行政事务人员日常事务处理技巧分析

2021-04-13 19:56陈彦
中国应急管理科学 2021年4期
关键词:技巧分析

陈彦

摘要:行政事务人员是领导干部的左膀右臂,工作出发点与落脚点应当树立为领导服务的发展原则。在机关事业单位中政务人员处理日常事务的效率是非常重要的,所以提升行政事业单位政务人员处理日常事务的速度是很关键的。基于此,本文对行政事务人员事务处理的基本方法以及行政事务人员事务处理技巧进行了分析。

关键词:行政事务人员;日常事务处理;技巧分析

行政事务人员在我国已经有很长的历史了,随着社会的不断发展与变革,行政事务人员在不同的历史时期也有着不同的职务和作用,在现今的社会发展中,行政事务人员的职能发生了很大的变化,其在机关事业单位中具有非常重要的作用,对单位领导在处理日常事务的过程中也起到了组织协调的作用。单位工作人员需要对领导日常的事务进行监督,也就是说其工作是非常的繁杂的。因此,提升行政事务人员处理日常事务的技巧就显得很重要。

一、行政事务人员事务处理的基本方法

1.全局统筹法

对任何工作来说,统筹计划都必不可少。具体来讲就是行政事务人员按照各类工作的轻重缓急,按照先后顺序进行排列,有秩序、有计划地分批完成工作内容,并将各类事务安排得井然有序,使全体员工都能够按照既定的计划完成工作内容,实现预期的工作效率。例如在处理公文的时候,单位中的行政事务人员大多会对一些并不特别重要的文件进行暂缓处理。但是一旦有紧急文件需要加急处理时,在上交的时候一般会将紧急文件告知给领导,并放到文件的最顶层,这样不仅极大地提升文件审核和处理的效率,也能够帮助领导解忧。

2. 日志记录法

通常来讲,行政事务人员日常的工作内容非常琐碎,其中不乏一些会议准备和端茶递水的工作,而且每天还面临大量的文件需要收发和审核,一旦缺乏科学有效的工作处理方法,很容易就会导致整个行政系统杂乱无章,不仅会遭受领导的批评,也不利于协调各部门的工作。因此,为了能够应付这些工作内容,需要行政事务人员采取日志记录的方法,每一项工作下发或完成之后,都在日志上记录一下,包括下发和完成时间,收发文件的记录等内容,有条理、有计划地处理好日常琐碎的工作,按照轻重缓急一一完成,待办事项重点标记,进而提升工作效率。

3.追根究底法

虽然行政事务人员每天的工作内容琐碎,需要分门别类地进行处理和规划。但是针对一些领导发布的重要任务,则需要利用追根究底的方法。因为领导在下发任务的过程中,大多存在难度大的特性,而且领导们惜字如金,在布置任务的时候也经常是模棱两可。为了能够提升工作效率,需要行政事务人员深究任务的内容和工作方法,在处理之前,先将整个工作按照顺序逐一清点出来,抓住重点的同时,能够科学按照领导指示下达任务或完成任务。

4.举一反三法

行政事务人员在处理日常工作的过程中,如果按照死办法不知道輕重缓急,总是按部就班地处理事务,那么工作效率不可能高,也不可能得到重用和提拔。因此在处理工作的过程中应该学会举一反三,在接到一个新问题和新工作的时候,应该从头绪开始清理,查看工作开展的时间是否够用,是否需要其他部门员工的协助,是否需要先向领导请示工作方法等等。然后再开动脑筋,找出处理该工作最有效的方式方法,将同类的事务进行归类处理,并积极听取其他员工或领导的建议,以保证事情向着好的方向发展。

二、行政事务人员事务处理技巧

1.确保信息高效传递,提高信息事务处理能力

处理信息是行政事务人员在工作当中的重要工作项目之一,随着我国信息技术的不断发展和进步,在信息传递当中越来越高效和快捷。由于内部信息对于事业的生存和发展起着至关重要的作用,所以行政事务人员要充分的认识到,信息处理的重要性。行政事务人员也要充分的贯彻公司的政策,并且将信息的处理和传导,提高认知能力。行政事务人员在信息收集和处理当中,要本着以单位发展作为主要的导向来进行引导,运用分类台账法,来将信息进行有规律的总结和梳理,使信息能够分出轻重缓急,从而在信息的处理当中更好的提高处理效率。工作人员也要在工作当中及时的将信息进行反馈和引导提高本单位的工作完善性,增强行政事务人员处理信息工作的效率和质量。

2. 做好文件与活动安排工作,增强事务处理专业性

伴随着我国科学技术的不断发展和进步,互联网被应用到各行各业当中,行政事务人员在处理文件时也可以积极的利用互联网来增强文件处理的效率和质量。所以行政事务人员也要借助互联网的发展来提高自身的专业性和互联网使用能力,从而更好的在工作当中,进行文件的处理,提高工作的效率和质量。由于在单位发展当中活动是单位发展的必要条件,所以行政事务人员也要学会科学有效的安排活动。例如行政事务人员在安排会议活动当中,可以及时的了解会议安排的步骤,在会议前要确定好时间地点以及参会人员。并且按照会议的内容来进行会场的布置以及座次的安排。在会议开始的过程当中要学会记录和反馈,提高会议开展的高效性,使会议精神能够进行传达。所以行政事务人员通过活动的引导和提升能够有效的增强,自身的工作处理技巧。

三、结语

综上所述:可以看出行政事务人员的日常事务的处理在事业单位中起着多大的重要作用,是事业单位必不可少的一个部门。行政事务人员在日常事务的处理的中,掌握好处理事务的技巧,可以节约很多时间人力物力等;反之,如何行政事务人员不好好的处理日常事务,会使本单位的工作受到很大的影响,导致单位正常工作不能及时、有效开展。所以行政事务人员要好好的总结工作经验,发现工作技巧,从而提高自身的工作效率,成为领导的以为好帮手,促进事业单位的繁荣发展。

参考文献:

[1]李敏转.机关部门行政事务人员日常工作处理方法和技巧[J].大众标准化,2019(18):189-190.

[2]刘必奎.浅析行政事务人员的日常事务处理[J].办公室业务,2018(04):36.

[3]陈强.行政事务人员日常事务处理技巧浅析[J].科技经济导刊,2017(12):262.

江苏省镇江市机关事务管理局 江苏镇江 212000

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