当前新形势下人事档案管理工作的优化讨论

刘亚伟

摘要：现阶段，随着我国社会的不断发展，科技的不断进步，我国各个领域均得到了很好的发展。人事档案能够准确反映出每位员工的工作经历、社会关系以及学习情况等基本信息，在人事管理工作中发挥着极为重要的作用。因此，用人单位要从根本上认识到人事档案管理的重要性，采取有效的途径不断优化人事档案管理水平，通过完善的人事档案管理工作，为用人单位人才选拔提供档案支撑，为企业的发展提供档案服务。

关键词：新形势;人事档案管理;优化

引言

人事档案是个人经历的工作实践的历史记录，其记录着个人的思想品德、业务能力、工作表现以及其成长过程的真实写照。其是既能反映出个人的经历、学历及技术职称，同时又能反映个人的社会关系及奖惩等情况的基础资料。人事档案管理既是一项政治性的工作，又是一项专业性的工作;既是一项服务性的工作，又是一项机密性的工作。其工作质量的好与坏，直接关系到整个单位的工作效率与质量，是衡量一个单位工作的重要条件之一。

1人事档案管理工作中的不足

1.1没有给予现代人事档案管理足够的重视

相对而言，人事档案管理工作具有较强的枯燥性，有关人员对人事档案管理工作认识不充分，与其他部门档案管理工作的性质与业绩不同，致使管理人员出现消极的情绪。部分企业领导也未注意到人事档案管理工作开展的重要性，因为档案管理技术性不强，只是单一地整理文件，记录文字，因此，致使诸多企业领导忽略人事档案管理工作，让人事档案管理工作水平停滞不前。

1.2管理制度相对落后

当前，随着人事制度的不断深化和改革，人才的流动性更加的频繁，单位选拔人才的手段和使用人才的手续得到了不断简化。但由于传统的人事档案管理中有“任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”规定，致使个人的档案得不到及时的补充、存档和修正，这种形式大大的阻碍了人才的流动以及档案的完整性。这种情况的出现，容易导致人才在调岗、“跳槽”、再就业时由于档案的不完整性从而影响人才的正常工作秩序。同时，也容易出现虚假档案，个别人员为谋求更好的个人利益，弄虚作假，还有相关人员会通过伪造档案来实行打击报复，给职工群众带来了极大的伤害。这种现象的发生，严重影响了档案制度的严肃性、准确性和唯一性。

1.3档案管理人员专业能力不足

档案管理人员的专业能力决定着人事档案工作进行的深度与广度，人事档案内容贯穿过去与未来，应用涉及生活工作多个方面，记录大量个人重要信息，对使用及保密性具有较高要求。人事档案的特殊性以及近几年不断提高的重要性需要档案工作者具有较强的专业业务能力。计算机信息化发展的逐渐深入对档案工作者计算机技术方面的能力有了新的要求。当前的档案管理人员工作仍以传统经验为主，遵照档案管理理论知识工作。在管理方式上缺乏探索精神，信息技术专业素养不足，档案管理人员的不稳定性及档案工作对年轻人不强的吸引力影响着人事档案工作的深入开展。

2新形势下人事档案管理工作的优化路径

2.1提高对人事档案管理工作的重视程度

企业人事档案是每位员工资历的重要证明，是选拔人才的有力凭证。企业人事档案管理工作能够提升企业人力资源竞争力，助推企业持续稳定发展。在企业运行的过程中，企业不同工作岗位分工日渐明确，效率也不断提升。企业人事管理部门也要与时俱进，充分认识到人事档案管理工作的巨大价值，提高对人事档案管理工作的重视程度，运用科学的管理方法不断提高人事档案管理工作的效率和质量，全力维护人事档案的准确性和完整性。

2.2不断完善档案管理制度

在新时代背景下，想要有效提升人事档案管理质量，企业应对人事档案管理制度进行不断完善。人事档案管理制度需要结合《人事档案管理法》，遵循国家颁布的法律规定，进而有效提升人事档案管理的法制性、程序性、标准性。在实际工作中，需要严格根据管理活动程序实施，把人事档案管理工作的责任落实到人头上，强化责任连带作用，使档案管理人员之间可以相互监督，进而有效提升其综合素质和政治觉悟。如果发生违法乱纪的问题，需要严厉惩罚，对其法律责任进行追究。此外，企业可以创建人事档案管理系统，把人事档案管理和信息技术进行充分融合，进而有效提升人事档案管理工作的质量和效率。

2.3档案管理人员业务能力提升

人事檔案中不同时间段的材料具有其时代的特殊性，需要档案管理人员熟悉人事档案使用期间的相关政策要求及变动，档案管理人员自身专业性应该得到重视，人事档案材料收集，档案审核，档案查询使用等都是档案管理人员应该关心的，人事档案管理人员应针对人事档案工作涉及的常规方面开展深入交流学习，同时结合实际与未来发展方向推陈出新，档案工作人员队伍应吸纳新鲜血液，通过经验与技术的结合，更好地顺应当前时代发展，推动人事档案整体工作的发展。档案管理人员在提升自身业务能力的同时，也应该重视后续工作人员的培养，尤其是在档案工作交接过程中，涉及交接的双方档案管理人员不应仅仅关注档案数量等基础问题，还应对涉及档案材料中的政策变动导致的历史问题进行详细对接，使后续工作开展顺畅，减少由于管理人员变更信息断层造成前期档案问题无法解决，加大后续工作量的情况发生。

结语

人事档案管理工作的重要意义不言而喻，重视人事档案管理工作的进行与改进是必行之义。从目前的情况来看，人事档案的管理工作仍然存在着很多问题亟须我们解决，但是，通过研究与探讨，这些问题都将会被逐个击破，人事档案管理这项工作将会发挥其更好的作用。

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（山东省菏泽市定陶区委机构编制委员会办公室 山东 菏泽 274100）