ERP在生产型企业内控管理中的应用

蔡文宇

随着经济的发展，我国生产型企业不断壮大。而ERP系统的引入能够系统地配合现代企业业务处理，实现整个企业信息的集成。但在实际应用中，很多企业的ERP系统，未能真正发挥功效。

本文将对ERP在内控应用中的优缺点展开探讨，期望ERP系统更好地融合服务企业。

生产型企业特点及其对ERP在内部控制中应用的影响

生产型企业相对于其他类型的企业，主要的特点是：（1）组织架构较为复杂，岗位设置多;（2）员工数量庞大，整体素质参差不齐;（3）生产工艺流程复杂，设计变更频繁，过程控制复杂多变;（4）实物资产形态多样，存放地点分散，资产管理较为困难。由于生产型企业的以上特点，使其在管理上较其他类型的企业难度更大。

ERP系统化是一个对企业资源进行有效共享与利用的系统，其利用信息技术，对企业人力，资金，材料，设备，技术，信息，时间等七项资源进行综合平衡和优化管理，协调企业各部门围绕市场开展业务活动，旨在实现企业经济效益的最大化。

企业内部控制基本规范明确内部控制的目标;合理保证企业经营管理合法合规，资产安全，财务报告及相关信息真实完整，提高经营效率和效果，促进企业实现发展战略。内部控制和ERP的目标是一致的，ERP系统不仅是企业信息化的重要内容，也是企业实现计划控制和经营决策管理的关键系统。

生产型企业应用ERP进行内部控制的优势

1.优化作业流程，强化对所有资源的管控。生产型企业工艺流程复杂，设计变更频繁，ERP能够结合不同工艺进行业务流程的再造，设置各类B0M满足不同生产企业进行标准化管理的需求;通过B0M结构树清晰地显示产品的多阶关系，且同一产品可以维护多条加工工艺，解决了生产型企业工艺设计变更与实际加工不一致的难题。

生产型企业工艺流程长，过程控制复杂多样。ERP通过加工单进行订单生产按排，并进行实时过程控制，可以准确了解当前各个生产车间，以及各产品的生产进度，随时进行各类资源的生产能力调整，进行生产的有序调控。

生產型企业存货形态多样，频繁地收发，生产流转，存货动态地存放于企业各环节，一直是企业管理的一个难点。ERP对每一存货设置唯一物料编码，对存放地点设置不同库位，ERP支持动态的监控，实时记录供应链全程收发存状态，确保生产供给、销售订单完成和盘点的准确性;并且通过ERP查询可以迅速分析仓库呆滞料，及时按照安全库存需求进行生产采购调整，减轻库存积压对资金的高占用。

生产型企业成本计算复杂，基础数据录入后ERP可以自动数据处理，使业务准确性与及时性大大提高，成本核算更加精细，企业管理人员可更侧重于进行管理、预测与分析，有利于提供合理的方案与企业人力资源的合理配置。

2.面向供应链管理的信息集成、传递系统。ERP是覆盖整个供应链的信息集成，围绕核心企业，通过对信息流，资金流，物流的控制，将供应商，制造商，分销商，零售商直到最终用户连成一个整体的功能网络结构模式，供应链上的信息迅速传递，解决了生产型企业产供销信息不畅出现脱节的问题，增强了各环节的及时交流，提高了企业的竞争力。

生产型企业的组织架构较复杂，岗位设置多，ERP实现了企业部门问信息的畅通与数据共享。相关信息可在企业内部各管理级次、责任单位、业务环节间进行沟通和反馈，满足各管理层的需求，促进内控有序运行，解决了生产型企业信息反馈慢的问题，决策层能及时决策应对经营管理风险。

3.支持权限控制，内控能力得到提升。生产型企业的员工数量多，整体素质参差不齐，ERP在系统初始阶段，就对各审批操作人员，各业务环节设置操作权限控制，可以规避源于人员舞弊形成的风险，使内控能力得到提升。

生产型企业在应用ERP内部控制中存在问题

1.意识问题。内部控制的成功与否，在很大程度取决于企业管理者的态度和管理意识，而ERP更加剧了这一点：因基础数据的大量录入，使各部门的ERP担当怨声载道;或者为了配合ERP的实施，涉及部门职能的重新划分、工作环境和习惯的重新适应，带来焦躁心理;此时企业管理者如不能坚持现代管理理念使用新系统，数据跟进往往不实时，ERP系统流于形式，最终将无法正常使用下去。

ERP的基础数据均来自于企业普通职员的手工录入，在共享状态下，没有传统环境的数据核对和检查过程，输入有误则会造成连环错误，直接影响其他流程运作。而生产型企业数据录入端口又特别多，差错较难查找，因此各ERP担当的工作责任意识尤显重要。

2.环境问题。系统会带来组织结构的变化，企业内部控制层次明显减少，管理扁平化成为可能，想要按照ERP的实时处理原则，领导如有需要授权处理的业务，也必须进行实时操作，否则无法进行ERP的正常运行，也就根本谈不上ERP的内控管理效果。

3.系统问题。主要来自于计算机软件方面的风险，容易受到内部用户和外部人员通过网络进行的无意或恶意攻击和病毒攻击等。而ERP系统功能繁多，免不了存在一定功能不足或潜在的软件缺漏，当有人刻意修改，造成错误，常常会因为不留痕迹而难以查找。

4.资金问题。ERP各模块的开发是根据企业的实际业务设置，没有标准化的模型，对于工艺流程复杂，开发难度大，人员多的生产型企业，需有足够的资金投入保证前期开发、定期的维护，不断的培训，后续功能开发升级，才能实现ERP在企业管控中做出贡献。

生产型企业在ERP条件下完善企业内控的策略

1.做好内部环境建设，加强对ERP的重视。企业引入ERP就是引入了一种管理理念，通过对员工的不断培训宣传，以及强制性考核激励措施，加强对ERP的重视和管理，不仅需要高层领导的重视与认可，更要求全体员工从思想上积极接受，培养整个企业的信息化文化建设。

2.成立独立IT组，加强系统安全控制。具备经济实力的企业引入ERP首先应设立独立的IT部门，在软件开发时应检验整个系统的完整性，对非法数据，系统抗干扰能力各应变能力及系统遭受破坏后的恢复能力重点测试;使用时，IT部门应建立共享平台，及时解决使用过程中发生的小问题，共享解决经验。将解决不了的问题点发给开发商进行有效沟通解决，保证ERP使用的畅通性，并按照企业管理要求，逐步开发应用。

3.完善ERP岗位责任制，强化管理和监督。建立健全ERP岗位责任制，明确每个ERP岗位的职责范围，实现不相容职务的分离，按照职责范围的规定，设置有限权限的开放。对人员的岗位实行定期轮换制，从而达到对人员的监管。细化企业的管理制度，以内部制度来规范和保证ERP业务操作，减少ERP操作中无意造成的差错和人为差错。

4.提供持续培训，提升人员素质。人员素质控制是ERP系统内控的根本。ERP系统管理员过硬的技术水平和良好的职业道德是必备的条件，其他系统操作员也要加强技术培训和信息安全意识，以满足企业对跨计算机、财会、管理及相关复合型人才的需要，针对生产型企业人员众多，素质参差不齐的特点，加强对人员进行培训。ERP就是个从培训开始到培训结束的软件使用过程。