人员， 对档案管理问题突出的进行惩戒， 让参建单位和相关工作人员看到领导的重视和严格的制度约束，自觉做好档案管理工作。 最后，要大力宣传档案管理工作是水利建设整体的重要组成部分，提高参建单位对档案管理重要性的认识，增强其对档案管理主观能动性。

3.2 加强档案工作规范化管理与监督

建设单位要建立一套科学、完整、系统可行的管理规章制度，来规范约束档案管理人员、各参建单位的行为，同时还要建立必要的监督和检查机制。一方面，要求档案管理人员严格遵守《档案法》及相关法规，按照水利工程建设项目档案管理规定开展工作，对档案资料实行规范化、 标准化收集管理。 另一方面，要强化国家档案部门和水利部门的监督和检查，对档案管理中存在问题和一些不规范的档案材料记录给与指导纠正，必要时给与批评与警醒，从而保障档案材料的准确完整，全面提升档案管理质量，提高档案管理的工作效率。

3.3 提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员良好的综合素质［3］是保证档案工作质量的前提。一是档案管理工作枯燥乏味，又常常被人忽视， 很容易造成档案管理人员工作积极性不高，所以在完善必要制度的前提下，还应加大对档案管理人员职业道德素养的培养［4］，使管理人员爱岗敬业、 凝心聚力、 积极主动地做好档案收集整理工作；二是加强档案管理能力培训，既要加强档案法规的学习，熟悉档案管理规范和要求，也要不断学习档案管理知识，积累管理经验并提高管理技能，使档案管理工作井然有序；三是水利工程档案专业性强，档案管理人员也需具备必要的水利专业知识， 所以档案管理人员要结合建设项目情况， 针对自身水利知识匮乏点，学习必要的水利工程建设专业知识，提升水利专业知识水平； 四是随着办公自动化程度的提高，档案管理开发软件也在逐步广泛应用，档案管理人员也要强化计算机运用操作方面的学习， 提高信息技术处理技能与软件应用能力。

3.4 加快档案管理信息化的进程

开发利用档案是档案管理的最终目的，随着计算机网络信息化的迅猛发展，对档案信息的便捷查阅和利用提出更高要求。现在水利相关部门对档案的管理仅仅停留在档案室纸质档案的建设管理上，已不适应新时期的档案工作需求。要加强档案办公软件管理系统的研发和运用，落实水利档案管理人员对档案资料的录入管理和用户对水利工程档案的便捷查阅利用，努力推进档案管理和利用信息化、便捷化。 水利部门和建设单位要更新观念，保障资金投入，对档案管理工作进行完善和优化， 提高电子档案信息化管理水平，真正为水利工程档案的高效利用、价值体现提供便捷服务，实现档案利用效益又快又好的发挥。

4 结语

档案是历史的原始记录，它所产生的效益无形且无价，档案工作是“功在当代，利在千秋”的事业。进入21世纪，国家对水利建设的资金投入加大，各类水利工程建设项目相继建设并投入运行， 水旱灾害防治、跨流域引调水、 地下水超采综合治理等工程的建设，进一步完善了水利设施，促进了水利事业的发展。 水利工程档案作为建设项目的重要载体，应如实记录反映新时代水利工程技术发展方向和特点。重视水利工程档案建设管理工作，健全各项规章制度，加强档案管理工作的监督检查，大力提高档案管理人员的综合素质及档案管理的信息化技术管理水平，是有效促进档案管理工作高质量发展的重要手段，是发挥档案作用、体现档案管理工作价值的重要保障。