人力资源档案信息化管理研究

苏华坚 广东电网有限责任公司茂名信宜供电局

人力资源档案信息化管理，是指结合实际工作需要，利用现代信息技术对档案信息实施录入、查阅、传递、共享等操作的过程。利用信息技术对人力资源档案进行管理，能够更便捷地查找档案和统计数据，从而提高档案管理效率；能够更有效地实现人力资源信息的发布与查阅，从而提高资源利用程度；能够更科学地缩减档案管理机构的层级，从而促进管理方式的转型[1]。当前，虽然经过积极建设,各企事业单位人力资源档案信息化管理已取得相当进展，但还存在着一些问题，不能完全发挥应用信息技术管理档案的优势，因此对其进行探讨十分必要。

一、人力资源档案信息化管理的驱动因素

档案管理复杂程度的增加、人才选聘储备的现实需求是驱动对人力资源档案进行信息化管理的主要因素。一方面，随着社会的发展、人力资源档案范围的扩大、公众档案利用意识的觉醒，人们对档案管理的要求也逐步提高，不再仅局限于对档案资料的妥善保管、按需查阅等方面，更扩展至信息公开、即时检索、开发利用等方面，人力资源档案管理的复杂程度较以往有明显增加。面对此种形势，传统的档案管理方法已难于应对，必须利用信息技术以丰富档案管理的载体、增加档案管理的技术含量。另一方面，各类企事业单位在人才选聘、储备、提拔、培养等方面对人力资源档案的依赖程度进一步增加，对采用信息化手段管理人力资源档案有着现实需求。各企事业单位对于人才的选聘、提拔以及培养，均需要通过查看档案以了解相关人才的受教育水平、工作经验情况、业务胜任能力等信息；对于尚未进入企业的人才，需要建立相应的人才信息数据予以储备。企事业单位的上述档案信息需求，只有通过应用信息技术手段才能更好地得以满足。

二、人力资源档案信息化管理的现状

新时期，在经过长期建设后，各企事业单位利用信息技术管理人力资源档案的能力已初步具备，实际档案管理水平也有所提高，但仍然存在着不足之处，表现为以下方面：首先，认识不足，缺乏正确、清晰目标。一些单位和档案管理人员对档案信息化管理的认识存在片面性，只是简单地将其认为是利用计算机管理档案或者是档案的数字化管理，由此导致不能形成正确、清晰的档案信息化管理目标。其次，投入有限，基础设施有待完善。部分单位对人力资源档案信息化管理的资金支持力度有限，相关基础设施还需要进一步完善。在硬件方面，一些单位虽然也购置了专用电脑、扫描仪等电子设备，但是数据库服务器、专用网络设施还投入过少；在软件方面，虽然部分单位也自行开发或者购买了相应的系统管理软件，但大多数单位还是利用传统的办公软件对档案进行管理。再次，安全意识薄弱，信息保密措施不到位。部分单位档案管理人员的信息安全意识薄弱，对已扫描或录入的信息没有及时备份，对相关设备未做安全防护；一些单位的信息保密措施不到位，对信息没有采取分级管理，档案随意查阅甚至修改的现象时有发生。最后，专业信息化档案管理人才缺乏。人力资源档案管理从业人员多为文科专业毕业，信息技术知识缺乏、技术应用能力欠缺的现象普遍存在。不仅如此，部分单位的专职档案管理人员数量不足，还存在其他部门工作人员兼任档案管理职位的现象。

三、人力资源档案信息化管理的路径研究

（一）转变错误观念，合理确立档案管理目标

拥有正确的观念、确立合理的管理目标是应用信息技术管理人力资源档案的基础。一是，转变错误的管理观念。错误的档案信息化管理观念直接导致不能形成正确的档案管理目标，不能实施有效的档案管理活动，影响应用信息技术管理档案的效果。因此，应通过对相关知识的学习以正确认识和把握档案信息化管理的内涵，通过与其他单位人员的交流和探讨以发现自身认识的不足，从而为确立合理的管理目标奠定基础。二是，确立正确的管理目标。在正确认识人力资源档案信息化管理的基础上，结合单位实际确立短期、长期管理目标。档案信息化管理的短期目标就是档案信息的数字化，通过扫描与处理图像，将纸质档案转换为电子档案，以方便查阅和传递；长期目标则是档案信息利用的高效化，通过控制文档生成过程、规划文档运作环节等方式，最大化地发挥档案信息的效用。通过确立合理目标，为进一步有计划、分步骤地实施具体管理工作指明方向。

（二）加大资金投入，完善档案管理基础设施

类别齐全、性能优良的基础设施是人力资源档案信息化管理的物质保障，因此各企事业单位应加大资金投入，不断完善档案管理的基础设施[2]。一是，完善档案管理的硬件设施。根据档案信息化管理的目标规划硬件设施建设，并与已有硬件设施进行对照，从而找出需要进一步增加或完善的硬件设施。重点完善网络硬件设施建设，及时增加交换机、路由器、光纤线路、网络机房等设施，营造出适于档案信息化管理的硬件设施环境。二是，完善档案管理的软件设施。及时开发或购买档案信息管理系统。信息管理系统应具备实用性和兼容性。实用性，即信息系统能够满足使用单位的各项档案信息管理需求；兼容性，即信息系统能够对由其他系统产生的标准格式的信息文档实施读取、保存、修改、传递等操作。定期对信息管理系统进行维护，不断完善功能，使之能够适应业务长期发展的需要。

（三）强化安全意识，做好信息安全防护工作

与传统档案管理方式相比，在信息化条件下人力资源档案管理所面临的信息安全问题更加复杂，各企事业单位应强化安全意识，做好信息安全防护工作。一是，做好硬件安全防护工作。定期对硬件设施进行检查，确保其性能稳定、功能正常。定期备份数据，必要时可以利用云服务器储存数据，以防止因火灾、设备故障等原因而造成的信息丢失情况的发生。加密重要数据，以防止因盗窃、操作不当等原因造成的信息外泄情况的发生。二是，做好软件安全防护工作。严格管理用户权限，按不同类别对用户进行分级管理并分配不同的访问权限。系统用户只能查阅其所拥有的权限范围内的信息，未获授权前不能查看或修改档案信息。安装系统杀毒软件，在外部设备与系统连接、传输文档时，必须进行病毒扫描。安装网络防火墙，防止信息系统被其他人员通过网络非法侵入。定期对杀毒软件、网络防火墙进行更新升级。

（四）及时补充人才，提高管理人员综合素质

管理人员的综合素质也是决定人力资源信息化管理效果的重要因素之一。一是，及时补充具备专业能力的专职人员。只有配备足够数量的专职档案管理人员，才能有效开展档案信息化管理工作。应通过多种渠道招聘专职人员，可以在高等院校定向招聘专业对口的毕业生，也可以在社会上公开招聘专职人员，还可以在单位内部半公开招聘专职人员。无论采取何种渠道招聘，都需对应聘人员进行专业能力测试，确保其能胜任档案管理工作。二是，通过多种培训方式提高档案管理人员综合素质。可举办专题研讨会，通过不同单位人员之间的探讨交流达到培训人员的目的；可与相关科研单位合作，借调信息技术专家开展知识技能培训；可采取后续教育的方式，定期对档案管理人员进行培训等等。在培训时，应结合档案管理人员的知识短板，重点培训其信息技术知识，提升其技术应用能力。

结束语：总之，在不同因素的驱动下，利用信息技术对人力资源档案进行管理已成为社会发展的必然趋势。各企事业单位应适应形势发展，及时转变观念，从基础设施、信息安全、人才培养等方面找出差距、弥补不足，不断提高运用信息技术管理人力资源档案的能力。