工程档案管理的优化路径研究

任榆琴

（陕西省榆林公路管理局党办，陕西 榆林 719000）

工程档案的信息化建设是医改政策发展中必须实施的主要内容，对于工程管理具有积极意义。而对于工程档案管理而言，其主要的作用是工程研究、借鉴、发展的重要参考资料，对工程学术研究、技术进步有着很大的推动作用，对医疗卫生事业发展有着重要的参考价值，它是工程管理的保障和根据。加强工程档案管理已成为目前工程发展的重大问题。对于此，本文就工程档案管理的相关问题进行了分析讨论，以为后期工程档案管理提供参考。

1 工程档案管理优化的积极意义分析

工程档案管理是重点，而对采取一定措施实施优化将具有积极的意义。以下将从工程临床诊疗、个性化服务、数据支撑等方面进行说明，具体如下：其一个性化服务也是目前我国工程化管理中的一个重点，在提高档案管理水平的基础上实现个性化诊疗可行性更高。其二，通过利用更加高科技的手段将档案管理工作从纸质变成电子文档的形式，不仅缩短查阅时间，还能够提高工程的服务质量，控制工程运行成本并能够为管理提供更加有效的指导性方案。

2 目前工程档案管理存在的主要问题分析

2.1 安全性问题

大部分的工程都已经使用信息系统，其中的安全问题成为系统是否正常运行的关键。在工程的档案管理中的内部网络与外部网络之间都安装有相应的防火墙设施叫，能够有效保护档案的安全，但是在实际中有部分工程并不重视防火墙的建设。越来越多的工程都是利用计算机完成整个工作，网络入侵防御设备能够在网络遭到不明入侵之前为工程档案提供安全保障。但是目前大部分的工程的档案管理网络系统入侵防御系统老旧，未做到及时更新，甚至处于无人监管的状态。这种状态下容易导致当网络入侵时工程电子档案受到威胁。

2.2 档案储存问题

工程档案包含文字类、图片类、视频类等多种形式，不仅存在着储存不规范的问题，同时在管理方式上也存在问题。各种不同的文件格式未实现统一的格式储存导致在后期的使用中需要花费大量的时间转码。加上有的工作人员在对文档进行归档时未进行明确分类，导致档案的质量与真伪都不能得到保证，其中有价值意义的文档也被埋没在日常文档中。

2.3 调用问题

结合目前现有情况，目前我国绝大部分工程基本上已经普及信息化建设，使得工作者更快地进行文献的检索与调用，但是实际中，工作者更加倾向于使用系统默认的检索方式，而这种检索方式都是初级检索。检索方式的不够熟练直接影响检索结果。该种情况的存在将直接造成档案调动效率低及影响正常工作的有序开展。

2.4 档案管理人员水平不高

综合现有工程存在的普遍问题，大多工程均存在只注重人员技术水平素质，忽视档案管理人员能力素质是普遍存在的一种现象。在档案管理人员中，很多不是档案管理专业，对档案管理工作不明确，对档案重要性，档案资料收集途径、整理、装订、归档等业务不了解。导致档案管理不符合要求，档案资源缺乏。甚至，有的档案管理人员是临时调配的管理人员，没有明确的工作性质，缺乏档案管理的主动性和积极性。

3 关于加强工程档案管理的主要措施及讨论

3.1 强化档案数据库建设及档案信息安全工作

在推进工程馆藏档案现代化的进程中应深化检索工作，丰富档案数据资源，逐步实现工程馆藏档案信息的网络共享和网上利用查阅。把好信息化工作的每一个环节关口，杜绝原始文件丢失、破损以及档案信息删减、篡改等行为。对档案原件的拆卷扫描、重新装订、扫描图像的核查优化、纠错、存储等应做好监督，确保步骤不出现差错。而实际操作中必须注意案卷的排列顺序，并建立电子目录，以便后期档案调阅管理。此外，完善网站建设和档案信息安全方面的规章制度，做好数字档案的异地保存及备份，以免档案数据丢失。

3.2 加强档案人员专业技能培养

提高档案专业人员的信息化水平为抓手，提高档案专业人员的责任意识和专业技能。为此，档案专业人员要从“纸与铁”时代走出来，熟悉当今的“数与网”环境，补齐知识空白、经验盲区、能力弱项的短板，有针对性地参加档案专业人员的在职培训教育。同时档案专业人员也要再学习，培养自身知识创新，提高综合学习的能力，掌握更多的档案新知识、新理论、新技术，熟悉有关信息处理的基础和方法，能熟练利用计算机和数字化等信息技术，将工程档案管理部门收集的纸质档案、缩微胶片档案、视频音频档案转化成电子档案，尽可能缩短电子档案管理上的“真空期”。同时还要加快现存档案的数字化转换步伐，缩短现存档案的“休眠期”，做到“存量数字化，增量电子化，适时通过工程建立的局域网提供利用。

3.3 加大对人力资源档案管理的资源配置及实施标准化管理

对于应用信息化技术实现对工程人力资源档案管理，工程应加大对基本资源的配置并应建立相关的标准。如工程应建立完善的信息数据库，建立有效的信息安全保障机制，并配置相关的计算机辅助设备等，以为人力资源档案管理提供基本的物资保障及保证后续实施信息化管理后的数据安全。再如工程应结合不同类型的人力资源档案建立并完善人力资源档案管理标准，以便人力资源档案管理标准化及统一化的实现，以便于后期人力资源档案的查询及归档。

3.4 加强档案保管设施组织建设

工程档案门类较多，尤其较繁忙的业务活动，须保留大量的业务归档材料，如病案、影像资料，每年几万份，全部以传统的方法贮存，将占有很大的库房工程应积极创造条件建立较为规范的各类档案库房，对于性质特殊的档案，如人事档案、病案和设备档案都应另设专门的档案库房，并指定专人管理配备必要的安全保管设施；定期检查档案案卷情况及人防措施，保证库房清洁、整齐我院由专职、兼职档案干部组成的档案队伍，完善的档案组织机构系统和网络，使档案工作层层有人负责。工程档案信息资料实行数据库管理，可大大地减少贮存库房，并方便了检索所有的出入院明细账均实行电脑存盘，减少了库存。

4 结束语

综上所述，随着政策的实施，各类资料及数据等也明显的提升，该种情况下，强化档案管理工作应作为重点进行考虑。本文就目前工程档案管理存在的重点问题进行了分析，并在此基础上对工程档案管理的措施进行了分析，以为后期工程人事档案管理提供参考建议。