探析工商管理信息化发展中的应对策略研究

2021-02-21 08:42:20 今日财富 2021年6期

刘念孜

工商管理涉及面非常广泛,其中包含了大量企业主体,还要关注消费者群体市场活动时的权益,基本上任何商业性质的活动都属于工商管理范畴,因此该项工作比较繁琐,加之其程序化特征,众多规范使得工作效率、工作便捷性、工作准确性等都处于低水平,这对工商管理组织造成了较大的困扰。而信息技术能帮助管理组织解决以往问题,因此现代工商管理正朝着信息化方向发展,但此举虽然解决了问题,却也同时暴露出一些问题,对此为了让工商管理信息化发展顺利展开,本文将展开相关研究,论述信息化发展必要性及信息化背景下现存问题,再提出相关应对策略。

一、引言

工商管理是实施国家宏观经济调控方针的重要工作环节,因此其管理效能发挥情况如何值得相关领域关注,但现实情况中的种种问题表明,以往工商管理方式效能发挥不佳。这时信息技术成为了工商管理解决以往问题的主要渠道,但要充分发挥信息技术优势,就必须先处理信息化发展下暴露出来的问题,针对这一问题有必要展开相关研究,此举具有一定现实意义。

二、工商管理信息化发展必要性

下文将从信息技术对工商管理的积极性影响角度上进行分析,通过技术积极性影响表现,论证工商管理信息化发展必要性。

(一)提高工商管理工作效率

因为工商管理涉及面比较广泛,所以在工作中必须先了解各层面中的信息,再根据信息判断涉及主体是否存在违规违法的现象,若存在则执行相关管理决策,而这个过程在以往工商管理工作中比较缓慢,原因在于以往管理工作依赖人工,每次工作都需要人工逐門逐户的去统计相关信息,最后在汇总、整理,才能得出结果,随后又要实地执行工作,这种工作方式使得一个完整的工作流程需要经过数天,情况复杂时可能要经过几个星期,说明其工作效率比较缓慢。但在信息技术作用下,工商管理工作对人工的依赖度大幅度减轻,除了个别必须有人工亲眼见证的工作以外,其他工作都能通过信息设备与信息网络来实现,如在调查某企业营业执照的工作中,除了第一次现场拍摄营业执照及偶尔开展的突击检查以外,其他相关工作只要企业内部人员用设备拍摄照片,然后将照片通过信息系统发送给当地工商组织即可,无需人工亲自到场,这使得工作效率大幅提升,一般都能当日处理完。

(二)提高工商管理便捷性

在以往工商管理工作中很多工作都比较繁琐,且繁琐的流程中有许多步骤都是没有必要产生的,同样以调查营业执照为例,在以往工作模式中人工需要实地拍摄,随后回到组织进行审批,若审批不过还要重新回去拍摄,这个过程就是没有必要出现的,同时也导致工作更加繁琐,说明以往工商管理工作便捷性不高。而在信息技术作用下,整个工作流程就会变得更加便捷,首先由企业人员拍摄营业执照照片,随后上传到信息系统中,这时信息系统会自动对上传照片进行审批,如果不通过,会要求企业人员重新拍摄,免去了实地审批的环节,其次因为信息技术会自动审批,所以工商管理人员无需反复奔波,且企业人员用现代信息设备拍摄照片的行为也很方便,这就使得工商管理工作变得更加便捷性,起到了提高工商管理便捷性的作用。

(三)提高工商管理准确性

以往工商管理工作中存在信息不对称的问题,如营业执照上的负责人与实际负责人不同,这会导致工作执行不到位,不能从根本上保障企业或个体经营者合规合法开展活动,是典型的管理工作准确性不足现象。针对这一现象,在信息技术作用下可以进行优化,即首先依照工商管理标准流程可知,任何人想要开展商业性经营活动都必须在工商管理组织中登记,登记中填写的负责人就是实际复杂人,其次在工商管理组织在检查营业执照时,可以在信息系统中输入营业执照编码,调出该制造负责人信息,随后就能对实际负责人进行核实,若两者不符,则可以要求实际负责人到场或者采取其他管理手段,可见在信息技术帮助下工商管理组织就不会被信息不对称问题所困扰,能够准确开展工作。

三、工商管理信息化发展中的现存问题

通过必要性分析可知,信息化是工商管理发展的必由之路,无论如何这个发展方向至少都是利大于弊的,但在发展中工商管理组织要尽可能的消除弊端,或者降低弊端影响,这样才能让工商管理信息化发展成熟,而不是任由弊端影响自由发挥,因此下文将分析信息化发展中的现存问题,以明确发展改革方向。

(一)信息化体系不完善

信息化技术的融入改变了工商管理工作模式,因此为了保障信息化发展下工商管理工作能有序开展,相关组织有必要构建一个完善的信息化体系。这一条件下,现代工商管理信息化发展虽然都出台了相关体系方案,但在不同层级上受经济水平、社会民情等因素的差异性影响,导致信息化发展速度不一致,如我国很多地区都出现了省级、市级工商管理信息化速度快,而乡级、县级工商管理信息化速度慢的现象,这使得整个工商管理信息化出现了偏差,一时间信息技术无法对工商管理进行全面覆盖,同时当前信息化发展中提出的信息化体系都比较统一,说明这些体系尚不满足因地制宜要求,不能完善支撑工商管理工作开展。

(二)信息网络安全性不足

信息网络安全性不足问题是任何形式信息化发展中的“通病”,在工商管理信息化中也不例外,但对于工商管理组织而言,如果信息化发展中爆发了信息网络安全问题,则有可能造成难以预计的影响,原因在于工商管理组织涉及到的信息一般都具有隐私性、机密性,一旦泄露就会被有心人拿去利用,以便谋取私利,此类现象一旦出现受损失的就不单单是工商组织,社会主体也会受到相关负面影响,同时这也有损工商组织的权威性与可靠度。但现代工商管理部门在信息化发展中可谓是非常小心,因为他们还没有可靠的方法去保障信息网络安全,所以安全问题的爆发概率依旧超出最大允许标准,这也是工商管理信息化发展中需要注意的问题。

(三)信息化下工商部门之间存在隔阂

信息化下工商部门之间存在隔阂问题就是信息环境中常见的孤岛信息现象,即在相同体系内存在很多类型的信息,这些信息之间存在密切关联,需要先获取某个信息,才能合适其他信息,而工商管理组织就符合这一特征,整个组织中包含许多部门,各部门有自己掌握的信息,依照正确工作流程各部门应当相互交换信息,这样才能让整个体系运作起来。但事实并非如此,工商组织内各部门虽然都实现了信息化,却并未将自身信息化系统与其他部门联系起来,信息流动率很低,导致各部门信息成为孤岛信息,其他部门如果要获取某部门掌握的信息,往往需要通过一个很繁琐的过程才能实现,这使得工商管理整体工作效率缓慢。

四、工商管理信息化发展应对策略

针对三项现存问题,现代工商管理组织在信息化发展中就要采用相关应对策略进行优化,目的在于解决现有问题,充分发挥信息技术优势,同时做好部门信息统筹工作,避免孤岛信息现象發生。下文将对相关应对策略进行论述。

(一)优化发展资源分配,注重因地制宜要求

首先针对各级工商管理组织的信息化发展速度不一问题,造成这一问题的主要原因在于各级组织的发展资源不足,尤其在人力资源方面,省级、市级组织人力资源充沛,且人力质量良好,而乡级、县级组织在这方面就有些差强人意。就这一点,应当由省级工商管理组织牵头,让其他级别的工商管理组织意识信息化发展的整体性要求,不要再将信息化发展视作个人工作,资源较多的组织有必要帮助资源较少的组织进行信息化发展,提高后者的发展速度,如在各级工商管理组织之间建立人力资源互通机制,在工作中如果发现某级组织与上级组织的信息化发展程度不匹配,则上级组织应当安排专人去下级组织帮助该组织进行信息化发展,若条件允许还可以予以其他资源帮助,这样至少能让各级组织信息化发展速度的差异保持在合理区间内。其次在任何情况下工商管理组织的信息化发展都要注重因地制宜要求,应当结合实际情况等设立信息化发展流程,如乡级组织人员的信息化素质不高,不知道要怎么使用信息系统来开展工作,这时在发展流程中就要开展人员信息化素质培训,不能统一进行信息化发展。

(二)引入专业人才,应用先进安全防护技术

受以往工商管理工作模式影响,现代工商管理组织内大部分人员都是工商管理专业的,此类人才在信息安全防护能力上比较薄弱,因此导致组织没有可靠方法保障信息网络安全。这一条件下,建议工商管理组织重视信息网络安全专业人才的引入,通过此类人才能够有效建立信息安全防护措施,且能够处理一些信息安全方面的应急事务,如挖掘当前信息安全防护措施的漏洞,同时修复漏洞,可在一定程度上提高信息网络安全性。另外,在专业人才引入基础上工商管理组织应当应用一些先进的安全防护技术,例如现代得到推崇的“云盾”技术就是一种行之有效的安全防护手段,其安全性得到相关领域认可,具有良好应用价值。

(三)建立信息资源共享机制,设立信息互动体制

首先工商管理组织应当对内部各部门进行培训,提出信息资源共享机制,要求各部门定期将资源提交到资源共享池当中,即组织可以在信息网络中设立一个数据库,该数据库就是资源共享池,所有部门在获得新信息之后需要将新信息传输到数据库内,自己可以备份一份后保留,这样当其他部门想要了解某部门信息时,就可以直接通过资源共享池获取相关信息,无需亲自到场。其次考虑到部门资源太过机密,可能不便于被用于资源共享,对此工商管理组织就要设立信息互动体制,若涉及到此类信息,则相关部门要第一时间通过信息网络与其他部门相互沟通,过程中完成信息传输,实现信息互动。

五、结语

综上,本文对工商管理信息化发展中的应对策略进行了分析,阐述了工商管理信息化发展必要性、现存问题,并针对问题提出了应对策略。通过分析可知,信息化是工商管理发展的必由之路,但要发挥信息技术效用,工商管理组织必须明确其中问题,文中对现存问题进行了论述,同时采用文中提出的应对策略,可以有效解决问题,望能带来参考帮助。

(作者单位:宜春职业技术学院)