大数据对档案管理发展的影响

摘要：随着互联网技术的发展，我国正式步入大数据时代，互网联信息技术凭借其方便、快捷的特点也逐渐被人们所接受，从而被各大领域应用。信息技术的应用为人们的生活提供了很大的方便，也改变了人们的生活与工作方式。档案管理作为企业与事业单位管理工作的一个重要组成部分，更应该及时采取科学的管理手段，引入互联网技术进行行业变革。本文通过对大数据对档案管理的优缺点进行分析，并针对当前行业发展现状对如何推动档案管理的进一步发展提供良好建议。

关键词：大数据;档案管理;建议

一、档案管理的重要意义

档案有着极高的收藏保存价值，而且还能够为各项数据的收集、查阅提供可靠依据。以文书档案为例，文书档案是企业非常重要的一个文件，它关系到企业下一阶段的发展以及日常运转，优秀的文书档案管理工作甚至会对企业的活动具有指导意义，并结合实际及时对当前工作进行调整，从而更好地为企业发展服务。所以企业需要加大对档案管理工作的重视力度，并且经过不断的改革创新，使得档案管理工作更加到位，从而能够更好地协助其他部门的工作。

二、大数据对档案管理的影响

大数据的推广对于档案管理有着双重的影响。一方面，大数据技术的应用能够显著提升档案管理的效率，而且还能够有效保证档案管理的安全性。借助大数据和技术对企事业单位的档案进行管理，不仅能够提高企业的社会竞争力，借助软件及硬件资源，建立一套科学、系统的企业管理方案，有效解决传统档案管理弊端，还能够确保档案管理的准确性，省略了很多不必要的环节，不仅显著提升档案管理的工作效率，而且对于档案储存的安全性还有保障。大数据技术的应用在一定程度上降低了传统纸质档案管理的风险，并且还显著提升了档案管理的效率与安全性，这也是大数据技术相较于传统档案管理技术的一大重要优势。凡事有利就有弊，另一方面，大数据的推广可能会导致数据的真实性与安全性无法得到有效报障。大数据技术主要是借助计算机进行，由档案管理人员进行输入，其中的可操作空间比较广，档案原始凭证的准确性可能无法得到保障，还可能会被黑客恶意盗取，并且如果档案牵扯的利益比较大的时候，一部分人受利益驱使可能会铤而走险，恶意篡改档案，对企事业单位的管理造成极大不利影响。虽然大数据的发展可能会对档案管理的安全性造成一定的影响，但是不可否认的是，实现档案信息化管理能够有效减少纸质档案的数量，能够实现档案高效检索的目标，显著提升企事业单位的档案管理效率，总的来说还是利大于弊。

三、关于推动大数据时代档案管理发展的建议

（一）建立健全档案管理制度

常言道“无规矩不成方圆”，健全的规章制度能够保障企业的各项管理顺利进行，为了确保大数据技术的优势能够得到全面的发挥，企业需要结合自身实际发展情况，对传统的档案管理制度进行改革，并结合大数据技术的应用情况，制定一个满足自身实际发展需要的档案管理制度，借助规章制度规范档案管理人员的各项工作，使档案管理人员在实际工作中能够有法可依，确保档案管理工作的顺利推进。企业在建立健全档案管理制度时，需要注意以下两个方面：一方面，结合企业在下一阶段的发展规划制定档案管理制度，从而能够使档案管理人员可以有针对性地进行档案管理工作;另一方面，需要注意档案管理工作与企业内部其他工作之间的配合，使制度能够灵活实施。档案的收集、整理、保管、调取、查阅等过程都需要严格遵循国家关于档案的著录标准，统一进行管理归类，严禁任何人以任何理由私自留存档案，防止其中某项环节出现问题，导致档案信息被有目的的篡改，保证档案的准确性。建立健全档案管理制度，完善档案管理流程，可以显著避免档案数据遗漏、丢失情况的出现，确保档案的准确性，确保档案价值得到最大限度的发挥。

（二）加强档案数据化管理

伴随着数字信息化时代的到来，企业也需要紧随时代发展潮流，對档案管理工作进行改革创新，确保其能够更好地为企业的进一步发展服务。第一，企业需要加强档案数据化建设力度，加强在基础设施方面的投资力度，给予充分的设施方面的支持，确保计算机技术在档案管理中的积极作用能够得到发挥，从而进一步推动档案数据化发展的进程。第二，企业员工应该具有勇于创新的精神，发现并敢于探索档案管理的新方式，提升企业的档案管理水平。第三，加快企业档案数据库建设的步伐，尽快实现纸质档案到电子档案的转变，不但能够有效避免档案破损、污染等问题的出现，还能够加强保密性，单位内部的档案调动也更加地便捷，从而显著提升档案资源的利用率。第四，为了能够全面发挥档案的引导作用，企业需要创建一个基础信息交流平台，形成包括各下属单位在内的档案系统网络，并针对专门的人员提供访问权限，没有权限的人不得进行访问，这样能够在提高档案的利用率的同时，还能够保证档案资料的保密性与安全性。

四、结束语

大数据技术的广泛应用为人们的工作与生活提供了方便，也为我国计算机技术的发展提出了挑战。在档案管理工作中融入大数据技术，确保档案价值的充分利用，实现档案规范化、制度化管理，不但可以显著解决当前我国传统档案管理模式的弊端，还能够进一步加强档案管理的准确性，在档案管理工作中省略了很多不必要的环节，显著节约资源，降低管理成本，减少不必要的时间，从而能够有效提升档案管理的工作效率以及工作质量，并且还能够借助档案优化企业人力资源配置，实现档案价值的充分利用，最终提升企业的社会竞争力，推动企业的进一步发展。

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作者简介：宋荔儿，性别：女，民族：汉，籍贯：福建莆田，出生年月：1983 年 1月31日，学历：本科，工作单位： 国投湄洲湾港口有限公司，职称：中级经济师。主要研究方向或者从事工作：文档管理。

（国投湄洲湾港口有限公司 福建 莆田 351153）