高校教学档案管理工作的思考

倪莉

教学档案是高校教学工作的重要组成部分，对高校的教学工作起到的作用日益突出，只有对教学档案的管理工作予以重视，进行改革和建设，才能充分发挥教学档案的应用价值，促进高校教学工作的发展。

一、引言

随着我国高等教育事业的发展和教育教学改革的不断深入，我们深刻认识到教学工作档案在高校整体工作中的作用。高校教学档案管理工作是一个具有内在运作规律的严密体系。教学档案是反映教学管理、教学实践和教学研究等教学过程的原始资料;是学校教育活动和教学管理工作的真实记录;以文字材料、图表、图片等形式进行保存。教学工作档案的建设与发展需要不断完善和规范。

二、教学档案的重要性

高校以教学工作为中心，教学档案则是高校教学工作的重要组成部分。教学档案是以文字材料、图表、视听影像等形式存在，是具有查考利用价值的各种资料载体的集合，能为教学管理和决策提供参考，能为各种教学检查、教学评估提供原始佐证材料，是学校能顺利发展的基础性、必要性材料。

首先，在教学工作和实践中可以认识到教学档案是反映和考核教职工教学工作的重要内容和依据;是衡量高校教学管理和教学质量的重要标志之一;是开展教学改革、评估教学管理工作的重要依据。

其次，高校教学档案管理工作直接关系到学校的办学水平和办学质量，教学档案因其广泛性、通用性、周期性和延续性等特点是交流教学经验和教学成果的重要工具，可以改进教学工作，强化教学管理。

随着高校发展逐渐壮大，教学工作中形成的档案材料越来越多，内容越来越丰富，应用也越来越广泛。加强教学档案管理工作，对于促进教学质量和教学工作的持续发展有着至关重要的作用。

三、高校教学档案管理工作的现状

（一）教学档案归档标准不清晰

教学档案管理是一项复杂的、持续性的工作，它需要严格的制度规范和科学的管理方法。在教学档案的产生、收集、整理、鉴定和利用等运转过程中，应当实施科学化的管理。

高校教学档案管理过程中， 经常遇到归档标准比较模糊的状况， 致使各教学部门的教学档案残缺，有的档案有头无尾或有头有尾却无过程材料，比如质量工程项目只有立项材料，没有过程材料和结项材料，就不能体现出此项教学工作的成果和意义;或者归档了不必要的纸质版教学档案，比如已毕业四年以上的学生试卷、毕业论文等，导致材料太多，无地存放，造成教学档案质量粗糙， 利用价值低。另外，电子版的教学档案保存的更加不全面， 基本上散存在每位教学管理人员的个人电脑里，如遇电脑故障，有可能电子资料因无备份而全部丢失。这样就造成教学档案不完整，查补档案材料困难;同时也降低了教学档案的利用价值，如果收存档案后不积极地开展利用工作，也就失去了教学工作档案自身的价值。

（二） 缺少专业的档案管理工作人员

如今，各高校基本上都建立了校级档案室或者档案馆， 负责全校的档案管理工作， 但是多数高校二级教学部门没有专职或责任明确的兼职教学档案管理人员。

高校教学档案管理工作一般由教务办公室工作人员兼任，但其本身的教务工作量就较大，且没有受过专门的档案专业知识培训，缺乏档案管理经验和意识，偶有材料错装、漏装、材料填写不完整或填写错误等现象，无人督办监管，在一定程度上影响了教学档案归档的积极性，教学档案的质量难以保证。

（三）教學档案归档不及时

教学档案归档不及时是比较容易发生的现象。教学管理工作人员忙于自己的日常事务性工作，对教学档案不够重视，认为工作做完即可，很多教学资料没有在完成一件工作时就及时归档，而是在学期末或者新学期开始再进行统一归档工作，这样往往会导致某些资料收集的不全面或不系统。教学档案没有及时的进行归档，在需要使用时才发现有部分缺失，却又没有认真处理，或者临时编造或者放任不管，而这将导致档案与事实偏离，形成不够严肃的工作作风，最终影响民办高校教育事业的发展。

教学档案的归档工作是依赖于平时工作的一点一滴的日积月累，归档的滞后容易将材料散乱丢失，在某种意义上影响了档案管理工作的效率。

（四）教学档案管理方法陈旧

高校教学管理档案随着高校建设规模不断扩大，教职工、学生数量逐年增加，致使教学档案材料的收集、归档工作量也日趋庞大，因计算机档案管理专业人员和专业档案系统的缺乏，大部分高校的教学档案管理还停留在人工纸质档案的管理阶段，且存在没无逻辑、无系统的摆放存档的现象，如不同类型的材料夹杂放在一起，管理方法陈旧，查阅起来比较困难，也容易发生纸质档案年久失真或丢失的现象。

在校园网信息技术普及的当下，没有发挥出计算机多媒体在教学档案管理中的应有的作用，传统的教学档案管理方法也需要持续改进才能更好的发挥教学档案的实际作用。

四、高校教学档案管理的几点思考

（一）提高重视，建立健全教学档案管理制度

要改变高校教学档案管理中的不良现状，必须要从高校校领导层面开始予以重视，将档案建设列入学校的工作计划，确立教学档案核心机构，对教学档案建设和管理投入专项经费，配备足够的档案用房、相应设备及档案管理的专兼职队伍，不定期地对管理队伍进行业务上的培训，使其具有现代化档案资料管理的水平，并建立有效的监督管理机制。树立先进的教学档案管理意识，建立健全一整套科学的、规范的、行之有效的既符合国家《档案法》要求又适应学校实际的教学档案管理制度。在档案管理制度中，要明确档案管理人员的工作任务和职责，对教学档案的收集、分类、保管、查询、借阅、交接等工作流程及归档要有详细的实施细则，使教学档案管理做到有规可循、有规必循、客观准确、完整连续。

各教学部门要充分重视，树立全员档案管理意识，加强督办监管力度，自觉、积极、主动地对教学档案进行有依有据的统一管理。

（二）教学档案的保管

1.教学档案设专人负责

由于档案管理工作具有较强的专业性，教学管理信息的形式与内容复杂多样，因此，各教学部门应设有较高的业务水平和管理能力的专人负责保管教学档案，建立多层次教学档案管理队伍来管理本部门的教学档案。教学档案管理人员一是要有高度的责任心、较强的专业性和程序性，要熟悉档案管理的管理制度和工作流程;二是要不断学习、更新档案业务知识，能熟练的运用计算机多媒体参与档案管理、数据分析工作;三是要掌握教学档案的多样化、归档时间等特点，严把档案归类关，如有非常重要的档案应定期向学校院档案室或档案馆移交。

教学档案管理工作人员如遇工作职责调整或人事变动时，应做好纸质版和电子版档案资料的工作交接，并列出交接清单，双方签字后，交部门领导审核，以确保教学档案准确、完整的移交和保管。

2.教学档案的保管期限

高校教学檔案根据其特点，保管期限也应各有不同，有的需要永久保存，有的需要长期保存，有的则短期保存。例如，学籍档案、成绩档案、毕业学位审核档案、各类统计报表需要永久保存;上级下达的有关教学工作的文件材料，教学改革、培养目标、培养规格等指示规定、教学管理规章制度、实施规划，人才培养方案等需要长期保存;学生考试试卷、毕业论文、实习材料等可考虑短期保存，在学生毕业四年后，则可向学校申请对短期保存的纸质材料，进行统一销毁。这样既可保证教学档案材料的价值，又可节省纸质材料的放置空间。

3.教学档案的保管模式

教学档案要根据其类别、特点进行分类装盒、集中统一的管理。高校教学档案主要可分为：教学综合档案、日常办公档案、日常教务运行档案、教材档案、各类考试档案、本科插班生档案、学籍学位档案、成绩档案、实践教学档案、教学质量监控档案、教研教改档案等等。对教学档案的纸质版档案和电子版档案要同时进行归档管理，并注重电子档案的同步备份。在每一项教学工作完成的过程中，要做到边做边归档，这样可有效的避免档案资料的丢失。

纸质版档案材料，要求图文清晰、内容真实、准确、完整，原则上不能进行手工涂改，按学期或学年度分类装订成册，按档案类别制作档案封面、目录，装入文件盒并在文件盒侧面贴上标签，按学年度顺序排列放入档案柜管理存档。为使教学档案更加整齐美观，可统一制作档案封面、目录及文件盒标签的模板。如某项工作档案只有纸质版，则应将纸质版档案进行拍照或扫描成电子版档案进行存档。电子版档案材料，同样按档案类别，每一类建立电子文件夹，进行电子资料归档和备份。

确立明确的档案保管模式可确保教学档案完整、准确、系统和安全，及时收集，随时归档，以防错漏，便于利用。

（三）教学档案信息化建设

随着高校校园网的建设和不断完善，教学档案管理的网络信息化已势在必行，各种教学文件、教学信息等的上传、签收与下载，无纸化办公可提高工作效率。为更高效的做好教学档案的管理工作，可建立教学档案数据库，具备档案分类管理、保管、检索的功能，并纳入全院信息系统统一管理，与学校信息化建设接轨，使教学信息资源达到共享，用最便捷、最快速的方式给予教学档案最有效的利用。

教学档案从人工管理逐渐过度到信息化管理，以数字信息的形式存储档案资料、研究规律，利用计算机多媒体等先进技术进行管理、全面统计和分析，可提高工作效率，增强档案信息的安全性，提高教学档案管理的水平，提升教学档案的价值，从而促进学校的教学管理工作。

五、结语

高校需要不断探索和进取，教学档案工作也一样，需要认真对待，不断完善、不断规范，采用针对性的方式进行科学的管理，为学校管理、领导决策及教学评估等工作提供完整、系统、真实的教学信息和原始数据。让其为高校培养高质量的人才奠定基础，确保民办高校的健康的可持续的发展。

高校教学档案管理工作是一项有重要和特殊作用的工作，繁琐而细致。学校领导和全体教职工要从思想上增强教学档案意识，提高档案管理的自觉性和责任心;要制定科学规范的教学档案管理制度;要不断更新管理观念、管理手段，在实践中总结经验，利用先进的管理技术，加强教学档案的利用，使高校教学管理更加制度化、规范化、科学化，使教学档案管理工作在高校教学发展中发挥更大的作用。

（作者单位：广州大学松田学院）