医疗机构新冠疫情期间捐赠档案的收集原则探析

陈海燕 杜梅林

摘 要：新冠肺炎疫情防控期间，医疗机构接收捐赠时所形成的档案是历史的真实记录，对此开展收集与整理显得尤为重要。完善捐赠档案有助于帮助人们树立正确的财富观和价值观，彰显公共责任，有助于大力营造捐赠的良好氛围，激发企业和个人内在的捐赠意识，传承中国传统文化的博爱精神。因此，探讨的重点内容是医疗机构接收捐赠档案的具体收集范围及基本原则、方法。

关键词：医疗机构;新冠疫情;捐赠档案;收集原则

中图分类号：G272      文献标志码：A      文章编号：1673-291X（2021）02-0157-03

事业单位文书档案是组织围绕一项重要的日常工作而形成的一系列资料，其不仅能反映这项重要事项的脉络，还能给组织管理层进行战略规划和日常决策提供重要依据。在事业单位管理进入规范化和科学化阶段之后，文书档案整理工作也需要与时俱进，进行创新和完善，这就给档案收集、整理、保存各个环节提出了更高的要求。2020年，面对突如其来的新冠肺炎疫情，社会各界踊跃为医疗机构进行捐赠，在疫情寒潮中汇聚起一股股爱心暖流[1]。其间产生了许多宝贵的档案资料，医疗机构档案部门应当要做好捐赠档案的收集工作，保存好这些宝贵的历史证据。医院新冠肺炎疫情防控期间的接收捐赠档案是指医院在新冠肺炎疫情防控期间接收社会各界捐赠过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、音频、视频、电子等不同形式的资料。

一、收集新冠肺炎疫情防控期间捐赠档案的重要意义

为了提高文书档案整理质量，促进这项工作的规范化发展，有必要对收集文书档案工作的意义进行简要分析。高质量的文书档案收集有利于保证所有资料文件的完整性，通过一系列的处理和加工，可以给后续文书档案资料的检索及利用提供便利。文书档案收集是一项基础性工作，组织领导及经办人员应该在在档案价值方面达成共识，从而有利于提高文书档案资料的利用价值。文书档案收集是信息化管理的第一步，有利于减少资源的消耗，降低事业单位支出，提高工作人员的管理效率。

（一）新冠肺炎疫情防控期间捐赠档案是记录疫情防控工作的真实记录

新冠肺炎疫情防控期间社会各界的捐赠档案资料生动形象地记录着全社会众志成城抗击新冠肺炎疫情的真实情况[2]，是抗击疫情历史的重要组成部分。

（二）新冠肺炎疫情防控期间捐赠档案是全国人民守望相助的珍贵记忆

新冠肺炎疫情防控期间的捐赠档案是记忆的载体，它用无声的语言见证着全国人民团结一心、同舟共济、共渡难关的历史时刻，凝聚成社会记忆。

（三）新冠肺炎疫情防控期间捐赠档案是中国优秀传统文化的传承载体

新冠肺炎疫情防控期间的捐赠档案有助于帮助人们树立正确的财富观和价值观，彰显公共责任，有助于大力营造捐赠的良好氛围，激发企业和个人内在的捐赠意识，提升人们的捐赠观念，传承中国传统文化的博爱精神，引领社会风尚。

二、新冠肺炎疫情防控期间医疗机构接收捐赠档案的收集范围

文书档案的收集指事业单位综合档案室相关岗位人员，依据档案管理规定，进行合理分工紧密配合，将文书档案进行收集、分类、编码、录入电子资料的过程。文书档案管理工作的起点是档案收集，这是做好档案服务工作的基础;首要问题是明确收集范围，建章立制，把分散在医疗机构各部门及职工手中的文书档案进行汇集。医疗机构的疫情期间接收捐赠档案收集工作要按照医疗机构接收捐赠的工作主线，有针对性地开展收集归档工作。结合医疗机构的实际情况，新冠肺炎疫情期間捐赠档案的主要收集范围可以概括为以下方面。

（一）上级有关部门关于社会捐赠资金物资规范管理的材料

国家及地方政府相关部门通过文件等方式，明确规范了医疗机构接收社会捐赠资金物资的工作流程、款物管理、使用范围，详细规定了社会捐赠资金物资的发放时限、发放范围，要求捐赠物资分配要精准对接防治一线需求，物尽其用。这些文件资料都是医疗机构接收和使用社会捐赠资金物资的重要依据。如国家卫生计生委下发的《卫生计生单位接受公益事业捐赠管理办法》（国卫财务发[2015]77号），宜昌市新冠肺炎指挥部《关于明确疫情防控捐赠渠道的通告》等。

（二）医疗机构成立接收捐赠机构的材料

通过成立接受捐赠的机构，能够使捐赠及接受捐赠工作更加公开化、透明化。接收捐赠的单位通过建立制度，强化自律和自觉接受社会监督，可以营造更加规范化的受赠管理环境。成立接受捐赠机构还可以确保受赠财产全部用于抗疫相关工作。为了做好新冠肺炎疫情防控期间社会各界捐赠资金物资的接收、管理、使用工作，各类医疗机构应当首先成立接收捐赠的内部机构，制定机构管理办法和职责，承担本机构新冠疫情防控期间接收捐赠工作的组织领导和协调工作，具体负责医疗机构接收捐赠事务，明确捐赠物资接收、管理、使用的归口职能部门、职责、人员分工等。

（三）制定的本机构接收捐赠细则等管理文件

为规范捐赠和受赠行为，同时使得捐赠人的合法权益得到保护，促进捐赠工作的规范化，且能经受住上级机关及社会监督，依照《中华人民共和国公益事业捐赠法》、《卫生计生单位接受公益事业捐赠管理办法》，制定本单位的接受捐赠管理办法。为进一步规范新冠肺炎疫情防控捐赠物资的管理，医疗机构制定的接收捐赠的具体范围、接收方式、上报汇总、财务管理、后续使用等文件资料。值得注意的是，由于疫情发生紧急，接收捐赠工作往往在医疗机构接收捐赠工作机构成立之前先行开展，因此接收捐赠工作档案的收集应适当追溯到医疗机构接收捐赠工作机构成立之前[3]。

（四）接收捐赠的相关登记材料

1.医疗机构接收每一笔捐赠时的登记材料

登记材料中登记的内容包括捐赠企业（个人）名称（姓名）、联系方式、捐赠物资品名、数量、型号、用途及捐赠者的意愿及特别要求等内容，同时还包括医疗机构与捐赠方签订的合同协议、医疗机构开具给捐赠方的接收证明的存根。接收证明为一式两份，捐赠方一份，接收方留存一份，是与接收登记资料相互佐证的材料。医疗机构财务部门建立的捐赠物资的明细账及内部使用情况的文件材料，包括接收捐赠、物资分配和使用形成的文件材料，主要有财务入库、出库凭证、一线科室领用的资料以及台账。

2.接收捐赠情况公示材料

根据相关规定，医疗机构应定期对捐赠物资的接收、使用情况进行公示，公示一般在社交媒体与网页上进行，档案人员需将社交媒体与网页的信息进行收集。

3.医疗机构上报的各种表格材料

包括按照设备物资类、总务物资类、食品物资类等不同类别汇总上报给防疫指挥部等有关部门的文件材料。

4.不符合临床使用标准的社会捐赠物资情况及处置材料

因为捐赠物资来源不一，有些药品类物资、检测类试剂、电子测温计其他类因质量标准、产品型号等问题不符合临床医学使用，在征得捐赠方同意后，医疗机构按照规定流程退回、转赠的处理手续材料。

5.捐赠工作接收各级监察审计部门审计的文件材料

主要为监察审计报告及整改情况等材料。以及接收捐赠工作形成的会议纪要、工作总结、各类专报、简报以及宣传报道材料等。

6.接收捐赠工作形成其他有归档价值的材料

接收捐赠工作中产生的音频、视频、照片、电子文件材料、网络资讯和实物等。

三、医疗机构接收捐赠时形成档案的收集基本原则及方法

医疗机构档案部门的工作人员负责协调及统一收集疫情防控档案包括接收捐赠所形成的档案，并及时进行梳理，做好疫情防控期间各类档案的收集工作，努力实现接收捐赠的珍贵档案资料能够得到及时、全面、高效的管理。

（一）制定标准，主动作为

医院档案部门应主动联系同医院疫情防控部门，拟定医疗机构新冠肺炎疫情防控期间接收捐赠档案资料管理的相关规定，重点明确内设的接收捐赠机构收集疫情防控期间捐赠档案资料的职责与要求，确定接收捐赠档案资料收集管理的范围、内容、标准，积极指导接收捐赠档案的收集工作。

（二）应收尽收，能收尽收

疫情期间，接收捐赠的档案资料是在医院多个科室和部门接收捐赠过程随时形成，比较分散，而前期收集工作质量的高低，将对今后的开发利用价值产生直接的影响[4]。但是，因为各部门工作性质的不同和疫情防控的特殊性，工作人员包括兼职档案人员可能无法对所有资料进行鉴别。鉴于这种情况，专兼职档案人员就应该将所有接收捐赠时所有的资料做到应收尽收、能收尽收，待日后再来进行鉴选。

（三）环节跟踪，抓实抓细

医疗机构档案人员应当以高度的政治责任感和强烈的历史使命感，主动介入，熟悉接收捐赠工作流程，跟踪接收捐赠各个具体环节，做到无缝对接，形成完整有效链条，扎实细致地开展疫情期间捐赠档案的收集工作，不留下任何死角和空白，全力保障疫情捐赠档案的完整性、原始性[5]。构建一个可操作的透明指数评价体系，促进信息公开，完善激励与处罚捐赠机制，加强政府监督的力度[6]。

结语

综上所述，医疗机构新冠疫情期间捐赠档案的收集工作是基础性工作，对记录这段时期社会组织、公益组织、企事业单位及医务人员的付出具有至关重要的意义。捐赠档案收集与整理、信息化、保存、检索利用等环节是有机结合的整体过程，可以为医疗机构的抗疫行为提供参考依据。未来，随着文书档案收集工作进入规范化和科学化阶段，文书档案整理工作也需要与时俱进，為了确保文书档案资料的安全，需要进一步思考捐赠档案的收集注意事项，提高信息登记的准确性。

参考文献：

[1]  张裕新.应加强防疫捐赠款物的管理[J]农村财务会计，2020，（4）：58-59.

[2]  张斌，杨文.关于做好新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作档案资料管理的建议[N].中国档案报，2020-02-10（003）.

[3]  夏振华，赵真.加强新冠肺炎疫情防控档案收集工作的思考[J].浙江档案，2020，（2）：15-17.

[4]  韦双莉，邓建翔.医院新冠肺炎疫情防控档案收集工作实践与思考[J]档案天地，2020，（5）：53-55.

[5]  韩双.抗击新冠肺炎疫情下疫情防控档案的收集与利用[J].档案管理，2020，（2）：56-58.

[6]  李宗录，荣文玺.论疫情捐赠信息公开制度的完善——以山东省为例[J].中共青岛市委党校.青岛行政学院学报，2020，（2）：94-97.