新形势下如何做好高校档案管理工作

付云金 济宁学院 山东 济宁 273155

在信息化时代发展的新形势下，高校对档案管理非常重视，档案管理是高等教育工作的重要环节，在高校发展方面也发挥着重要的作用。在新形势下，如何在工作中规范档案管理是高校要考虑的重要因素。

一、新形势下高校档案管理的重要性

(一)时代改变档案管理

在信息化时代背景下，随着计算机的广泛应用，许多高校也纷纷利用计算机技术改变档案管理模式。对于以前来讲，许多高校基本上都是纸质的档案，很难整理，也很难及时找到想要的答案。而对于现在的数字化档案、文件数字化来讲，档案管理工作变得逐渐简单，许多高校纷纷开通了校园网，校园网与学校内部系统相串联以及远程教育的发展极大增加了高校档案的需求，客观上来讲，高校档案管理工作必须与时俱进，要提高档案管理水平，以促进高校发展。

(二)规范化的档案管理是管理的工作要求

在新形势下，高校档案管理工作的基础和前提都是以整理档案和收集档案为主要目的。目前很多高校的档案工作都存在一些问题，一方面是档案整理意识度不够高，一些高校的教职工不善于进行档案整理，缺乏对档案归档整理重要性的认识。另一方面是档案归纳整理能力欠缺。在日常工作当中，一些教职工不能将档案进行正确的分类。当高校进行档案整理，需要将这些档案拿出来使用时，却找不到档案在哪里，难以找到需要的资料，因为高校的档案资料种类繁多，寻找档案严重影响了教学效果，耗费了大量时间。因此，对于档案的整理，高校要走上规范化道路，一定要明白档案管理的工作要求并认真落实完成。

(三)有效的档案管理能够更好发挥其作用

档案是见证高校历史发展的产物，因此对于许多高校来讲，档案管理工作的目的不是为了整合档案，而是为了高校在以后的服务当中能够精准快速地找到相应的档案资料。许多高校档案整理工作者只认为每天的工作内容就是整理档案，将档案分类，其实最重要的是看档案的借阅频率，看档案发挥的实际作用。因此，档案管理人员应加强自身服务意识，让档案资料能够主动为学校的教学以及科研服务，尽最大限度提升档案的作用。

二、新形势下高校档案管理存在的问题

(一)档案资料不规范

传统的高校档案管理一般是对纸质版的文件进行整理，相关制度已成熟。但由于现在是信息化时代，高校老师办公都使用电脑，一方面可以减少工作量，另一方面可以节约时间，因此档案也由纸质档案变成电子版档案。就目前而言，电子版的档案虽然更加方便，但由于很多高校对档案管理没有明确规范，导致了很多档案在归档时没有进行统一处理，使得出现了在寻找档案时资料显示不完整、档案资料无法使用的问题。一些高校对档案整理持一种随意性的态度，对于他们而言，只需要上传就行，由于后期资料的不完整，在使用上也非常困难，最终导致档案整理没有太多实际意义。

(二)电子档案整理归档缺乏重视

随着高校的不断发展，需要用到的归档资料越来越多，不仅是学生的户籍资料、教学资料，还有高校的发展资料以及科研资料等。但一些高校的相关部门对于资料归档并不重视，一些资料如果在整理过程中没有被重视，后期可能会导致无法使用，甚至会被遗漏，最终影响整个工作的进程。尤其现在很多高校的档案都是电子文档，对电子文档又没有专业的管理模式，也没有被重视，导致整理档案时比较随意。当下的网络环境存在许多安全隐患，有黑客经常会袭击某些高校的校园网平台，导致校园网平台瘫痪，学生和教师都无法登录，这也给档案资料的安全保护带来了极大威胁。

三、新形势下高校档案管理的变化

(一)资源易整合

在目前新形势下，高校的管理分为很多种类，比如说人事档案、学生的学籍档案、学校的发展档案、老师的教研档案等等，这些档案在新形势能够被合理整合，以达到资源的优化整合，对优化档案管理也发挥着极大的作用。

(二)服务多元化

以往的高校档案，基本上都是老师的一些教学资料或者学校的发展资料，而现如今高校档案管理更加多元化，由以往的教职工和学生逐渐向社会研究人员发展，使得档案资料应用范围更为广泛。

四、新形势下做好档案管理的举措

(一)加强重视并合理利用

对于许多高校而言，档案管理部门一直以来都是比较独立的部门，虽然它是学校的一个重要部门，它的使用率却不频繁，导致许多人就会认为档案管理是一个可有可无的部门。再加上新形势背景下，档案管理逐渐数字化，这让很多人觉得完全可以用线上的整理方式来代替线下整理，导致一些人对档案管理不重视。此外，学校对整理档案的一类人不够重视，而且档案长期处于不被使用的状态，对于很多教师来说，档案仿佛是可有可无的东西，因此会导致档案管理不被重视。因此，高校领导一定要主动加强对档案的重视，积极向学校的教职工以及其他工作人员来阐释档案资料的重要性以及作用，以自身的能力去提高档案的使用率，尽最大限度发挥档案资料在高校的优势，让大家全部重视起来档案管理，也可以将档案管理设置为日常的工作项目。

(二)完善相关的规章制度

要想加强学校领导对档案管理的重视，一定要完善相关的规章制度，正所谓“没有规矩不成方圆”，档案管理亦是如此。高校要严格按照工作流程来进行档案的规范化、合理化以及标准化管理。只有这样，才能够逐步完善档案管理需求。一些高校由于自身的疏忽以及管理不到位，在进行档案整理归类时，经常会出现错误，导致后期无法使用档案文件，因此一定要加强对档案管理的规章制度，严格要求档案管理工作流程。完善档案管理相关的规章制度是一个漫长的过程，需要在实施中逐步发现问题并改正，高校应当多听取其他部门的意见，与其他学校进行相应沟通，取长补短，在管理上进行相应的整改完善。

(三)提升管理者综合素质

在大部分的高校当中，档案管理部门一直以来都是不被重视的，领导在安排管理者方面也没有严格考核其管理能力和综合素质。由于高校档案管理不被重视，因此管理者不会有太多的晋升机会，他们也就不会主动进行综合素质的提升。所以高校应当努力提升管理者的综合素质力，采取相应的奖励计划来激励管理者。当然在管理者的选拔方面也一定要提高要求，招聘一些具有管理方面能力的专业人员，以此来提高高校档案管理部门的整体水平。除此之外，学校还应对管理者进行定期培训，巩固并提升其业务知识水平。此外，高校还应该引进一些专业性的技术人才，来实现对高校档案资料的专业化管理。

(四)加强管理技术并优化管理系统

现阶段许多高校都会利用互联网来进行电子档案整理，电子管理模式方便传输，方便应用，但同时也存在许多安全隐患，因此高校在档案管理方面一定要优化管理系统，加强技术管理。在网络条件下，高校应当根据实际使用情况对用户的使用权限进行控制，合理设置安全验证码、人脸识别等技术。

总而言之，在新形势下，档案管理工作的要求会越来越高，需求也会越来越大，档案管理的重要性不言而喻。高校领导应清楚现阶段档案管理的现状，主动阐释档案管理的重要性，加强对档案管理的重视。除此之外还应该培养档案管理者的综合素质，利用现代信息技术来管理档案，才能使档案管理达到良好的效果。